Inventuuride läbiviimine on teema, mis ei jäta ilmselt ükskõikseks ühtegi inimest, kes puutub kokku ettevõtte või asutuse finants-, logistika-, tootmis- või juhtimistegevusega. Finantsjuhtimise osas on inventuur omamoodi garandiks, et aruanded on õiged ning õiglased, logistikavaldkonnas annab inventuur ülevaate tegelikust laoseisust, tootmisvaldkonnale tagab inventuur aga kindluse, et tootmisüksuse häireteta tööks on kõik vajalikud komponendid olemas.

Kindlasti leiavad paljud, et kõiki nimetatud algandmeid on võimalik saada ka aruandlusest ning kasutatavast laoarvestus- või raamatupidamisprogrammist. Siinkohal tulebki aga rõhutada inventuuri läbiviimise eesmärki – eelkõige omanikule/juhtkonnale kindlustunde andmist. Kvaliteetselt läbiviidud inventuur tagab kõigile ettevõtte erinevate üksuste juhtidele kindlustunde, et finantsaruanded ja programmis sisalduv informatsioon varade ja varude kohta on õige ja õiglane. Seega võib inventuuri pidada üheks esmaseks ettevõtte sisekontrollisüsteemi elemendiks.

Auditite käigus oleme tihti ühe protseduurina kasutanud inventuuride vaatlemist. Antud protseduur on äärmiselt tänuväärne, kuna annab audiitorile väga hea ülevaate sellest:

• kuidas suhtutakse ettevõtte/asutuse varadesse ja varudesse,
• kas juhtkond peab logistika/laoarvestuse valdkonda oluliseks,
• kas inventuur viiakse läbi õigesti ning objektiivselt ning seeläbi ka, kas bilansi varade ja varude reale võib hinnangu anda.

Näiteks kui ladu, milles inventuuri läbi viiakse, ei ole oma olemuselt selline, mis tagaks varade ja varade säilimise, on koheselt kahtluse all antud ettevõtte varade/varude bilansisaldo. Kuidas olla kindel antud ettevõtte varade/varude suuruses 31.12. seisuga, kui inventuur viiakse läbi näiteks novembri lõpus ja samal aja ei ole lao uksel lukku või paljudel töötajatel on laole kontrollimatu ligipääs? Mõned tunnid inventuuri vaatlemist annavad audiitorile (või miks mitte ka omanikele) väga hea ülevaate antud ettevõtte/asutuse suhtumisest oma varadesse ja varudesse.

Tüüpilised puudused, mida just varude ja väikevarade inventuuride vaatlemisel oleme tuvastanud, on järgmised:

1. Ladu on ettevalmistamata

Kvaliteetse inventuuri läbiviimise üheks eelduseks on korras ja süsteemne ladu. Segamini laos on inventuuri läbiviimine lugejatele raskem ja nii on korrastamata laos läbiviidud inventuuri korral lugemisvigade tekkimise risk oluliselt kõrgem. Tihti on kaup märgistamata ning inventuuri läbiviimine seetõttu väga aeglane. Olukord, kus erinevad laotöötajad erinevatest laonurkadest oma vara süles lugeja juurde viisid märkides, et näe, pane see kirja ning seejärel koos asjadega tagasi oma teed läksid, on samuti meil nähtud.

2. Inventuuri käigus ei hinnata varade/varude seisukorda

Inventuuri läbiviimisel tuleks hinnata ka ladustatud varade/varude seisukorda. Kui tegemist on realiseerimisaja ületanud kaubaga, mida inventuuri läbiviimisel tähele ei panda ning mille osas ei ole mingil põhjusel vastavat informatsiooni ka ettevõtte logistikaüksusel, on tegemist riskiga, et antud kaubad on bilansis kajastatud ebaõige maksumusega. Samuti ei tohi unustada võimalust, et närilised, vesi jms on laos kauba väärtuse langusele või isegi kauba hävimisele kaasa aidanud. Inventuuri käigus kauba seisukorda tähelepanelikult mitte hinnates võivad taolised juhtumid aga märkamata jääda.

3. Lugejad ei ole kompetentsed

Tihti ei tea inventuuri komisjonides osalejad,

• kuidas inventuuri läbi viia tuleb;
• millised on lugemise nõuded ja võimalused;
• kuidas vormistada lugemislehti jms.

Enamasti ei ole teadmatuse põhjuseks mitte lugejate rumalus, vaid neid ei ole ettevõtte/asutuse poolt lihtsalt informeeritud, kuidas protsess toimuma peaks. Muidugi eksisteerib ka võimalus, et ettevõttes/asutuses ei olegi fikseeritud inventuuride läbiviimise protseduurireegleid ning muid vajalikke sisemisi regulatsioone. Sellisel juhul puudub aga kindlus, et erineval ajaperioodil läbiviidud inventuuride tulemused oma kvaliteedis võrreldavad on. Protseduurireeglite puudumine halvendab ilmselgelt kogu inventuuri läbiviimist – lugejatel puudub selge ülevaade, mida ja kuidas tuleb teha, inventuuri komisjoni ja komisjoni esimehe õigused ja kohustused ei ole selged, dokumentide vormistamise osas puuduvad sisemised standardid jne. Kindlasti on paljud inventuuri komisjonides osalenud saanud läbi oma kogemuse targemaks, miks on vaja näiteks nummerdada lugemislehed enne inventuuri algust. Selgete reeglite korral jääksid aga sarnased valusad ning ressursimahukad vead olemata.

4. Lugemislehtedel on toodud ära varude kogused

Tihti kasutatakse lugemislehtedena raamatupidamisprogrammi väljatrükke, mis sisaldavad ka koguseid. Sellisel juhul on aga antud inventuuri õigsus koheselt kahtluse alla seatud. Inventuuri eesmärk on läbi viia objektiivne lugemine selgitamaks vahesid raamatupidamisliku arvestuse ning tegeliku koguse vahel.

Inventuuri ettevalmistamine, läbiviimine ja selle vormistamine on suur, kuid oluline töö, mille tulemused on aga olulised nii ettevõtte juhtkonnale kui omanikele tagamaks kindlustunde, et kõik tema varad ja varud on alles ning tema finantsseisund on aruannetes kajastatud õigesti ning õiglaselt.