Kui isik töölähetuses olles soetab kaupu või teenuseid mõnest välisriigist, tasub ta üldjuhul nendelt ostudelt vastava riigi käibemaksu. Tingimusel, et ta on käibemaksukohustuslane ning ei tegele ettevõtlusega selles välisriigis, on isikul õigus käibemaksu tagasi taotleda nimetatud välisriigi maksuhaldurilt.
Käibemaksu tagastamine välisriigi maksukohustuslastele on sätestatud Euroopa Ühenduse direktiivides 79/1072/EMÜ ja 86/560/EMÜ. Eesti käibemaksuseaduses reguleerib nimetatud tagastamist § 35.
Üldjuhul kehtib põhimõte, et tagastust saab taotleda kulutustelt, millelt tasutud käibemaksu on ka vastava riigi maksukohustuslasel õigus sisendkäibemaksuna maha arvata. Oluline on, et taotleja on oma residentriigis käibemaksukohustuslasena registreeritud, kulutused peavad olema ettevõtlusega seotud ning tehtud maksustatava käibe tarbeks. Ettevõtlusega seotud kuludeks ei loeta ning käibemaksu ei tagastata esinduskuludelt, samuti on paljudes riikides piiratud käibemaksu tagastamine majutus- ning toitlustuskuludelt. Sisendkäibemaksu mahaarvamist reguleerib nn Kuues Käibemaksu Direktiiv (77/388/EMÜ).
Töölähetusega seotud kulude (majutamine, toitlustus jms) käsitamine ettevõtlusega seotud kuluna on riigiti erinev ning seetõttu esineb erisusi ka käibemaksu tagastamisel nimetatud kuludelt. Olles töölähetuses mõnes välisriigis, tuleks täpsema informatsiooni saamiseks pöörduda vastava riigi maksuhalduri poole saamaks selgust, millistelt kuludelt käibemaksu tagasitaotlemine võimalik on.
Kui välisriigi ettevõtja taotleb näiteks Eestis tasutud käibemaksu tagasi, tuleb lähtuda meie käibemaksuseaduses sätestatud sisendkäibemaksu arvestusest ning vastavatest piirangutest. Kuna meie KMS § 30 lg 1 tulenevalt ei arvata arvestatud käibemaksust maha külaliste vastuvõtuks või oma töötajate toitlustamiseks või majutamiseks kasutatud kaupade ja teenuste sisendkäibemaksu, siis ei saa sellistelt kuludelt Eestis makstud käibemaksu tagasi taotleda ka välisettevõtja. Samas, KMS § 30 lg 2 kohaselt on lubatud sisendkäibemaksu mahaarvamine töölähetuses töötajate majutamiseks kasutatud kaupade ja teenuste sisendkäibemaksu mahaarvamisel ning samad õigused tagastamisel on ka välisettevõtjal.
Põhierinevus käibemaksu tagastamisel ühendusevälise riigi maksukohustuslasele ja teise liikmesriigi maksukohustuslasele on, et ühendusevälise riigi puhul lähtutakse Eestis vastastikkuse käibemaksu tagastamise printsiibist, s.t. käibemaks tagastatakse ühendusevälise riigi maksukohustuslasele juhul, kui vastav ühenduseväline riik tagastab käibemaksu Eesti maksukohustuslastele.
