Praktikas võib palju küsimusi ja probleeme tekitada olukord, kus juhatuse liikme volitused tegutseda juhatuse liikmena on küll lõppenud, kuid äriregistri kanne on jäänud muutmata ning senise juhatuse liikme volitused kas pikendamata või uus juhatuse liige valimata. Pealtnäha väike formaalsus võib tegelikult tekitada suuri probleeme näiteks esindusõiguse ning vastutuse küsimustes. Samuti võib probleemseks osutuda olukord, kus isik jätkab faktilist tegutsemist juhatuse liikmena ning osanikud või aktsionärid seda vaikimisi aktsepteerivad ning ei ole ka uut juhatuse liiget valinud. Sellisel juhu kerkib üles küsimus, kas juhatuse liikme ametiaja saab lugeda automaatselt pikenenuks või mitte.
Juhatuse liikme volitused tegutseda äriühingu huvides (st seaduslik esindusõigus) tekivad tema ametisse nimetamise otsuse vastuvõtmisest vastava organi poolt ning ametiaja täissaamisega lõpeb juhatuse liikme ja ühinguvaheline suhe automaatselt. Oluline on aga meeles pidada, et kolmandate isikute suhtes selline määratlus ei toimi ning juhatuse liikme volitusi tuleks ikkagi, kas pikendada või siis vana juhatuse liige tagasi kutsuda ning valida uus.
Osaühingu puhul kutsuvad juhatuse liikme tagasi osanikud (või nõukogu, juhul kui see konkreetse osaühingu puhul põhikirja alusel eksisteerib) või aktsiaseltsi puhul nõukogu. Juhatuse liikme tagasikutsumisega lõpevad muu hulgas ka tema suhted äriühinguga. Riigikohus on sellises olukorras leidnud, et juhatuse liikme uuel valimisel juhatuse liikmeks ei taastu tema varasemad õigused ja kohustused automaatselt. Antud olukord kehtib ka siis, kui juhatuse liikme tagasikutsumine ja uuesti määramine ei kajastu äriregistris, sest juhatuse liikme registrikande näol ei ole äriseadustiku § 34 järgi tegemist õigust loova kandega. Oluline on ka fakt, et juhatuse liikme volitused lõpevad tema tagasikutsumise hetkest (st otsuse vastuvõtmise kuupäevast), juhul kui vastava otsuse vastu võtnud organ ei otsusta teisiti.
Seaduses või põhikirjas sätestatud tähtaja möödumisel ja ametiaja pikendamise otsuse vastuvõtmata jätmisel lõpevad juhatuse liikme volitused automaatselt. See, et juhatuse liige on endiselt kantud äriregistrisse ning ka ühingu suhtes jätkub juhatuse liikme varasem tegevus, ei pikenda automaatselt juhatuse liikme volitusi.
Ka riigikohus on oma mitmes otsuses välja toonud, et juhatuse liikme ametiaega ei saa lugeda pikenenuks ainuüksi seetõttu, et isik jätkab tegutsemist juhatuse liikmena. Sellisest juhatuse liikmena tegutsemise jätkumisest võib üldjuhul järeldada üksnes juhatuse liikme tahet jätkata tegutsemist juhatuse liikmena. Samas võib kohtu sõnul lugeda juhatuse liikme ametiaja pikenenuks ka mõlemapoolseid (s.o juhatuse liikme ja osanike) tahteavaldusi ja käitumist hinnates kaudsete tahteavaldustega. Selleks on aga lisaks (endise) juhatuse liikme poolsele jätkamisele viitavale käitumisele vajalik ka osaühingu osanike otsus, millega selgesõnaliselt kiidetakse heaks isiku tegutsemine juhatuse liikmena, st pikendatakse tema ametiaega tagasiulatuvalt. Oluline on see, et põhikirjaga võib sellise heakskiitmise välistada.
Osanikel peab siiski olema reaalne võimalus otsustada, kas nad soovivad tema juhatuse liikmena jätkamist või mitte. Üheks selliseks nn muuks osanike otsuseks, millega saab lugeda juhatuse liikme ametiaja pikendamise otsustatuks, võib kohtu sõnul olla osaühingu juhatuse koostatud ja osanikele esitatud majandusaasta aruande kinnitamine. Kiites otsusega heaks majandusaasta aruande, tunnustavad osanikud eeldatavasti ka selle juhatuse liikmena koostanud ja osanikele kinnitamiseks esitanud isikute ametiseisundit. Seega on oluline meeles pidada, et juhatuse liikme volitusi saab pidada vaikimisi pikenenuks üksnes tingimusel, et äriühingu nõukogu või osanikud seda aktsepteerivad.
2011. aasta jaanuarist kehtivate muudatuste järgi võib osaühingu juhatuse valida tähtajatult, kui põhikirjas ei ole ettenähtud tähtaega. Nõukogu liikmete volituste tähtaeg on seaduse järgi viis aastat, kui põhikirjas ei ole sätestatud lühemat tähtaega. Antud muudatus viidi seadusesse sisse just eelkõige praktilistel kaalutlustel, sest väga paljude osaühingute juhatuse liikmed tegutsesid ka pärast ametivolituste tähtaja möödumist siiski äriühingu juhatuses edasi. Aktsiaseltsi juhatuse liikmed valitakse aga äriseadustiku § 309 lõike 2 alusel jätkuvalt tähtajaliselt kuni kolmeks aastaks, kui põhikirjas ei ole ettenähtud muud tähtaega.
Tihti võib näha olukordi, kus äriühingute juhatuse ja nõukogu liikmete volitusi on küll korrektsete otsustega pikendatud, kuid vastavad dokumendid on jäetud äriregistrisse esitamata. Äriühingute juhtkond peaks meeles pidama, et juhatuse ja nõukogu liikmete volituste pikendamisega seotud dokumendid tuleb esitada äriregistrisse viivitamatult pärast vastavate otsuste allkirjastamist. Kuigi äriregistri kanne juhatuse liikme kohta registrikaardil on deklaratiivse ja mitte õigustloova tähendusega, siis peab äriühing ikkagi tagama kande õigsuse.
Kui nüüd juhtub, et äriühingu juhatuse liige on volituste lõppemisest hoolimata kantud äriregistrisse, siis tuleb tema ühingu nimel tehtud tehingud kolmandate isikute suhtes lugeda siiski kehtivaks. Sellises olukorras muutub üksnes juhatuse liikme vastutuse alus äriühingu suhtes, kuna lepinguline suhe juhatuse liikme ja äriühingu vahel on lõppenud, siis juhatuse liikme seni kehtinud lepinguline vastutus äriühingu ees muutub lihtsalt lepinguväliseks.
Juhul kui äriregister ei kajasta juhatuse või ka nõukogu liikmete volituste pikendamist, võib see eelkõige tekitada probleeme ametiasutustega suhtlemisel ning põhjustada vaidlusi esindusõiguse olemasoluga seotud küsimustes. Äriühingutel on oluline arvestada, et kui muudatusi kajastavad dokumendid ei ole korrektselt ja õigeaegselt äriregistrisse esitatud, võib juhtorgani liige, kelle ametiaeg juhtorganis on lõppenud, taotleda kohtult hagimenetluses juriidilise isiku vastu juriidilisel isikul kohustuse tuvastamist esitada avaldus isiku kustutamiseks registrist juhatuse liikmena.
Samuti võib registripidaja teha andmete esitamiseks kohustatud isikutele (juhatuse liikmed) ja äriühingule trahvi vastavalt äriseadustiku §le 71 või algatada äriseadustiku § 366 lg 1 punkti 3 alusel sundlõpetamise.
Seega tasuks kriitilise pilguga üle vaadata oma äriühingu ning juhatuse liikme(te) vahelised suhted ja vajadusel korrektsed muudatused äriregistrisse sisse viia.
