Kuidas toimida uues andmekaitseõiguses?

Pane tähele! Artikkel on ilmunud enam kui 5 aastat tagasi ning kuulub Geeniuse digitaalsesse arhiivi.

Alates 25.05.2018 hakati kohaldama Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärust 2016/679, mis muutis kehtetuks 1995. aastast pärinenud  andmekaitsedirektiiv 95/46. Kuigi üldmäärus on otsekohalduv, jätab ta liikmesriikide seadusandjatele teatud mänguruumi. Seda iseäranis avaliku sektori andmetöötluses.

Andmekaitseõiguse vundament on ikka seesama mis enne. Kõik senised andmekaitsedirektiivist tulenevad ning tänases Eesti seaduses kajastuvad põhimõtted kehtivad ikka edasi.

Tõsi, vana vundamendi (seniste põhimõtete) peale on ehitud uus, senisest suurem hoone (uue sõnastusega õigusaktid). Ühe maja mööbel ei pruugi täpselt sobida teise majja. Samamoodi ei pruugi kõik senised ettevõtetes ja asutustes kasutusel olevad infohaldusviisid ja käitumismustrid, lepinguvormid ja dokumendipõhjad sobida uude olukorda.

Üldmääruse läbiv joon on riskipõhine lähenemine. Mida tundlikum andmetöötlus, seda rangemad reeglid. Ettevõte ja asutus, kel tundlikku andmetöötlust pole ning kes ka seni reegleid korralikult täitis, ei pea suuri muudatusi tegema.

Kes aga kogub ja kasutab tundlikku isikuteavet ja suuri andmemassiive, teeb automaatprofileerimist või ulatuslikku kaamerajälgimist, peaks kindlasti oma töökorralduse, infosüsteemid ja dokumendipõhjad üle vaatama.

Suurim sisuline muutus on isikuandmete ülekantavus. Inimene võib võtta oma digitaalandmed ettevõttest A ning viia nad ettevõttesse B. Ettevõttel, kel põhjust oodata selliseid soove hulgi, on mõistlik kulude optimeerimiseks ning klientide rahuolu suurendamiseks oma infosüsteem(id) üle vaadata – et andmeid oleks võimalikult hõlbus ja lihtne üle kanda. Arvestama peab ka struktureeritud üldkasutatava masinloetava vormingu nõudega. Ülekantavuse kohta saad täpsemalt lugeda isikuandmete töötleja üldjuhendist (pdf).

2018. a. muudatusteks valmistumisel pidas inspektsioon nõu ettevõtlus- ja erialaorganisatsioonide ning ülikoolidega. Selle tulemusena sündis 21.12.2016 andmekaitsespetsialisti ülesannete, teadmiste ja oskuste kirjeldus.

Uus andmekaitseõigus sisaldab era- ja avaliku sektori jaoks päris arvestatavaid erisusi. Seetõttu jagame põhisoovitused kaheks: soovitused ettevõtjatele ja soovitused asutuste juhtidele.

Soovitused ettevõtjatele

Andmekaitsespetsialist

Sõltumata sellest, kas peate üldmääruse kohaselt (art. 37-39) määrama andmekaitsespetsialisti või mitte, leidke endale abiks asjatundja. Ärge usaldage diletante! Vaadake, kas saadate omaenda töötaja soliidsele täiendkoolitusele või kas majaväline nõustaja on asjakohast koolitust saanud. Ta peab oskama sidustada andmekaitse ja infoturbe nõudeid reaalselt Teie ettevõtte tööprotsesside ja infosüsteemidega. Teil ei ole kasu teoreetikust, kes oskab vaid papagoina õigusnorme korrutada.

Andmekaitsespetsialisti määramisest saab täpsemalt lugeda siit. Andmekaitsespetsialisti teadmised ja oskused on kirjeldatud siin.

Tervikhindamine

Kui isikuandmete kogumine ja kasutamine Teie ettevõttes on suuremahuline või sisaldab olulisi riske, siis võtke ette oma andmetöötluse tervikhindamine. Vaadake uue andmekaitseõiguse pilguga üle kogu oma töökorraldus, infosüsteemid ja dokumendipõhjad. Niiviisi saate ühekorraga tervikliku tulemuse, mis

  • sisaldab andmekaitselist mõjuhinnangut (üldmääruse art. 35) koos riskide maandamisega,
  • sisustab andmetöötlusregistri (art. 30),
  • juurutab lõimitud ja vaikimisi andmekaitset (art. 25),
  • juurutab rikkumistest teatamise protseduurid (art. 33, 34) ning
  • dokumenteerib klientidele ja partneritele avaldamiseks ettevõtte andmekaitsetingimused (art. 12-22 nõuded).

Andmete ülekantavus

Kindlasti vaadake üle andmete ülekantavus (art. 20) oma tööprotsessides ja infosüsteemides. See saab tõenäoliselt olema rakendustegevustest kulukaim ja aeganõudvaim. Ülekantav info peab ju olema üldkasutatavas masinloetavas vormingus struktureeritud kujul. Ärge jätke seda viimasele minutile, sest seda võidakse Teilt nõuda juba üldmääruse kohaldamise esimesest päevast peale.

Andmete ülekandmise õigust selgitame pikemalt isikuandmete töötleja üldjuhendis (pdf).

Soovitused asutuste juhtidele

Andmekaitsespetsialist

Andmekaitsespetsialisti (art. 37-39) määramine on kohustuslik kõigis avaliku sektori asutustes, muus on soovitus kokkulangev ettevõtetele antud soovitusega.

Tervikhindamine

Viige läbi oma asutuse andmetöötluse tervikhindamine, mis arvestaks nii üldmäärust, avaliku teabe seadust kui konkreetselt Teie asutusele suunatud õigusakte. Teie töökorraldus, infosüsteemid ja dokumendipõhjad peavad nende kõigiga arvestama. Niiviisi saate ühekorraga tervikliku tulemuse, mis

  • sisaldab andmekaitselist mõjuhinnangut (üldmääruse art. 35) koos teabe avaandmetena kättesaadavaks tegemise mõjuhinnanguga (avaliku teabe seaduse § 31 lg 3 ja § 28 lg 1 p 312, sh nn massipiirangute ja litsentside seadmise vajaduse läbikaalumisega),
     
  • sisustab andmetöötlusregistri (art. 30),
     
  • katab andmekogu pidamise seniste nõuete üldmäärusega vastavusse viimise koos andmekogu kohta riigi infosüsteemi haldussüsteemi sisestatu uuendamisega (avaliku teabe seaduse ptk 51.),
     
  • katab dokumendiregistri pidamise nõuded (avaliku teabe seaduse §-d 11 ja 12, sh 16.01.2016 jõustunud nõue näidata avalikus vaates füüsiliste isikute andmed umbisikustatult),
     
  • juurutab lõimitud ja vaikimisi andmekaitset (art. 25),
     
  • juurutab rikkumistest teatamise protseduurid (art. 33, 34) ning
     
  • dokumenteerib asutuse andmetöötlustingimused (art. 12-22 nõuded), mis avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p 311 kohaselt tuleb avaldada asutuse võrgulehel.

Avaliku sektori asutused, kes pakuvad füüsilisest isikust klientidele kaupu ja teenuseid tsiviilõiguslikul alusel, peaksid rakendama andmete ülekantavuse sarnaselt ettevõtetega (art. 20).

Pane tähele!

Kord nädalas

Telli RMP Nädalakiri

Kolmapäeviti saadetav Nädalakiri sisaldab raamatupidamise, maksunduse ja tööõiguse valdkonna olulisi uudiseid, spetsialistide artikleid, seadusemuudatusi, nõuandeid ja soovitusi.

Töövahendid

Maksukalender Maksumäärad Numbriline Tööajafond RTJ IFRS Abitabelid Seadused MTA avalikud päringud Nädalakiri

Kalkulaatorid

Palgakalkulaator Maksuvaba tulu kalkulaator Puhkusekalkulaator Auditikalkulaator Kogumispensioni kontroll