Riigihangete olemus
Riigihange on ostu sooritamine riigi või mõne (reeglina) avaliku sektori asutuse poolt seaduses määratletud reeglistikku järgides. Riigihankena ostetakse asju, tellitakse teenuseid või ehitustöid. Reeglid asjade ostmiseks, teenuste või ehitustööde tellimiseks on seaduses ette nähtud selleks, et oleks tagatud maksumaksja raha õiglane, otstarbekas ja läbipaistev kasutamine.
Rahandusministeeriumi andmetel korraldasid möödunud, 2017. aastal riigiasutused ja kohalikud omavalitsused ning nende allasutused ja ettevõtted kokku 10 375 riigihanget. 2017. aastal alustatud hangete kogumaksumuseks on pisut üle 2 mld euro. Seega puudutab hangete korraldamine päris suurt osa meie majandusse panustavaid osapooli.
Riigihanke korraldamisel on hankija kohustatud järgima järgmisi seaduse üldpõhimõtteid:
- läbipaistvus ja kontrollitavus,
- võrdne kohtlemine,
- konkurentsi efektiivne ärakasutamine,
- konkurentsi kahjustava huvide konflikti vältimine,
- rahaliste vahendite säästlik ja otstarbekas kasutamine.
Selleks et ülaltoodud põhimõtteid oleks võimalik järgida ja monitoorida, tuleks asutuses, keda riigihangete temaatika puudutab, luua ja töös hoida efektiivne sisekontrolli süsteem. Selles peavad kaasa lööma kindlasti ka raamatupidajad ja finantsosakonna töötajad.
Milliseid asutusi riigihangete teema puudutab? Hankija ehk isik, kellel on kohustus järgida riigihanke seaduse nõudeid, on riik või riigiasutus, kohaliku omavalitsuse üksus ja asutus, kohaliku omavalitsuse üksuste ühendus, muu avalik-õiguslik juriidiline isik või selle asutus, sihtasutus, mille üheks asutajaks on riik või mille asutajatest rohkem kui pool on muud avaliku sektori isikud, aga ka eraõiguslik juriidiline isik, mida põhiliselt rahastavad või mis on juhitud ja avaliku sektori kontrolli all ning mis on asutatud eesmärgiga täita põhi- või kõrvaltegevusena ülesannet avalikes huvides. Eraõiguslikele asutustele võib hankija staatus tulla teinekord ka üllatusena, kuna reeglina seostatakse teemat vaid avaliku sektoriga.
Selleks et ehitada üles toimiv sisekontrolli süsteem, tuleb mõista kehtivaid reegleid ja seada eesmärgid, millele süsteem peaks vastama, ning määratleda, millist infot on vaja koguda. Oluline hangetega seonduva sisekontrolli juures on ka huvide konfliktide vältimine.
Hangete reeglid lähtuvad põhimõttest, et ettevõtted, kellelt teenuseid või ehitustöid tellida või asju osta, valitakse kindlatest kriteeriumitest lähtuvalt. Need valikukriteeriumid peavad olema kontrollitavad ja arusaadavad kõigile ühtmoodi ning valiku langetamisel ei ole lubatud lähtuda isiklikest tutvustest, meeldimisest või muudest subjektiivsetest asjaoludest. Kõigile ettevõtetele, kes saavad riigile soovitud asju, teenuseid või ehitustöid pakkuda, tuleb anda võrdne võimalus seda teha. Nii on tagatud eeldused maksumaksja raha võimalikult efektiivseks ja otstarbekaks kasutamiseks.
Menetlusliigi valik tuleb riigihankeseaduse alusel teha lähtudes järgmistest kriteeriumitest:
| Piirmäärad (alates 01.09.2017) | Menetlusliik |
|---|---|
| Asjad/teenused – 1-29 999 € Ehitustööd – 1-59 999 € | Väikeost |
| Asjad/teenused – 30 000-59 999 € Ehitustööd – 60 000-149 999 € | Lihthange |
| Asjad/teenused (riigiasutused) – 60 000-134 999 € Asjad/teenused (teised hankijad) – 60 000-208 999 € Ehitustööd – 150 000-5 224 999 € | Hankemenetlus |
| Asjad/teenused (riigiasutused) – alates 135 000 € Asjad teenused (teised asutused) – alates 209 000 € Ehitustööd – alates 5 225 000 € | Rahvusvaheline hankemenetlus |
Vastavalt planeeritavale ostu summale tuleb valida ka hankemenetluse liik.
Hangete läbiviimine piirmäärade täitumisel
Kõige olulisem aspekt, mida sisekontrolli süsteemilt oodata, on see, et ükski vajalik hange ei jääks korraldamata. Kui ostud on juba tehtud, siis tagantjärgi hanget korraldada ei saa. Antud olukorra ära hoidmiseks on oluline roll hankeplaanil. Teatud asutustele on hankeplaan kohustuslik, kuid isegi kui see kohustuslik ei ole, tasuks kindlasti vähemalt kalendriaasta lõikes koostada hangete prognoos või eelarve: millised ostud aastas tehakse ning mis on nende maht, kas ülaltoodud kriteeriumitest lähtuvalt tuleks korraldada hankemenetlus.
Siinkohal juhin tähelepanu ka riigihangete seaduses toodud mitmetele eranditele. Näiteks on sätestatud, et hankemenetlust ei tule üldjuhul teha, kui ostetakse seaduses nimetatud sotsiaal- ja eriteenuseid (varem nimetatud lihtsustatud korras tellitud teenused). Selliste teenuste loetelu on toodud rahandusministeeriumi kodulehel.
Samuti ei ole vaja hankemenetlust korraldada, kui tegemist on sisetehinguga. Mis on sisetehing ja kuidas selles osalevaid osapooli defineerida, räägib täpsemalt riigihangete seadus. Juhul kui tõlgendada sisetehingute sätteid valesti, võib tekkida olukord, kus hanked, mida tuleks seaduse alusel korraldada, jäävad tegemata. Siinkohal saab kindlasti toetavat funktsiooni pakkuda raamatupidaja.
Erandit hankemenetluse korraldamises saab rakendada ka juhul, kui ühes asutuses on mitu iseseisvat hankeüksust. Sellisel juhul ei tule vaadelda piirmäärade ületamist asutuse kui terviku suhtes, vaid hankeüksuste kaupa eraldi.
Kindlasti tuleks jälgida ostude ja kulude puhul ka n-ö suuremat pilti, et vältida hangete alusetut osadeks jaotamist, näiteks soetused, mis teostatakse läbi mitme kalendriaasta jne. Siinkohal saab toetavad funktsiooni pakkuda kindlasti raamatupidaja, kelle osaks võib olla selle info õigeaegne toimetamine juhtkonnani või hangete korraldamise eest vastutavate isikuteni.
Raamatupidaja roll oleks kaasa rääkimine asutuse vastavate alusdokumentide koostamises. Sisetehingud ja iseseisvad hankeüksused tuleks kindlasti defineerida näiteks hankekorras. Vastavalt saaks siis raamatupidamise infosüsteemidesse viia sisse määratlused/dimensioonid. Näiteks võiksid raamatupidamisprogrammis olla tähistatud ostud, mis lähevad riigihangete seaduses toodud erandite alla ja millega seoses ei ole vaja korraldada hankemenetlust. Samuti võiksid infosüsteemis olla tähistatud hanke viitenumbriga juba korraldatud hangetega seotud ostud, et analüüsides, ega hanke piirmäärasid ei ole ületatud, saaks vastavad ostud välistada. Mida detailsem on selline dokumenteerimine, seda lihtsam on hiljem tuvastada, miks mingisuguse ostuga seoses hanget ei korraldatud. Oluline on eraldi fikseerida ka hankelepingute hilisemad muudatused, kuna nende kohta on vajalik hilisem aruandlus. Kõige selle juures saab raamatupidaja kindlasti abiks olla.
Siinkohal on oluline ka etteulatuv vaade. Toimiv sisekontroll peaks olukorrad, kus ületatakse hanke piirmäära, tuvastama enne, kui ost sooritatakse. Tähelepanu tuleks jällegi pöörata hanke plaanile ning juba plaani koostades määrata hankemenetluse liik ja juhul kui saab rakendada erandeid, siis need välja tuua. Juhul kui eelarvestatud ostu summa muutub, tuleb kindlasti pöörata tähelepanu ka menetlusliigi valikule. Raamatupidajad selles sageli kaasa rääkida ei saa, kuna raamatupidamine tähendab juba toimunud tehingute kajastamist. Ostude ja hangetega tegelevad aga asutuses sageli teist funktsiooni omavad isikud. Raamatupidajal on suur roll infosüsteemi kujundamisel selliseks, et sellest saadav info aitaks ära hoida riskide realiseerumist ning et saadav aruandlus vastaks infotarbijate vajadustele.
Huvide konflikti vältimine
Riigihangete seaduse üheks põhieesmärgiks on pakkujate võrdne kohtlemine. Tehingud huvide konflikti tingimustes ei ole lubatud. Selleks et sarnaseid olukord vältida, tuleks esmalt defineerida asutusesiseselt, kes on üleüldse seotud isikud, kellega tehtud tehingutest võiksid sellised konfliktsed olukorrad tekkida. Seotud osapoolte määratlust riigihangete seadus otseselt ei anna. Samuti ei pruugi olla piisav lähtuda siinkohal vaid finantsaruandluses kasutatavast definitsioonist. Arvesse tuleks võtta kindlasti ka korruptsioonivastase seaduse määratlust. See omakorda tähendab, et seotud isiku ja sellest tuleneva huvide konflikti olukordade definitsioon võib osutuda laiemaks kui seotud osapoolte määratlus raamatupidamises.
Kindlasti tasuks töötada välja asutuse sisemine protsess, kuidas seotud isikuid tuvastatakse. Samuti, kuidas veendutakse, et hankekomisjoni liikmed ei satu huvide konflikti. Näiteks on soovitatud kirjalike kinnituste kogumine hankekomisjoni liikmetelt tõendamaks, et huvide konflikti ei eksisteeri. Raamatupidaja roll selles on samuti info kogumine ja talletamine, ka info ajakohastamine. Rõhutaks aga siiski, et raamatupidaja ei saa vastutada selle eest, et seotud osapoolte kohta kogutav info oleks täielik ja korrektne. See vastutus lasub asutuse juhtkonnal ning raamatupidaja saab kanda vaid toetavat ja administreerivat funktsiooni.
Raamatupidamise infosüsteemid on oluline infoallikas asutuse juhtidele ja hangetega tegelevatele isikutele, et planeerida hangete korraldamist ning jälgida hankelepingute täitmise kulgu. Raamatupidaja rolliks on abistada selliste süsteemide väljatöötamisel, mis vastavad infotarbijate vajadustele.
