Aasta lõpp on lähenemas ja ettevõtetes kogub hoogu inventuuride ettevalmistamine. Sageli tundub, et inventuuride korrektne ja sujuv läbiviimine on ainult raamatupidajate tüütu kohustus, mis mõneks tunniks või päevaks ettevõtte tegevust takistab. Tegelikult ei ole inventuur ainult raamatupidajate mure ning olulistele asjadele rõhku pannes saab inventuure efektiivsemalt ja mõistlikumalt korraldada.

Inventuuri läbiviimise nõuded on sätestatud raamatupidamise seaduses ja riigi raamatupidamise üldeeskirjas, kuid peamiselt asutuse või ettevõtte sisemistes regulatsioonides (raamatupidamise sise-eeskiri, muud sisemised korrad jne). Iga asutus on varude ja varade poolest erinev ning seetõttu on oluline dokumenteerida ladude ja inventuuride põhimõtted sisemistes dokumentides. Inventuur on üks tõhusamaid  kontrolliprotseduure asutuse sisekontrollis ning seetõttu on oluline suhtuda sellesse ettevõtmisesse hoolikalt.

Inventuur aitab:

• veenduda varude/varade olemasolus,
• võrrelda varude/varade kajastamist finantsarvestuse andmetega,
• fikseerida varude üle- või puudujäägid ning korrigeerida andmeid,
• teha kindlaks, kas varude hoidmis-, säilitamis- ja kasutamistingimused on täidetud või mitte,
• tuvastada sisekontrolli puuduseid ning pettuseriske. 

Peamised probleemid ja takistused on lahendatavad 

Inventeerimise kvaliteet sõltub nii inventuuri korralikust ettevalmistusest kui ka inventuuri korrektsest läbiviimisest. Oluline roll on asutuse sisedokumentidel, et paika panna kes, millal ja kuidas inventuuriga tegeleb ja vastutab. Järgnevalt lühike ülevaade inventuuride olulisematest tähelepanekutest: 

1. Ebasobiva inventeerimise kuupäeva valimine 

Mida kaugemal bilansipäevast inventuuri läbi viiakse, seda suurem on risk, et inventuuri läbiviimise ja bilansipäeva vahelisel perioodil läheb midagi valesti ja bilanssi tekivad varude või põhivarade reale vead. Samuti on kuupäev oluline asutuse tegevusaktiivsust silmas pidades, sest pidev kauba liikumine venitab lugemise pikaks ja erinevused võivad lõpuks väga suureks osutuda. 

2. Varude liikumised inventuuri ajal 

Inventuuri ajal ei tohiks varude liikumisi olla. Kui seda ei ole võimalik vältida, siis tuleb arvestada sissetulevate ja väljaminevate kaupadega. NB! Ladudevahelised liikumised mõjutavad samuti lugemisprotsessi. 

3. Käsitsi lugemine vs skänneriga lugemine 

Skänneriga lugemine: triipkoodid ei pruugi õiged olla (tuleb võrrelda triipkoodi etiketiga/kaubaga). Käsitsi lugemine: lugeja võib kogemata vale koguse kirja panna või artiklid segamini ajada. Kindlasti on skänneriga lugemine automaatsem ning lugemisvea risk väiksem. 

4. Eeltäidetud lugemislehed 

Inventuuri lugemisdokument peab olema selline, et ei ole näha lao raamatupidamise saldot. See vähendab võimalust tulemustega manipuleerimiseks. 

5. Liiga suured erinevused 

Lugemisvigu saab vältida mitmeliikmelise meeskonna paralleelse lugemisega. Kui vigu on liiga palju, siis tuleb korraldada uus inventuur. 

6. Ettevõtte välised laod 

Inventuuris peab kõiki ettevõtte ladusid ja asukohti arvesse võtma, sh väliseid ladusid ja teiste asutuste juures asuvaid kaupu. 

7. Teise omaniku kaup 

Teise omaniku kaup peab olema asutuse kaubast selgelt eraldatud, et vältida ekslikku inventeerimist. 

8. Lugemislehtede täitmine 

Inventuuriandmed kantakse nimestikesse kustutuskindlalt, et võimalus tulemustega manipuleerida oleks väike. Nimestikesse tehakse parandused mahatõmbamisega, skännerite puhul korrigeerimisreana. 

9. Lugejate kauba tundmine 

Lugejad peavad inventeeritavat kaupa hästi tundma. Sellega on nii lugemisvea risk kui ka pettuserisk madalam. Kauba eest vastutav isik võib lugejatele lihtsalt vale artiklit näidata. 

10. Varude lugemisjärjekord 

Kaupu tuleks võimalusel inventeerida füüsilises järjekorras (st põhimõttel seinast seinani). Kui see pole võimalik või efektiivne, siis peaks olema kehtestatud põhimõte, kuidas loetakse. 

11. Loendatud varude märgistamine 

Topeltlugemise või lugemata jätmise riski vähendamiseks peab juba loendatud varad selgesti märkima. 

12. Varude inventuurimeetod 

Kaalumine, mõõtmine ja loendamine peab olema usaldusväärne. Kui lugemine ei toimu tükipõhiselt, vaid muudel alustel, peavad põhimõtted olema dokumenteeritud ning võimalikult konkreetsed. Vajadusel võib kaaluda ka spetsialistide kaasamist. 

13. Avatud pakendite arvestus 

Kui ei ole otstarbekas tükiliselt avatud pakendeid lugeda, peab täpsusaste olema fikseeritud sisemistes juhistes. Samuti peab kaaluma varude kuluks kandmise hetke ehk vähem väärtuslike pakendite puhul võimalust kanda kaup tarbimisse võetuks juba pakendi avamisel. 

14. Inventeerijate töö kontrollimine ja juhendamine 

Inventuuri komisjon peab olema võimalikult sõltumatu, aga samas kaupa tundev. Varude eest vastutav isik võiks olla inventuuri lihtsustamiseks lugemisel juures, et vajadusel abistada. Lugemisprotsess peab olema kontrolli all ning kontrollitav. 

15. Varude hoiustamine 

Kaubad peavad olema korralikult hoitud, valvatud ja nende säilivus tagatud. Korrastamata ladu raskendab inventuuri läbiviimist ja igapäevast laoliikumist. Inventuuri käigus tuleb dokumenteerida ka rikutud, kahjustatud või kõlbmatud varud. 

Inventuur ei lõppe lugemisega 

Inventuuri edukal lõpetamisel ilmnevad erinevused finantsarvestuse andmete ja tegeliku seisu vahel. Järelikult ei ole inventuur veel lõppenud, vaid järgnema peaks tulemuste analüüs. Tugeva ja koordineeritud tegevusega asutuses ei saa erisused olla jahmatavalt suured. Kindlasti tekib asutuse ärivaldkonnast ja spetsiifikast tulenevalt ka loomulikku kadu. Kauba sisestamisel ja väljastamisel võivad minna artiklid vahetusse või tootmisprotsessi käigus ühtteist kaotsi. Samuti ei ole välistatud lugemisel tekkivad aritmeetilised vead.

Kui tulemused on ebaloomulikud ning põhjendamatult suurte erinevustega, siis viitab see laoarvestuse või inventuuri halvale kvaliteedile või pettustele. Ebakvaliteetse inventuuri korral tuleb kaaluda ka vajadust inventuur uuesti läbi viia. Laoarvestus peaks igapäevaselt toimima nii, et inventuuril oleks kontrolli, mitte arvestuse funktsioon. 

Vargus tuleb inventuuriga üldjuhul välja 

Korrektse laoarvestuse ja kvaliteetse inventuuri korral on erinevuste põhjuseks tõenäoliselt pettus. Erinevusi võivad tekitada näiteks kaupade vargus (ka väikestes kogustes) ja puudujääkide näitamine kauba omastamiseks. Pettus võib, aga ei pruugi inventuuri käigus välja tulla ehk ainult sellele ei tasu lootma jääda ja vajalikud oleksid ka muud sisekontrollid pettuste tuvastamiseks. Ka pealtnäha minimaalsed erinevused võivad peita pettust, kui inventuuri tulemustega on manipuleeritud või kaupa võltsitud. Näiteks võivad karbid tühjad olla või vedelikud osutuda tavaliseks kraaniveeks. 

Pettuste riski saab inventuuridega vähendada 

Inventuure saab edukalt kasutada sisekontrolli osadena ka jooksvalt, mitte ainult kord aastas. Ootamatud kontroll-lugemised mõjuvad distsiplineerivalt ning jooksev laoarvestus saab tõenäoliselt kvaliteetsemaks. Samuti on vahel otstarbekas inventuuride tegemisel huvide konflikti vältimiseks või ebapiisava ressursimure lahendamiseks kasutada ettevõtteväliseid koostööpartnereid.

Lugemisvigu vähendab võimalikult automatiseeritud protsess. Et tulemused ja kvaliteet ei oleks ainult raamatupidajate või juhtkonna mure, võib kaaluda ka rahaliste motivaatorite kehtestamist. Materiaalne vastutus puudujääkide eest või vastupidi, premeerimine erakorraliste inventuuride minimaalsete erinevuste puhul võib vahel väga efektiivseks osutuda. Pettuseid aitab tuvastada ka inventuurijärgsete tulemuste ja jooksva arvestuse pidev analüüs.