2017. aasta algusest jõustunud raamatupidamise seaduse järgi peavad alates 1. märtsist 2017 kõik avaliku sektori asutused olema võimelised vastu võtma e-arveid.
Rahandusministeerium on avaldanud oma veebilehel kommenteeritud pakkumuskutse näidise (docx), mida võivad kasutada nii ettevõtted kui asutused, kes on hankimas e-arvelduse teenust.
Täna hangitakse e-arvelduse teenust pakkumiskutsetega, mis on tihtipeale liiga jäigad ning põhjendamatult keeruliste nõudmistega, mis viib tarbetu funktsionaalsuse ning kõrgete teenustasudeni.
Pakkumiskutse näidises on käsitletud mitmeid teemasid, mis on nö "korduma-kippuvad-vead" ning mille hoolikas läbimõtlemine võib tuua kaasa parema asjaajamiskorralduse ning väiksemad tasud.
Hea tava on nõuded kirjeldada eraldi ostu- ja müügiarvetele. Nende käsitlus on erinev ning nendega tegelevad tavaliselt ka erinevad osakonnad (ostuarvetega ostuosakond ja kulujuhid, müügiarvetega müügiosakond).
Hea tava on lisaks ka ostuarvete pool neljaks osaks jaotada:
- e-ostuarvete vastuvõtt,
- ostuarvete kinnitusring,
- PDF-arve andmete sisestus ehk digiteerimine ja
- ostuarvete arhiveerimine.
Kui hanke objekti kirjeldus ei vasta Hankija vajadustele, siis tuleb seda vastavalt täiendada. Väga suurte täienduste korral võib pakkujate arv väheneda, sest lahenduse vastavaks muutmine võib tähendada suuremahulisi arendusi potentsiaalse pakkuja poolelt.
Vastavalt just teie vajadustest lähtuva e-arveldusteenuse hankimiseks on abimaterjal nüüd olemas.