Tehinguid kinnisasjadega tehakse üldjuhul notari juures. Tehing kinnisomandi üleandmiseks ja kinnisasja koormamiseks asjaõigusega, samuti kinnisasja koormava asjaõiguse üleandmiseks, koormamiseks või selle sisu muutmiseks peab olema notariaalselt tõestatud. Tehingu tõestamisel peab notar tehinguosalisi nõustama, selgitama välja olulised asjaolud ning koostama dokumendiprojektid. Notar esindab tehinguosalisi kinnistusraamatut pidavas kohtus, esitades kinnistamisavalduse kinnistusosakonnale. Võib kokku leppida, et ostu- või laenusumma makstakse notari deposiiti ning notar kannab selle üle siis, kui on kinnistamisavalduse kohtusse esitanud. 

Kui kinnistusraamatu kande tegemine, selle muutmine või kustutamine ei eelda asjaõiguslepingu sõlmimist (näiteks õiguse lõpetamisel, kinnisasja koormamisel omanikuhüpoteegiga, kinnistu jagamisel mitmeks kinnisasjaks, märgete kandmisel kinnistusraamatusse), on notari roll väiksem, piirdudes tavaliselt allkirja õigsuse kinnitamisega. Allkirja õigsuse kinnitamine notari poolt on võrdsustatud digitaalallkirjaga. Seetõttu, kui asjaõiguslepingu sõlmimine ei ole nõutav, võib kinnistamisavalduse esitaja allkirjastada avalduse digitaalselt ilma notari poole pöördumata. 

Kui kande tegemine, muutmine või kustutamine puudutaks kellegi kolmanda isiku kinnistusraamatusse kantud õigusi, siis ei saa kannet teha muidu kui selle isiku notariaalselt kinnitatud või digitaalselt allkirjastatud nõusolekul või kohtuotsuse alusel. 

Digitaalselt allkirjastatav kinnistamisavaldus tuleb koostada ja esitada kinnistusosakonnale kinnistuportaali kaudu. Soovi korral võib kinnistuportaalis anda ka nõusoleku kinnistusraamatu kande tegemiseks või volituse kinnistamisavalduse esitamiseks. Samuti võib koostada kinnistamisavalduse muutmise või tagasivõtmise avalduse ning esitada lisadokumente või määruskaebuse tehtud kandemääruse peale. 

Lisaks notariaalselt tõestatud või kinnitatud tehingule tehakse kinnistusraamatusse kandeid ka kohtulahendi alusel ning kohtutäituri taotlusel. Teatud liiki kandeid tehakse ka muude ametiasutuste taotlusel. 

Kinnistamisdokumendid esitatakse kinnistusraamatut pidavale kohtule originaalina või notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakirjana (kohtul säilib õigus nõuda originaali esitamist). Võõrkeelsed dokumendid tuleb esitada koos tõlkega, mille kinnitab vandetõlk või notar. Välismaal välja antud ametlikud dokumendid tuleb notari juures legaliseerida või apostillida. 

Kuidas kohus kinnistamisasju läbi vaatab? 

Kinnistamisasjad vaadatakse läbi kinnisasja asukohajärgse maakohtu kinnistusosakonnas hagita tsiviilasjadena kirjalikus kohtumenetluses. Kinnistusraamatu pidamine kohtu juures tagab tehtavate kannete juriidilise korrektsuse ning kandeid puudutavate otsustuste erapooletuse ja sõltumatuse. Kannete tegemise üle otsustavad reeglina mitte kohtunikud, vaid kohtunikuabid. Kohtunikuabi on sõltumatu kohtuametnik, kellele võib juhiseid anda üksnes kohtunik. 

Kohtunikuabi vaatab kinnistamisasja läbi ühe kuu jooksul, uue kinnistu sissekandmise avalduse kolme kuu jooksul kinnistamisavalduse esitamisest. Läbivaatamise tulemusena tehakse kinnistusraamatusse kanne, antakse tähtaeg kinnistamist takistavate puuduste kõrvaldamiseks või jäetakse avaldus rahuldamata. Kui kohus rahuldab kandeavalduse täielikult, teeb ta registrisse kande kandemäärust eraldi vormistamata. Kandemääruseks loetakse sel juhul kande sisu. 

Kande tegemisest teatatakse kõigile puudutatud isikutele viie tööpäeva jooksul e-postiga, viimase puudumisel lihtkirjaga posti teel. Kui kinnistamisavalduse on esitanud notar, siis edastab notarile kande tegemisest elektroonilise teate registrite ja infosüsteemide keskus.  

Asjaosalise postiaadressina käsitletakse tema posti- või elektronposti aadressi. Kui ei ole avaldatud teisiti, loetakse isiku postiaadressiks tema aadress, mis on isiku aadressina kantud vastavat liiki isikute kohta peetavasse registrisse. 

Kandemäärused, millega antakse tähtaeg kinnistamist takistavate puuduste kõrvaldamiseks või millega jäetakse kinnistamisavaldus rahuldamata, samuti muud määrused toimetatakse kõigile puudutatud isikutele kätte. Kättetoimetamine võib toimuda elektrooniliselt. Kandemääruse peale, millega kandeavaldus jäeti rahuldamata või rahuldati osaliselt, samuti määruse peale, millega määrati tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks, võib avaldaja esitada määruskaebuse 15 päeva jooksul määruse kättetoimetamisest alates. Määruskaebus esitatakse ringkonnakohtule kirjalikult selle maakohtu kaudu, kelle määrust määruskaebusega vaidlustatakse. Määruskaebuse esitamisel tuleb tasuda riigilõiv. 

Kinnistamisavalduse esitamine  

• Kinnistusraamatu kanne tehakse, sealhulgas muudetakse või kustutatakse, kinnistamisavalduse alusel. Kinnistamisavaldus võib sisalduda ka asjaõiguslepingus.
• Juhul kui kinnistusraamatu kande või märke tegemine, muutmine või kustutamine riivab kolmanda isiku õigusi, tuleb esitada puudutatud isiku notariaalselt kinnitatud allkirjaga nõusolek.
• Kinnistamisavaldus, samuti kinnistamisavalduse esitamise volikiri peab olema notariaalselt kinnitatud või digitaalselt allkirjastatud vormis.
• Dokumendid peavad olema eesti keeles või vandetõlgi või notariaalselt kinnitatud tõlkega.
• Avaldusele lisatakse asjaõiguse omandamist tõendav dokument (vormikohane käsutustehing) ja andmed, mis võimaldavad kontrollida riigilõivu tasumist. Kui osutub vajalikuks esitada lisadokumente, teavitab sellest avalduse esitajat avalduse kinnitanud notar.
• Tasuda tuleb riigilõiv. Riigilõivu arvutamisel on aluseks riigilõivuseadus. Kuni kinnistamisotsuse tegemiseni on avalduse esitajal õigus esitada lisadokumente ning avaldus täielikult või osaliselt tagasi võtta. Tagasivõtmise avaldus, samuti seda lubav volitus peab olema koostatud samas vormis mis kinnistamisavaldus.

Asjaajamises kohtu kinnistusosakonnaga esindab avalduse esitajat kinnistamisavalduse tõestanud või kinnitanud notar (sh edastab kinnistusosakonnale kinnistamiseks vajalikud dokumendid). Tehingu tõestamisel kontrollib notar kinnistusraamatu seisu, samuti teavitab avalduse esitajat tasumisele kuuluva riigilõivu suurusest. Asjaõiguslepingu sõlmimise korral on notari kui juriidiliselt kvalifitseeritud spetsialisti ülesandeks välja selgitada poolte tahe, samuti hoolitseb notar selle eest, et avaldused, mis on esitatud kinnistusraamatusse kande tegemiseks, oleksid asjakohased ja õiged ning avaldusele lisatavad dokumendid täielikud. Alates 2007. aasta 1. juunist esitab notar kinnistamiseks vajalikud dokumendid infosüsteemi e-notar kaudu, mis tähendab, et notari kaudu esitatakse kinnistusraamatut pidavale kohtule reeglina elektroonilised, notari digitaalallkirjaga varustatud dokumentide ärakirjad. 

Kinnistamisavalduse menetlemine 

Kinnistamisavaldusi menetletakse nende esitamise järjekorras. Kui ühe kinnistu kohta on menetluses mitu avaldust, siis menetletakse neid koos, kuid kanded tehakse ikkagi esitamise järjekorras. Kinnistamisavaldus lahendatakse selle kinnistuspäevikus registreerimisaja järgi hiljemalt ühe kuu jooksul, esmakinnistamise avaldused hiljemalt kolme kuu jooksul alates avalduse esitamisest.

Esmakinnistamise korral avaldab kinnistusosakond enne registriosa avamist selle kohta teate Ametlikes Teadaannetes. 

Avaldatavas teates märgitakse: 

• kinnistusraamatusse kantava kinnisasja asukoht ja pindala;
• isiku nimi, keda soovitakse omanikuna registreerida;
• ettepanek isikutele, kel on õigusi või vastuväiteid teates märgitud kinnisasja kohta, teatada sellest kinnistusosakonnale ühe kuu jooksul;
• esmakinnistamist sooritava kinnistusosakonna nimetus ja asukoht. 

Kinnistamislahend ja selle vaidlustamine  

Kui kohus kinnistamisavalduse menetlemisel leiab, et kinnistusraamatusse kande tegemiseks vajalikud seaduslikud eeldused on täidetud, tehakse kinnistusraamatusse kanne. Juhul kui kande tegemiseks on seaduslik takistus, peab kohus põhjendama, mis põhjusel jäetakse avaldus rahuldamata. 

Kui kinnistamisavaldus on puudulik või puudub vajalik lisadokument, annab kohus tähtaja puuduse kõrvaldamiseks. 

Kinnistamislahendist teatamine 

Kande tegemisest teatatakse kõigile puudutatud isikutele viie tööpäeva jooksul e-postiga, viimase puudumisel lihtkirjaga posti teel. Kui kinnistamisavalduse on esitanud notar, siis edastab notarile kande tegemisest elektroonilise teate registrite ja infosüsteemide keskus. Asjaosalise postiaadressina käsitletakse tema posti- või elektronposti aadressi. 

Kui ei ole avaldatud teisiti, loetakse isiku postiaadressiks tema aadress, mis on isiku aadressina kantud rahvastiku- või äriregistrisse. Kandemäärused, millega antakse tähtaeg kinnistamist takistavate puuduste kõrvaldamiseks või millega jäetakse kinnistamisavaldus rahuldamata, samuti muud määrused toimetatakse kõigile puudutatud isikutele kätte. 

Kinnistamislahendi vaidlustamine 

Kannet, millega avaldus täielikult rahuldati, määruskaebuse esitamisega vaidlustada ei saa. Kandemääruse peale, millega kandeavaldus jäeti rahuldamata või rahuldati osaliselt, samuti määruse peale, millega määrati tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks pikemaks ajaks kui kuus kuud, võib avaldaja esitada määruskaebuse 15 päeva jooksul määruse kättetoimetamisest alates. 

Määruskaebus esitatakse ringkonnakohtule kirjalikult selle maakohtu kaudu, kelle määrust määruskaebusega vaidlustatakse. Määruskaebuse esitamisel tuleb tasuda riigilõiv 50 eurot.