aastaaruanne 2017
Pühapäev, 18. Veebruar
 

Kviitungid kiirelt ja mugavalt e-arveks. Kuidas?

Septembri lõpus Eesti Raamatupidajate Kogu eestvedamisel toimunud veebipõhiste majandustarkvarade infopäeval keskenduti raamatupidamisteenuse pakkujate muredele ja nende lahendamisele kaasaegsete veebipõhiste majandustarkvaralahenduste abil. Infopäeval kõneldi ostuarvetest ja kviitungitest ning arutati lahendusi, mida selles vallas pakutakse ehk kas tšekk erineb tavalisest ostuarvest ning kuidas on kõige mugavam tšekid raamatupidamistarkvarasse saada.

Keskmisest suuremas Eesti ettevõttes esitatakse kuus paarsada kuludokumenti. Need kõik tuleb ükshaaval läbi töötada, alustades sellest, kas esitatud kuludokument on ikka raamatupidamisse sobiv. Raamatupidaja on justkui detektiiv, kes uurib, kas õhtusöögi eest esitataval tšekil on kirjas, millise kliendiga õhtustati ja on see ikka ettevõtlusega seotud kulu, kes kulu eest maksis ning millega. Nõnda aga kulutab raamatupidaja oma väärtuslikku ja kallist tööaega, et leida küsimustele vastused. Lisaks kiputakse kuludokumente raamatupidajale esitama viimasel hetkel, vahetult enne aruande esitamise tähtaega.

Infopäeval pakuti välja mõistlikumaid lahendusi kuludokumentide halduseks. Arutelus osalesid Anti Stranberg (SmartAccounts), Jaanus Reismaa (SimplBooks), Kaja Kert (Merit Aktiva), Taavi Hõbejõgi (Erply Books),  Egon Leego (Directo) ning Aleksandr Beloussov (E-arveldaja). Vestlusringi juhtis raamatupidajate kogu juhatuse esimees Margus Tammeraja.

E-arvete liigid

Kas e-arve ja e-tšeki vahel on üldse erisust? Raamatupidamise algdokumentide vormistust reguleerivad raamatupidamise ja käibemaksuseadus. Siiski ei ole käibemaksuseaduses ega ka mujal defineeritud tšeki mõistet. Sisuliselt on nii e-kviitung kui ka e-tšekk või mõne muu nimetuse alla koonduv e-arve kõik üks ja see sama ostuarve.

Taavi Hõbejõgi Erply Booksist kommenteeris: "E-arve on sisuliselt lihtsam viis raamatupidamiskande tegemise jaoks. Lõpp-produkt on ikkagi ostuarve süsteemis, mille peab tasuma. Turul on nelja liiki ostuarveid. Järjestan need vastavalt paremusele: e-arve, PDF, pilt ja siis muul viisil dokument (näiteks Microsoft Word). Viimasel kujul saadud arved võiks kohe tagasi saata." 

Kas tšeki pildistamine on lubatud?

Rahandusministeeriumi esindajad on igal digiraamatupidamise teemalisel esinemisel rõhutanud, et Eestis on digitaalne raamatupidamine lubatud ning tšekist digitaalse koopia tegemise järel võib paberi ära hävitada. 

Siiski tuleb enne tšeki pildistamist märkida sellele arve saaja nimi ja registrikood. Vastasel juhul ei saa tõendada, et tšeki sai just see ettevõte ja et seda ei ole kuludokumendina mitmesse erinevasse ettevõttesse esitatud. Lisaks pole algdokumendi säilitamisel tšekipaberil erilist mõtet, kuna juba mõne aasta pärast ei ole tšekk enam loetav.

Aleksandr Beloussov RIKst tõi välja, et eelistab kõikidelt oma hankijatelt e-arvete saamist. Ka tema usub, et tulevik on lihtsam kui praegu, st et välja arendatakse tehnoloogiad, mis võimaldavad kõigi paberil olevate vajalike andmete väljalugemist.

Egon Leego Directost soovitas oma klientidel mitte koguda tšekke n-ö kilekotti kokku, vaid võtta taskust telefon ja teha tšekist pilt, mille saab otse Directosse saata. Sedasi käitudes saab raamatupidaja tšekid kätte jooksvalt, mitte kuu lõpus. Lisaks on Directo liidestatud tšekiäpiga tsekk.ee ja esimeste seas on nad liitunud Omniva teenusega E-kviitung.

Kaja Kert Merit Tarkvarast rääkis, et Merit kasutab ise tsekk.ee teenust: "Tšekile kirjutatakse peale saaja andmed, see pildistatakse üles ning andmed tulevad automaatselt programmi kinnitamata arvete alla. Vastavad isikud kinnitavad selle dokumendi ära ning kinnitamine on võrdsustatud digitaalse allkirjaga. Kinnitamine on vajalik, kuna see tõendab dokumendi õigsust. Kõik algdokumendid säilivad Merit Aktivas olevate kannete küljes".

Ettevõtete valmisolekust  digitaalsete teenuste kasutamise kohta tõi Kert näite: "Merit saatis kõikidele oma klientidele üleskutse hakata tšekkide edastamiseks kasutama tsekk.ee teenust. Selle kirja peale suurenes tsekk.ee klientide arv pea kolm korda. Sellest saab järeldada, et huvi innovatiivsete digilahenduste vastu on suur. 

Kuidas hetkel e-arveid vahetatakse?

Aleksandr Beloussov RIKist ütles, et Eestis on 190 000 aruandluskohuslast ettevõtet. Nendest 4000 ja veidi enam on valmis võtma vastu e-arveid (andmed pärinevad e-äriregistrist, mis saab infot e-arvete operaatoritelt). Lisaks riiklikule süsteemile on paljud raamatupidamistarkvarad üles ehitanud enda lahendused e-arvete vahetamiseks. Nii kasutab näiteks Merit arvete edastamiseks Creditinfo ja Omniva teenust, seega on kõigil võimalik teenust kasutada. Ka need, kes on Fiteki teenuse kliendid, saavad oma andmed ilusti edastatud, kuna Omniva ja Fitek oskavad omavahel arveid vahetada.

Erply Booksile ei ole e-arvete puhul vahet, kas see jõuab kohale operaatori kaudu või tarkvara vahendusel. Erply Booksis on selleks otstarbeks igal ettevõttel oma ostuarvete postkast, mis võtab arve sisse automaatselt. Sellele saab määrata reegleid, mis suudavad arvet kohe töödelda, näiteks suudab süsteem PDFil olevad arved sisse lugeda 70% ulatuses. Tänu sellele on teatud enamlevinud hankijate arveid võimalik ka automatiseerida. Loomulikult võimaldab Erply Books oma klientidel ka operaatorite kaudu e-arveid saata, kuid lepingu operaatoriga peab klient sõlmima ise. Siiski eelistab Erply Books pakkuda oma kliendile lahendust automatiseerida oma ostuarved ära e-arvete näol, mida on kõige lihtsam teha ostuarvete postkasti ja tsekk.ee abil.

Directol on juba kaks aastat olemas PDF-tuvastus ning arveid on võimalik saata otse programmi. Kuigi olemas on ka e-arvete võimalus, siiski eelistavad paljud kliendid PDF-dokumente saata ja neid töödelda olemasolevate vahenditega.

SmartAccountsil on tšekiäpp, millega arveid programmi saata, kuid e-posti võimalust neil ei ole.

SimplBooksil postkastiteenust pakkuda ei ole, kuid e-arveid on võimalik importida programmi, need ei pea tulema operaatori kaudu. 

Miks on operaatorteenus vajalik ja miks kõik seda ei kasuta?

Operaatorteenus e-arvete vahendamiseks on vajalik, sest vastasel korral peaks iga tarkvara tegema integratsioonid teiste tarkvaradega ning sellisel juhul tuleks teha väga palju arendustööd. Operaatorite kaudu on see oluliselt lihtsam. 

Egon Leego Directost ütles: "Lõppklient ise ei peaks operaatoritega lepingut sõlmima, st tarkvara pakkuja kaudu peaks olema operaatorlepingud sõlmitud ning klient vajutab lihtsalt tarkvaras nuppu, et soovib teenust kasutama hakata. Juba praegu on kliendid kurtnud, et nemad ei soovi lepingute sõlmimisega tegeleda, see toob neile kaasa järjekordse lisatasu."

Ka Jaanus Reismaa SimplBooksist tõi välja asjaolu, et kui väiksemad ettevõtted peavad probleemiks operaatorteenuse kasutamise juures selle hinda, siis raamatupidamisteenust pakkuvad ettevõtted ei oska tihtipeale kliendile põhjendada tarkvara kasutamise teenuse hinda. Lõppklient ei ole valmis rohkem maksma, ei operaatorile teenuse eest ega tarkvara pakkujale sarnase teenuse eest, samuti mitte tükihinda iga e-arve pealt, kuna PDF-arve saatmine on tasuta.

Kaja Kert Meritist kommenteeris: "Ükski meie klient ei maksa ei e-arve saatmise ega vastuvõtmise eest, kõik kulud katab Merit."

Arutelu kokkuvõtteks võib öelda, et e-arved ja e-tšekid pole enam tulevik, vaid juba praegu olemasolev teenus, kuna kogu tehnoloogia on olemas. Probleemiks on pigem hirm teenuste kasutuselevõtu ees. Lahenduseks on ehk suurem seletustööd, et ettevõtete juhid ja raamatupidajad mõistaksid paremini, et e-teenuste kasutamine ka väikese tasu eest säästab tegelikkuses nii ettevõtte aega kui ka raha, kuna väheneb märkimisväärselt andmesisestustöö maht, mis moodustab praegusel hetkel raamatupidaja tööst väga suure osa (olenevalt raamatupidajast 60-90% ajast). E-teenuste kasutamisega jääks raamatupidajale rohkem aega tegeleda sellega, mis on tema tegelik roll, st olla ettevõtte finantsnõustaja.

Foto: Anne-Ly Palm

  • Autor: Viivika Lumberg
  • Allikas: W.Finance OÜ
Seotud märksõnad: arve, majandustarkvara, e-arve
Lati maksusysteem

Veel samal teemal

Viimati lisatud artiklid samas rubriigis

  • Rahavoogude aruanne - üks keerulisemaid aruandeid raamatupidamises 12.02.2018

    Majandusaasta aruande koostamise juurde kuulub raamatupidamise seaduse kohaselt ka rahavoogude aruanne ning seetõttu tuleb kõigil raamatupidamiskohustuslastel vähemalt korra aastas oma ettevõtte rahavood üle vaadata.
    Loe edasi..

  • Puhkusega seotud olulised teemad, millega iga raamatupidaja, tööandja ja töötaja aasta alguses kursis peaks olema 06.02.2018

    Vastavalt töölepinguseadusele on töötaja igaaastane põhipuhkus 28 kalendripäeva, kui tööandja ja töötaja ei ole kokku leppinud pikemas puhkuses või kui seadus ei sätesta teisiti. Alaealise ja töövõimetuspensionäri põhipuhkuse pikkus on 35 kalendripäeva, millest seitse kalendripäeva hüvitab riik.Põhipuhkust ei teenita ajal, kui töötaja on tasustamata puhkusel, ajateenistuses ja lapsehoolduspuhkusel. Põhipuhkus ei sisalda rahvus- ega riigipühi.Lähtudes raamatupidamise tulude ja kulude vastavuse printsiibist tuleb väljateenitud puhkuse kohustus kajastada välja teenimise hetkel, mitte perioodis, kus töötaja seda kasutab.
    Loe edasi..

  • Rendiarvestuse ja lõpparuannete koostamise juhendid läbisid värskenduskuuri 02.02.2018

    Rendilevõtja saab arvestuse pidamisel valida kapitali- või kasutusrendi või rendi bilansilise positsioonina kajastamise meetodi vahel.
    Loe edasi..

  • Kaetava väärtuse meelespea 30.01.2018

    Paljudele ettevõtetele lõppes möödunud aastaga ka järjekordne majandusaasta ja sellega seonduvalt on asjakohane meelde tuletada, et juhtkonnnal on põhjust hinnata ka märke, mis võiksid viidata varade väärtuse langusele.Märgiks varade väärtuse langusest võivad muu hulgas olla järgmised asjaolud:vara turuväärtus on langenud oluliselt kiiremini, kui võiks eeldada, lähtudes aja möödumisest või vara normaalkasutusest;üldine majanduskeskkond ja turusituatsioon on halvenenud, mistõttu on tõenäoline, et varast genereeritav rahavoog/tulu väheneb;turu intressimäärad on tõusnud, mistõttu varade kasutusväärtuse arvutamisel kasutatav diskontomäär on tõusnud ja vara kasutusväärtus langenud;ettevõtte netovara väärtus on suurem ettevõtte turuväärtusest; varade füüsiline seisund on järsult halvenenud;varast või varade grupist saadavad tulud on väiksemad planeeritust; ettevõte kavatseb lõpetada mõningaid tegevusvaldkondi või sulgeda mõningaid osakondi või müüa varasid planeeritust varem.
    Loe edasi..

  • Auditi või ülevaatuse kohustuslikkuse tingimused (alates 2016 aastaaruanne) 03.01.2018

    RMP.ee toimetus on koostanud ülevaatliku tabeli auditi ja üle­vaatuse kohustuslikkuse tingimus­test, mida on kohustuslik jälgida majandusaastatel, mis algasid 01.01.2016 ja hiljem. Audit on kohustuslik, kui järgnevast kolmest kriteeriumist kaks on ületatud: käive 4 miljonit eurot, varad 2 miljon eurot, töötajaid 60; või kui järgnevast kolmest kriteeriumist üks on ületatud: käive 12 miljonit eurot, varad 6 miljonit eurot, töötajaid 180.
    Loe edasi..

Vaata kõiki artikleid
 
puhkuste ajakava 2018
Töövahendid
Naljanurk

Raamatupidaja kontrollib töölähetusest saabunud töötaja kuludokumente.
"Mis astronoomiline summa see on?"
"See on arve hotelli eest."
"Aga kes andis Teile loa hotell ära osta?"

Uudised > Eelnõud
Kalender & arhiiv
E T K N R L P
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28
« Veebruar 2018 »
Tööpäevade arv kuus 20
Töötunde kuus 157
Riigipühad: 24.02

Vaata tööajafondi..
E-POOD
Gallup
Kas koostate juba puhkuste ajakava?
 Jah
 Ei
 Ei tea
Äriregister
Kreedix
Maksu- ja tolliamet
Eesti KMKR otsing
  • weekend
  • Fortumo
  • resa
  • Maksuskoop
 
Koostööpartnerid
  RMP Eesti RMP Eesti OÜ Registrikood 11027462
KMKR EE100898345

Swedbank: EE582200221024811122
SEB Pank: EE221010220073067015
LHV Pank: EE117700771000732704

Jur. aadress: Rukki 18-8, Tallinn
Kontor: Mustamäe tee 5-607, Tallinn
Tel. 6 848 110
E-post: info@rmp.ee
RMP Eesti tooted Portaal RMP.ee
Uudiskiri Nädalakiri
Ajakiri Spetsialist

Raamatupidaja kalendermärkmik
Juhendraamat KÜ raamatupidamine
Juhendraamat MTÜ raamatupidamine
Dokumendinäidised

KOOLITUSED
Raamatupidamisteenus
Majandusarvestuse põhitõed

RSSFacebookTwitter
RMP.ee Kontakt
Uudised
Kasutajatingimused
Foorumi tingimused
Koostööpartnerid
REKLAAM
Tagasiside

STATISTIKA
252846  Foorumi postitust
345  E-poe toodet
81  Koolitust
23054  Artiklit
52413  Registreerunud kasutajat
36137  Nädalakirja tellijat
33354  Pers. pakkumise tellijat
Lugeja staatus  KÜLALINE
   - ei näe spetsialistide artikleid
   - ei kehti soodustused
   - ei saa populaarset uudiskirja Nädalakiri

REGISTREERU


 REGISTREERUNUD KASUTAJA
   + kõik artiklid sisselogimisel nähtavad
   + PDF ajakiri Spetsialist tasuta
   + uudiskiri Nädalakiri e-postile
   + soodustused RMP Eesti koolitustele

Logi sisse
 

© RMP Eesti OÜ 2004-2017