Andmeid tuleb koguda ainult mahus, mis on eesmärgi saavutamiseks vältimatult vajalikud. Kui alus ei tulene otse seadusest (näiteks hädaabikõnede salvestamine), tuleb asutuse/ ettevõtte siseselt alati määratleda selged ja konkreetsed eesmärgid, mille täitmiseks on salvestamine vajalik. Kõnede salvestamisel tuleb hinnata, kas salvestamisele pole tõhusamaid alternatiive.
Kui ametiasutuses toimub kõnede salvestamine seaduse alusel, siis eraettevõttes saab salvestada kas nõusoleku alusel või kliendiga sõlmitud lepingu alusel. Seega peab kõne teist poolt lindistamisest hiljemalt kõne alguses selgelt teavitama ning salvestamiseks peab olema isiku nõusolek. Siin ei ole vahet, kas tegemist on sissetuleva kõnega või kõnega, mis salvestatakse välja helistades.
