Kargel märtsikuu hommikul sisenesin Tallinnas Narva maantee ääres asuvasse Pärnu Konverentside kontorisse, et ajada juttu Toomas Tamsarega, kes on konverentside korraldamisega olnud seotud juba üle 16 aasta.

Meie vestluse eesmärk oli rääkida Pärnu Konverentsidest, konverentsi korraldamisest ja mida tuleb sealjuures oluliseks pidada.

Et Toomas Tamsarest on saanud Eesti juhtivaid konverentsikorraldajaid, selles tuleb tänada juhust. Alustades koos Aavo Koka, Tõnis Arro ja Jaanus Pikaniga oli neil, noortel juhtidel, tekkinud tunne, et Eesti juhtidel oleks omavahel midagi jagada, aga selleks tuli luua koht ja keskkond, kus seda midagi jagada. Ja nõnda esimene juhtimiskonverents, mis kandis pealkirja “Praktikult praktikule” aset leidiski. Esimesele järgnes juba teine ja kolmaski juhtimiskonverents, lisandusid finants- ja turunduskonverents, veel hiljem ka raamatupidamiskonverents ja mitmed muud. Nii on esialgselt hobi korras alustatud ettevõtmisest kujunenud teadlik planeerimine ja ettevõtlusvorm.

Kaubamärk Pärnu Konverentsid võeti kasutusele tänu heale suust suhu edasi antavale rahvapärimusele, mis tähendab seda, et kliendid, kes osalesid esimesele juhtimiskonverentsil, hakkasid Pärnus toimunud konverentse kutsuma Pärnu konverentside nimega. Ja kui kliendid arvavad, et see võiks ühele heale ettevõtmisele olla üks hea nimi, siis nii on kujunenudki Pärnu Konverentsidest hästimüüv kaubamärk.

Väärt konverentsi taga peab olema idee

Aga konverentsi korraldamine ei sõltu ainult kaubamärgist. Saab teha erinevaid konverentse, ütleb Toomas Tamsar, aga et teha head konverentsi, millel oleks suurem ja pikemaajalisem väärtus, siis on vaja ideed. Pärnu Konverentsid on oma kandva idee sõnastanud kui “Liidrite lood”. Ja idee sõnastab Toomas Tamsar lahti nõnda: “Eesti inimesed töötavad aastas umbes miljard tundi ja milline on selle töö väärtus, millist väärtust luuakse ja kas see töö on hea või piin, selle määravad Eesti liidrid”.

“See on meie võimuses teha liidrite abil miljard tundi paremaks ja selle nimel me ka töötame,” ütleb Toomas Tamsar.

Pärnu Konverentsid ei ole oma konverentside teravikku suunanud ainult tippjuhtide poole. Sihtgrupp on laiem, kelle hulka kuuluvad kõik tippspetsialistid.

Pärnu Konverentside fenomeni võib kirjeldada kolme aspekti kaudu. Esmalt võib põhjusena, miks konverentsile tullakse, nimetada värskeid mõtteid ehk et konverentsile tullakse otsima värskeid mõtteid. Teisena toob Toomas Tamsar välja, et Pärnu Konverentsid on Eesti üks olulisimaid liidrite suhete loomise ja hoidmise paikasid. Kolmanda aspektina lisandub aeg. Kuna tippjuhtidel on enamasti aega puudu, et rahus oma tegemistele kõrvalt vaadata, siis pakub Pärnu Konverentsid ka võimalust aeg maha võtta. “Väga ilmekalt on keegi kunagi öelnud, et see on legitiimne võimalus juhe seinast välja tõmmata,” märgib Toomas Tamsar eelöeldu ilmestamiseks. Et aja mahavõtmine on oluline, seda kinnitavad ka klientidelt saadud tagasisided.

Pärnu Konverentside eesmärk ei ole anda valmis lahendeid, aga nende võimuses on luua keskkond, kus tippjuhid saavad omavahel suhelda. Mida konverentsi puhul oluliseks peetakse ei olegi niivõrd teadmine, kuivõrd mõtted, mis annavad uue vaatenurga oma asjadele mõtlemiseks.

Pisiasjadeni läbi mõeldud

Pärnu Konverentsid peavad oluliseks, et kõik asjad, mis on seotud konverentsiga, oleks ka kõige väiksemate detailideni läbi mõeldud. Pisiasjad on teinekord küll töömahukad, aga neid kliendid vajavad ja hindavad kõrgelt. Oluline on, et konverentsil osalejad tunneksid, et nende kohalviibimist väärtustatakse ja peetakse oluliseks.

Võib öelda, et Pärnu Konverentse eristab teistest Eesti konverentsikorraldajatest teistmoodi vaatenurk, millega teemale lähenetakse. Näitena toob Toomas Tamsar finantskonverentsi, kuhu on esinema kutsutud ka Scotland Yardi endine pantvangiläbirääkija. Paeluv on, kuidas ta seletab, miks selline esineja on kutsutud.

Nimelt on finantsjuht sageli olukorras, kus tema kommunikatsioonist sõltub väga palju. On teada, et finantsjuhid ei ole maailma kõige paremad suhtlejad, mis on ka arusaadav, sest nende eriala on numbrid. Aga siiski saavad finantsjuhid olla oma töös tulemuslikumad, kui mõistavad paremini suhtlemispsühholoogia aluseid. Kuna inimesed ei tee otsuseid vaid faktide põhjal, sageli saavad määravaks emotsioonid, siis on finantsjuhtidele kriisiläbirääkimisoskuse tutvustamine oluline.

Aga, tulles tagasi eelnimetatud idee sõnastamise juurde, siis idee puhul tuleb eristada ettevõtte ideed ja konkreetse konverentsi teemat, mille ära tundmine on paganama raske töö, nagu märgib Toomas Tamsar. Kui aga peateema saab paika, siis saab juba edasi tegutseda. Mõtteid konverentsi teemavalikuks saab klientide tagasisidest, aruteludest kolleegide või endale oluliste inimestega, aga samuti loetud raamatutest, artiklitest.

Tasakaalus teemade valik

Konverentsi teema valik on tasakaalu otsimise küsimus. On teemasid, mis vaatavad kaugemale ette, aga ka need, mis keskenduvad tänastele valukohtadele. Nii nagu ettevõttes peab liider vaatama kaugemale ette, nii vaatab ka Pärnu Konverentsid juhtimismaastikul kaugemale kui tänane päev. Aga kuna kliendid otsivad tasakaalu, siis tuleb osata kombineerida nii hetkel aktuaalseid kui ka kaugemale vaatavaid teemasid.

Kui keskenduda ainult ettepoole vaatamisele, siis on oht kujuneda visioonikonverentsiks, aga see on teiste pärusmaa. Pärnu Konverentsid pakub juhile pigem organisatsioonikesksemat mõtteainet, mitte niivõrd, mis võib tulla.

Küsimusele, kas Eestist on esinejaid kerge leida, vastab Toomas Tamsar, et ei ole. Võib-olla võib selle põhjuseks pidada ka asjaolu, et ühel hetkel keskenduti liialt esinejatele, kes ei olnud praktikud. Mingil ajahetkel oli konverentsiturul liiga palju tegijad ja see tekitas olukorra, kus laval seisid küll huvitavad ja tõsised tegijad, aga kui nad olid lavalt läbi käinud juba viis-kuus korda aastas, siis ei olnud nende esinemises enam seda värskust, mida Pärnu Konverentsid otsisid.

Kuna täna on ettevõtte fookus suunatud pigem uute teemade otsimisele, siis samade inimeste kuulamine võib ikka huvitav olla, sest nagu ütleb Toomas Tamsar, et tarka inimest on ikka huvitav kuulata.

Konverentsidel võib kohata ka esinejaid väljastpoolt. Välisesinejate konverentsile toomine sõltub sageli inimesest. Läbirääkimiste puhul on küsimus pigem, kas inimene on valmis esinema tulema ja mis tingimustel ta on valmis seda tegema. Kuna inimesed hindavad oma aega kõrgelt, siis sõltub palju sellest. Välisesinejate leidmine käib enamasti raamatute ja artiklite põhjal, aga mõnikord jagavad infot headest esinejatest ka kliendid.

Aga konverentsi korraldamine vajab lisaks teemale ja esinejatele ka meeskonda, mis on Pärnu Konverentsidel küll väike, aga väga töökas ja efektiivne. Pikaajaline koostöö tehniliste partneritega (Avision, Art Konverentsitehnika, tõlgid) on loonud usalduslikud suhted, mis tähendab, et teatakse üksteise soove ja nõudmisi, mis aitab oluliselt kaasa konverentsi läbiviimisele.

Julged teha, julge ka vastutada

Ajaliselt jagab iga konverentsi läbiviija oma tegevused etappidesse. Mingid tegevused vajavad varast tegutsemist (nt ruumide üürimine), teised jäävad sageli konverentsieelsesse aega, sest kõike väga ette teha ei saa. Aga kiire töö aeg on enamasti paar kuud enne konverentsi toimumist. Eks Pärnu Konverentsid pingutavad ka, et konverentsiga seotud tegevusi paremini planeerida, eriti mis puudutab esinejate ja nende ettekannete ettevalmistamist. Mida varem alustada, seda parem saab ja see käib eriti esinejate kohta. Esinemisele tuleb kasuks, kui esinejal on oma ettekanne läbi mõeldud, kirja pandud ja ka läbi mängitud paar kuud enne ülesastumist. “Selle paari kuu jooksul, mis jääb siis veel esinemiseni, jõuab asi veel settida ning muutub lõppkokkuvõttes paremakski”, märgib Toomas Tamsar.

Sageli on ka esinejad ise väga rahul ja saanud kasu sellest võimalusest, et kogu esinemine läbi mängitakse. Siiski võib teinekord juhtuda, et inimene, kelle esinemisel on nii sisu kui ka läbitud edukas prooviesinemine, põleb laval läbi, närv veab lihtsalt alt. Sest, nagu ütleb Toomas Tamsar, ei ole keegi meist sündinud esineja ja läbipõlemine on täitsa mõistetav.

Pärnu Konverentsid võivad uhkusega öelda, et üks, mis neid kindlasti teistest konverentsi korraldajatest eristab, on vastutuse võtmine. Kuna konverentsi korraldamine on üks tervik, siis vastutab Pärnu Konverentsid alati nii ettekande sisu kui ka esinemise hea tulemuse eest. Oluliseks tuleb pidada, et mõte, mis esinejal on, ka lavalt õigesti kõlaks.

Küsimusele, millal võib konverentsile joone alla tõmmata, vastab Toomas Tamsar, et konverentsi n-ö logistiline kokkupakkimine toimub kiiresti. Tagasiside antakse klientidele enamasti konverentsile järgneva nädala jooksul, aga umbes kuu aja möödumisel peaks olema konverentsile joon alla tõmmatud. Samas kui teema või teemad, millest räägiti, kuulajaid kõnetavad, siis elab konverents veel kaua aega edasi. Nii võib aeg-ajalt juhtuda, et ka aastaid hiljem kirjutab mõni ajakirjanik või õppejõud konverentsil räägitust.

Aja jooksul on Pärnu Konverentsidel välja kujunenud konkreetsete konverentside toimumise ajad. Nii leiab aprillikuus aset finantskonverents ja maikuus sõidavad Pärnusse turunduskonverentsile turundusjuhid ja -spetsialistid. Oktoobrikuu aga on see aeg, kui juhid kohtuvad juhtimiskonverentsil. Nende vahele mahub aga ka teisi ettevõtmisi.

Nõuanded alustajatele

Kui jagada näpunäiteid alustavatele konverentsikorraldajatele, siis toob Toomas Tamsar välja, et tuleb väga hästi läbi mõelda väärtus, mida korraldajana tahetakse kliendile pakkuda. Kui keskenduda lihtsalt teadmisele, et üks või teine lektor on hea ja räägib hästi, siis selline lähenemine on ette hukule määratud ja jääbki ühekordseks katsetuseks. Tegevuse planeerimisel tuleb mõelda väärtustele, mida tahetakse kliendile pakkuda. Oluline on leida õige nišš. Kasulik on mõelda läbi, kellele on seminar suunatud. Mõte, mis konkreetse konverentsiga kaasas käib, peab olema uus, erinev ja selgelt määratletud, siis on võimalik see realiseerida ka konverentsi kujul.

Meie vestluse lõpetuseks ütleb Toomas Tamsar, et Eestis on hea konverentsiturg, siin on palju tegijaid ja kliendid on nõudlikud. See aga sunnib teenusepakkujaid pingutama. Ühest küljest on uutel konverentsikorraldajatel siinsele turule lihtne siseneda, sest ei nõua suuri investeeringuid (seadmed, ruumid), samas on ka kõvasti näppe kõrvetatud. Kui jääda lootma, et vaid teemast piisab ja küll need kuulajadki tulevad, siis nii mustvalge see ikka ei ole.