Raamatupidamise seaduse 2. peatüki § 6 teine lõige ütleb, et raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine. Seaduse § 9 annab meile kohustuse koostada majandustehingute kohta sellised registrid, mis sisaldavad raamatupidamiskirjendite aluseks olevat üksikasjalikku informatsiooni. Tavapäraselt kasutatakse kahte suuremat registrite süsteemi – päevaraamatut ja pearaamatut. Päevaraamat ja pearaamat moodustavadki meie raamatupidamissüsteemi.
Päevaraamatusse kirjendatakse kõik majandustehingud algdokumendile tuginedes kronoloogilises järjekorras. Kronoloogilise registri abil saab kontrollida majandustehingute toimumist ja nende kajastamise viisi süstemaatilises registris. Ehk siis – ühe kuupäeva tehingud on nähtaval ühes kohas, koos sisukirjeldusega ja kontodesse liigitamisega. Päevaraamatusse kirjete kandmiseks on vajalikud järgmised sammud: Tehingu kuupäev, algdokumendi nimetus ja number, lausendi järjekorranumber, tehingu lühikirjeldus ning deebet – ja kreeditkontod koos summadega.
Kui koostad registreid, pane tähele, kas päevaraamatu tehingute summa võrdub kõikide kasutatavate kontode deebet- ja kreeditkäivete summaga. Kui ei, siis on kusagil viga ja Sul tuleb seda otsima hakata.
| Majandustehingu registreerimise jrk.nr | Kuupäev | Tehingu sisu | Deebet | Kreedit | Summa |
| 1. | |||||
| 2. |
Sellega aga veel asi lõppenud ei ole – me vajame toimunud tehingute kirjendamiseks ka pearaamatu vormis registrit.
Pearaamatus ehk süstemaatilistes registrites registreeritakse toimunud majandustehingud kontode lõikes. Muistsetel aegadel oli raamatupidajal tegemist suurte raamatute ja kartoteekide süsteemidega, info leidmine oli ajamahukas töö. Tänapäeval, kasutades häid raamatupidamisprogramme, on info leidmine lihtsam ja nõuab vaid vastavaid teadmisi kasutatava programmi võimalustest.
| Rea nr. | Kuupäev | Kirjendi sisu | Dok. nr. | Käive | Konto nimetus | Konto nimetus | ||
| Deebet | Kreedit | Deebet | Kreedit | |||||
| 1. | ||||||||
| 2. | ||||||||
| 3. | ||||||||
Pearaamatus on leitavad andmed kõikide kontode liikumiste kohta, igal kontol on vajalik algsaldo, käive ja lõppsaldo.
