Korrektse raamatupidamise alus on kõigile nõuetele vastav algdokument RPS § 7. Algdokumentidest algabki raamatupidamisarvestus. Jälgi, et Sinuni saabunud dokumendid on mõistetavad (siis oskad neid õigesti registritesse paigutada, st lausendeid koostada).
Millist dokumenti lugeda algdokumendiks? Meil on selge küll mõiste definitsioon, aga seadusega on kehtestatud ka kindlad nõuded algdokumendi vormistamiseks ning aktsepteerimiseks. Minu soovitus raamatupidajale –ebakorrektseid dokumente ei tohi vastu võtta. Kui vaja, tee dokumendi (arve, ostutšekk, kokkulepe vmt) toojale/esitajale (müügimehele, sekretärile, partnerile) selgeks täpsed tingimused, milliste täitmisel saad dokumendi vastu võtta.
Millised need nõuded algdokumendile siis on?
Algdokumendil peavad olema:
- dokumendi nimetus ja number,
- koostamise kuupäev,
- tehingu majanduslik sisu,
- tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa),
- osapoolte nimed ja aadressid,
- tehingut kinnitav raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri ning viimase nõudena,
- raamatupidamiskirjendi järjekorranumber raamatupidamisregistris.
Vahel tekitab küsimusi just allkirja-koht. Ole siis tähelepanelik ja kontrolli, sest arve esitaja allkiri võib olla (aga ei pea olema), kuid Sinu äriühingu (raamatupidamiskirjendit tegeva) esindava isiku allkiri peab olema, sellega kinnitatakse tehingu toimumine ja õiguslikkus.
