Üsna tihti tuleb ette, et töötajal tuleb teha töösõit, kasutades selleks oma isiklikku sõiduautot. Kui selliseid sõite on vähe, või on need lühikesed, on paljud tööandjad pidanud tarbetuks nõuda sellistel puhkudel sõidupäeviku pidamist ning on hüvitanud töötajatele isikliku sõiduautoga tehtud töösõidud kindla summaga – 64 eurot kuus. Kuni 31. augustini oli selline võimalus ette nähtud ka tulumaksuseaduses, ilma, et tööandja peaks selliselt hüvitiselt tasuma erisoodustusega kaasnevaid makse. Nüüd enam nii ei saa.

1. septembrist jõustunud seadusemuudatuse kohaselt tõsteti küll maksuvaba hüvitise piirmäär senise 256 euro asemel 335 euroni, kuid nüüd tuleb sõltumata summast töötajale isikliku sõiduauto kasutamise eest hüvitist makstes nõuda igal juhul korrektset sõiduarvestuse pidamist, kui ei soovita tasuda hüvitatava summa pealt erisoodustusega kaasnevaid makse. Paljudel tööandjatel tekib siinkohal küsimus, et mida selline muudatus tegelikult ettevõtte või asutuse paberimajandusse ja raamatupidamisse kaasa toob. 

Muudatuse põhjus 

Tulumaksuseaduse muutmise seaduse seletuskirjas ja selle lisas tuuakse välja, et muudatuse esmane eesmärk on kaotada põhjendamatu maksuerisus. Arvestuse pidamiseta makstavat hüvitist kasutatakse sageli maksuvaba palgalisana, seega ei ole maksuvabastus ilma tegelikku auto kasutust tõendamata põhjendatud. Samas ei saa eeldada, et see igal juhul nii on. Valitsus on seisukohal, et praegust maksusoodustust kasutatakse ebasihipäraselt ning on võtnud eelduseks, et tööandjad sõlmivad nüüd töötajatega uued palgakokkulepped selliselt, et senine palk suureneb 64 euro võrra. Sellist eeldust saab välja lugeda seadusemuudatuse seletuskirjas, kus on toodud arvutuskäik, mille kohaselt eeldatakse suurenenud palkadelt täiendavat tulumaksu, sotsiaalmaksu ning töötuskindlustusmakse laekumist ligikaudu 4 miljoni euro ulatuses aastas. Algselt plaaniti seadus jõustada 1. juulist ning arvestati juba 2014. aasta riigieelarvesse täiendava 1,35 miljoni euro lisandumisega. Nüüd jääb tööandjal vaid üle teha otsused, kuidas uutes tingimustes tagada töötajatele tehtud kulude hüvitamine ilma seejuures oma ettevõtte või asutuse paberimajandust ülemäära koormamata. 

Millised on tööandja edasised valikud? 

Sõltuvalt sellest, kas seni tasuti töötajatele maksuvaba hüvitist varjatud palgalisana või hüvitati sellega toimunud kulusid, on tööandjal valikuid kaks:

• tõsta töötajate palka seni makstud hüvitise suuruse võrra;
   
• jätta töötajate palk samaks, kuid vormistada vajalik korraldus hüvitiste maksmiseks ning nõuda töötajatelt korrektsete sõidupäevikute pidamist, et jätkata hüvitiste maksuvabalt tasumist.

Esimene valik toob kaasa tööandjale suurema personalikulu ning mõningatel juhtudel ebamõistliku halduskoormuse kõigi seni hüvitist saanud töötajate töölepingute muutmise näol. Valitsus eeldab aga, et enamik tööandjaid teevad just sellise valiku, sest juba on arvestatud täiendava maksutulu laekumisega riigieelarvesse. Kuid asutustes ja ettevõtetes, kus seni kehtinud korra kohaselt maksti hüvitist selle tegelikku otstarvet arvestades, ei ole selline valik ilmselgelt parim lahendus.

Teine võimalus on ilmselt tööandja seisukohast majanduslikult otstarbekam, kuid toob endaga kaasa suurema halduskoormuse. Vajalik on välja töötada sõidupäeviku vorm, paluda kõigil töötajatel, kellel on vajadus teha isikliku sõiduautoga töösõite, päevikut pidada, kehtestada kellegi ülesandeks päevikute pidamise kontrollimine ning kokku kogumine, et lisada need igale tehtavale korraldusele (või käskkirjale), millega töötajatele hüvitist määratakse. 

Nõuded korrektsele arvestusele ja hüvitiste määramisele 

Seega selleks, et ka edaspidi maksuvabalt hüvitada oma töötajatele isikliku sõiduautodega tehtud sõitude kulu, olenemata nende suurusest, tuleb tööandjal kehtestada kord, mille kohaselt kõik säärast hüvitist saavad isikud on kohustatud pidama sõidupäevikut.

Seadusemuudatuse seletuskirjas rõhutatakse korduvalt, et arvestuse pidamise vajadus tähendab ettevõtjate jaoks küll mõningast halduskoormuse suurenemist, kuid see on maksuvabastuse sihipärase kasutamise tagamiseks õigustatud. Lisaks toonitatakse, et arvestuse pidamise reeglid on väga lihtsad – arvestusele ei ole ette nähtud konkreetset vormi ja vajalike andmete maht on väike.

Vabariigi Valitsuse 14.07.2006. a määruse nr 164 (Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord) kohaselt tuleb maksuvaba hüvitise maksmiseks vormistada tööandja kirjalik otsus, käskkiri või korraldus, milles näidatakse hüvitist saava isiku ees- ja perekonnanimi ning sõidu kuupäev või periood, mille jooksul tehtud sõitude kulusid hüvitatakse. Seega tuleb tööandjal iga kord enne hüvitise välja maksmist esmalt vormistada sellekohased korraldused. Selleks, et korralduste vormistamine ei muutuks ülemäära koormavaks, on mõistlik vormistada iga kuu kõikide isikliku sõiduauto kasutamise eest määravate hüvitiste kohta üks korraldus, kuhu on märgitud kõikide sel kuul hüvitist saavate töötajate vajalikud andmed. Oluline on siinkohal mõista erinevust – kui varem sai ühe korraldusega määrata kuni 64-eurose hüvitise kindlaks perioodiks, siis uue süsteemi kohaselt tuleb iga kord määrata tegelike sõidu mahtude alusel konkreetne summa konkreetsel perioodil.

Hüvitise määramise korraldusevormistamise nõue kehtis muidugi ka enne, seega ei tohiks see olla tööandjatele uudis ega suurenda kuidagi halduskoormust, kuid nüüd tuleb silmas pidada, et korraldusele on alates 1. septembrist kohustuslik lisada korrektselt vormistatud ja täidetud sõidupäevikud. Eelpool nimetatud määrus sätestab ka andmed, mida kindlasti sõidupäevik peab sisaldama:

• autot kasutava isiku ees- ja perekonnanimi;
• auto registrinumber;
• läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit iga töösõidu korral;
• sõidu kuupäev;
• sõidu eesmärk.

Nimetatud andmete loetelu on tõesti lühike ning kui üks kord on juba vorm välja töötatud ja täidetud, siis selle järjepidev täitmine ei olegi väga koormav. Paljud kasutavad sõidupäevikute raamatuid, mille säilitamine on kohustuslik nagunii, kuid nüüd tuleb hakata tegema ka koopiaid iga korralduse juurde. Samas, selleks, et oleks tagatud süsteemi läbipaistvus ning et hiljem maksurevidendil või (sise)audiitoril ettevõtte kulusid kontrollides ei tekiks kahtlust hüvitiste õigustatuses, tasub selgitada töötajatele sõidupäeviku korrektselt täitmise vajalikkust. 

Enamesinevad vead ja puudused  Olles kontrollinud paljude asutuste sõidupäevikuid, on ilmnenud mõned sõidupäevikute täitmisel esinevad vead, mis kipuvad korduma. Hüvitise määramise korralduse puudumine Kuigi korralduse või käskkirja vormistamise nõue kehtis ka eelmise seadusega, esineb juhtumeid, kus vajalikud korraldused on vormistamata. Arvestades seadusemuudatusele pandud ootusi riigieelarve täitmisel, võib eeldada, et kontroll isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsioonide määramise ja arvestamise üle muutub karmimaks, mistõttu tuleks vältida selliseid elementaarseid eksimusi.   Sõidu eesmärk ei ole selgelt märgitud Väga levinud on sõidu eesmärgina kirjutamine lihtsalt “ametisõit” või marsruudi märkimine, nt Tallinn – Pärnu – Tallinn. Sellised märgistused tõstatavad aga (sise)audiitoris kahtlust, kas sõidud on ikka tegelikult toimunud või kas tegemist oli ametisõiduga. Seetõttu on soovitatav märkida sõidu eesmärgi lahtrisse võimalikult täpselt sõidu eesmärk. Näiteks: Tartu harukontori müügikoosolekule sõitmine või kliendi nimi, kelle juurde mindi. Kuna sõidupäevikus kajastub ka sõidu kuupäev, on selliselt märgitud sõidu puhul ka vajadusel lihtne kontrollida, kas tegelikult sel päeval nimetatud koosolek või kohtumine toimus.   Märgitakse läbitud kilomeetrid, mitte auto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit Võib ju tunduda, et tegelikult ei ole vahet, kas märkida päevikusse läbitud kilomeetrid või auto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit, kuid lisaks sellele, et nii märgistades eksitakse määruses toodud nõude vastu, ei ole sel viisil ka tagatud kõige õigema ja läbipaistvama info edastamine. Nimelt võib lihtsalt kilomeetrite märkimisel arvestada ligikaudset vahemaad, mitte ei jälgita tegelikku läbisõitu. Lisaks on läbisõidunäidikute märkimisel tagatud parem kontrolljälg – kui kontrollida auto praegust läbisõitu ja võrrelda seda esitavate andmetega, jäävad võimaliku pettuse korral erisused silma.   Märgitud läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit on läbinähtavalt n-ö pandud klappima Ei ole vähe levinud ka sellised juhtumid, kus sõidupäevikuid täidetakse täpselt nii nagu peab, kuid märgitud läbisõidu näidud ei vasta ilmselt tõele. Näiteks märgitakse sõidupäevikusse viis töösõitu kuus ning läbisõidumõõdiku näidud jooksevad täpselt järjest. See tähendab, et ülejäänud kuu ei sõideta autoga isiklikke sõite üldse. See võibki nii olla, kui peres on mitu autot või isiklikeks sõitudeks polegi vajadust, kuid kui sama isik esitab selliseid aruandeid igal kuul, tekitab see paratamatult küsimuse, et kas sõidupäevikus toodud andmed vastavad tõele. Valdavalt on selliste skeemide puhul ka sõidu eesmärgi märkimine lakooniline, mis tõestab veelkord, kui oluline on kirja panna sõidu eesmärk võimalikult täpselt.

Kokkuvõtvalt, tööandjad, kes soovivad maksuvabalt hüvitada oma töötajatele isikliku sõiduautoga tehtud sõitude kulud, peavad välja töötama sõidupäevikute vormi, tagama, et töötajad seda alati ja korrektselt täidaksid, korraldama sõidupäevikute õigeaegse kokku kogumise ja kontrollimise ning vormistama hüvitise määramisel sellekohase korralduse.

Originaalartikkel