E-aruandluskeskkonnas on 2012. aastal toimunud mitmeid olulisi täiendusi, mis peaks muutma aruande sisestajate ja kontrollijate töö lihtsamaks ning aitama vältida lihtvigu.
Kokkuvõte olulisematest muudatustest
Lisandunud on aruannete sorteerimise ja otsimise võimalus. Tegemist on kindlasti tänuväärse muudatusega just neile, kes sisestavad korraga mitmete ettevõtete aruandeid. Lisaks on iga aruande etapi sisestamise hetkel võimalik veenduda, mis ettevõtte aruannet koostatakse – ettevõtte nimi ning registrikood kuvatakse iga põhiaruande ja lisa sisestamisel lehe ülemises osas.
Andmete automaatne eurodeks konverteerimine. Valides aruannet, esitatavat perioodi ja aruande koostamise ühikut (täiseurodes või tuhandetes eurodes) on võimalik ühe nupule vajutamisega eelnevas aruandes toodud väärtused ametliku kursiga eurodeks konverteerida. Siiski on soovitav üle kontrollida, kas ümardamised vastavad teie ootustele ja kui vaja, siis andmeid täpsustada. Oma kogemusest võin kinnitada, et ümardamine toimub vastavalt reeglitele ning üldjuhul ei teki vajadust andmeid muuta.
Loodud on võimalus tuua üle ka üle-eelmise perioodi andmeid – nii vorme kui ka tekste -, kui see peaks vajalikuks osutuma.
Mitmed tegevuste nupud on dubleeritud nii lehe üleval kui ka all, et oleks võimalikult mugav töötada. Seega, enne kui aruannet sisestama hakkate, tutvuge ka pakutavate võimalustega.
Nii võib näiteks leida aruande koondvaates ka reeglite kontrolli nupu.
Lisatud on nupp “Täida lisa numbrid”. See nupp lisab automaatselt nii põhiaruannetele kui ka lisadele viited. Kuna lisade järjekorda on võimalik muuta, siis ei tasu karta seda vajadusel teha, samuti lisasid lisada või ehk ka kustutada, kui see funktsioon on valitud, toimub numbrite uuendamine automaatselt. Loomulikult on endiselt kohti, kus tuleb lisade numbrid käsitsi juure lisada (nt rahavoogude aruanne). Siiski tuleb tähele panna, et täiendavad lisad, mida igal kasutajal on võimalik vajadusel luua, paigutatakse alati aruande lõppu ning nende asukohta ei saa muuta. Täiendavat lisa on võimalik nüüdsest luua ka lisade koostamise vaates.
Loodud on võimalus liikuda erinevate lisade vahel ilma põhiaknasse minemata. Selleks tuleks kasutada nuppu “Kuva valitud lisad”. Klikates nimekirjas toodud lisal, saategi kohe seda täitma minna.
Täiustatud on põhivarade lisa, mille koostamine peaks olema senisest arusaadavam.
Lisandunud on täiendavaid kontrollreegleid, mis peaksid tagama selle, et lisade ja põhiaruannet vahel ei ole erinevusi ja toodud summad on korrektsed ka matemaatilises mõttes. Kasutajad on avaldanud soovi, et mingid vahed võiks ju jääda. E-aruandluse koostajad on aga seisukohal, et aruandes ei tohiks sees olla ka ühtegi ühe eurost vahet ning seetõttu ongi kontrollid üles ehitatud nõnda, et enne ei saa edasi liikuda, kui ka tühisena näivad erisused on korrigeeritud.
Oluline muudatus on kohustuslikus lisas “Tööjõukulud”. Lisas toodud tabel tuleb mõlema aasta kohta täita nullidega ka siis, kui ettevõttes ei ole ühtegi töötajat. Siinjuures tasub teada, et sellisel juhul lõplikus aruandes antud tabelit ei kuvata, küll aga kasutatakse seda tabelit XBRL süsteemiga statistika kokku koondamisel. Kui töötajaid ei ole, siis tuleks see aruande seisukohast võetuna kirjutada lisainfo lahtrisse. Antud lisa täitmisel tuleks silmas pidada ka seda, et aruandes esitatakse töötajate arv taandatuna täistööajale, st osalise tööajaga töötajate tunnid taandatakse täistööajale aastase normtundide alusel ja liidetakse siis täistööajaga töötajate arvule. Kontrollige üle ka see, et töötajate arv ei võrduks töötasudeks makstud summaga. Statistika alusel oli see 2011. aastal esitatud aruannete üks suurimaid vigu.
Muudetud on ka aruande kinnitamise protsessi juhul, kui ettevõtte juhatuses on välismaa kodanikke, kes ei saa anda digiallkirja. Sellisel juhul on võimalik valida, kas üles laetakse terve skaneeritud paberaruanne (siis ka koos audiitori vastavate templite ja arvamusega) või laetakse üles üksnes allkirjade leht. Viimasel juhul tuleb välja trükkida süsteemi genereeritud allkirjade leht, koguda sinna kõikide juhatuse liikmete allkirjad ning skaneerida see leht sisse ning salvestada aruande juures. Sellisel juhul liidetakse allkirjade leht automaatselt aruandele, samuti lisatakse juurde elektrooniliselt sisestatud audiitori arvamus ning kogu aruanne esitatakse lõplikult ühtse tervikuna. Kindlasti on see muutus meelepärane paljudele, sest puudub vajadus paberil aruannet ühest maailma otsast teise saata ning allkirju koguda. Siinjuures olgu öeldud, et 2011. aasta aruande peavad oma allkirjaga kinnitama kõik juhatuse liikmed. Enne aruande kinnitamist tasub üle vaadata juhatuse liikmete volituste kehtivus.
Tiitellehe andmed on nüüdsest seotud registreeritud sidevahendite andmetega. Kuid endiselt on võimalus tiitellehte ise ümber kujundada, lisades või kustutades üleliigse info. Ka on endiselt alles võimalus lisada tiitellehele pilte või logo.
Muudetud on kasumi jaotamise/kahjumi katmise ettepaneku ning otsuse täitmisega seonduvat. Nimelt nõudis varasem versioon alati mõlema täitmist ja esitamist. Uues versioonis on kohustuslik täita üksnes juhatuse ettepaneku osa. Ka on selles vaates võimalik lisada oma vorme. Tähele tuleb aga panna, et antud osale ei rakendu automaatsed aruande kontrollid. Ka ei tasu muuta ega üle kirjutada ette kuvatud kasumi/kahjumi ja jaotamata kasumi/kogunenud kahjumi numbreid. Need võetakse aruandest automaatselt ja kui need üle kirjutada, muutuvad ka aruandes. Selle tulemusena võib juhtuda, et muud automaatsed kontrollid teavitavad tekkinud
vigadest.
Lisandunud on võimalus enne aruande äriregistrile esitamist vaadata üle kogu aruanne ühtse tervikuna, st vaadata esitatava aruande eelvaadet, mis sisaldab endas kõiki aruande osasid. Soovitan kindlasti seda võimalust kasutada ja veenduda aruande korrektsuses.
