Kümme lihtsat reeglit, kuidas finantsandmete töötlemisel Excelis vähem vigu teha

Pane tähele! Artikkel on ilmunud enam kui 5 aastat tagasi ning kuulub Geeniuse digitaalsesse arhiivi.

Vaatamata 21. sajandi algusele on Eestis endiselt kõige populaarsem ja enamlevinud tarkvara konsolideerimisprotseduuride läbiviimiseks MS Excel. Tänu oma universaalsusele, lihtsusele ja paindlikkusele on Exceli populaarsus mõistetav. Seda küll vaid juhul, kui suudetakse eeltoodud argumentidest tulenevaid ohtusid vältida.

1. Kõige elementaarsem on vajaliku info ekslik sisestamine. Tegemist on paratamatu inimliku vea faktoriga: vale koma koht, üleliigne null jms.

2. Arusaadavus. Väga sageli omab tehtud keeruline tabelarvutus mõtestatud sisu vaid tabeli koostajale. Kolmandad isikud näevad aga ränka vaeva sisu mõistmisega ning vääriti mõistmised või vaid osaline arusaamine on sellisel juhul paratamatud.

3. Saja rea reegel. Ühel lehel kasutatavate ridade arve ei tohiks mittemingil juhul ületada maagilist 100 rea piiri, sest tekkivate vigade arv kasvab seejärel hüppeliselt. Praktikas muutub tervikpildi saavutamine juba enne 100 rea saavutamist raskendatuks. Sellistel juhtudel tuleb kas infot rohkem konsolideerida või erinevate lehtede vahel tükeldada.

4. Vajalik tabelite sisu lihtsus. Keerulised valemid annavad üllatavalt sageli vale vastuse ning vastav tõenäosus suureneb koos kasutajate (andmete sisestajate) arvu suurenemisega.

5. Katkised ehk valed viited infoväljaga lahtritele. Nimetatud riski saab oluliselt vähendada, kui valemitega lahtrid (aga ka kõik muu staatiline info) ülekirjutamise vältimiseks n-ö ära lukustada.

6. Valemite ülekirjutamise oht. Kui sageli oleme me kõik leidnud ennast olukorrast, kus mõne Exceli valemi toimimise eesmärgi paremaks mõistmiseks oleme klõpsanud valemi reale ning järgmisel hetkel avastanud, et oleme tahtmatult juba suutnud valemisse "täiendusi" sisse viia. Tulemusena on "valed" valemid väga lihtsad tekkima. Sarnaselt eelmisele punktile, aitab ka siin valemilahtrite lukustamine.

7. Vähesed või puudulikult sisse ehitatud kontrollid. Kui sisse lipsanud vigu ei suudeta piisavalt suure tõenäosusega avastada, ei ole võimalik saada piisavat kindlust, et tehtud töö ikka õige tulemuse on andnud.

8. Kõigi eelduste ja muutujate lahushoidmine edasisest arvestuskäigust. Antud kriteeriumi olulisusest saadakse sageli aru alles siis , kui reeglit on rikutud, eeldused ja muutujad arvestuskäigus alles sisse toodud ning tulemusena kõik segi aetud nagu Kört-Pärtli särk pühapäeva hommikul.

9. Kommentaare tasub lisada, nagu ka taustavärviga rõhutada tõesti vaid kõige olulisemat. Valimatult kõigi lahtrite varustamine kommentaaridega ning lahtrite "värvimine" saadab vaid ühe sõnumi – mitte miski ei ole oluline, sest olulist ei ole tulemusena vähemolulisest enam võimalik eristada.

10. Positiivseid ja negatiivseid numbreid tuleb süsteemselt eristada. Teinekord on kasu, kui negatiivsed numbrid märkida teise värviga, näiteks punaseks. Selge ja järjekindla eristuse olemasolul on hilisemate valemite loomine ja tulemuste tõlgendamine oluliselt lihtsam, samuti väheneb oluliselt vigade tekkimise risk.

Eeltoodud ohukohtade kokkuvõttena on lihtsam mõista, miks tasub ka alternatiivsete tarkvaralahenduste järele ringi vaadata selmet jätta kogu ettevõtte aruandluse ja planeerimise süsteem tuginema sedavõrd haavatavale lahendusele, nagu seda on Excel. Aga ka Excelile truuks jäädes, olles võimalikest ohukohtadest teadlik, on võimalik saavutada vähemate vigadega parem tulemus. Ning kindlasti ei tasu alahinnata võimalust lasta tehtud töö kellelgi üle vaadata, sest kaks pead (ja neli silma) on alati parem kui üks pea (ja kaks silma).

Artikkel on avaldatud Deloitte Eesti kliendilehes Eestvedaja

Pane tähele!

Kord nädalas

Telli RMP Nädalakiri

Kolmapäeviti saadetav Nädalakiri sisaldab raamatupidamise, maksunduse ja tööõiguse valdkonna olulisi uudiseid, spetsialistide artikleid, seadusemuudatusi, nõuandeid ja soovitusi.

Töövahendid

Maksukalender Maksumäärad Numbriline Tööajafond RTJ IFRS Abitabelid Seadused MTA avalikud päringud Nädalakiri

Kalkulaatorid

Palgakalkulaator Maksuvaba tulu kalkulaator Puhkusekalkulaator Auditikalkulaator Kogumispensioni kontroll