Firma Töökas Ämblik personalijuht palub Teie abi, et selgitada, kas alltoodud situatsioonis tegutsesid firma juht, töötaja ja raamatupidaja õieti. Milles eksiti?

Esmaspäeva õhtul teatas Töökas Ämblik juhatuse esimees töötajale, et teisipäeva hommikul peab töötaja sõitma Viljandisse peatselt avatavasse tsehhi seadmeid paigaldama. Juhatuse esimehe arvates pidid tööd Viljandis tehtud saama hiljemalt reede õhtuks.

VIGA

• Juhatuse esimees küll vestles töötajaga ja tegi oma otsuse suuliselt, kuid suhteliselt umbmääraselt teatavaks. Vastavalt “Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja kord” §3 oleks tulnud vormistada tööandja poolne kirjalik otsus, kus oleks pidanud olema kajastatud nii sihtkoht, kestus, ülesanne kui ka lähetuskulude ja päevarahade määrad. Määrus ei nõua kokkulepet, küll aga tööandja otsust.

NB!
Vaatamata sellele, et tööandja poolne lähetusse saatmise otsus oli suusõnaline ning suhteliselt umbmäärane oleks töötaja võinud küsida ka avanssi lähetuseks ja selle mittesaamisel lähetusest ka keelduda (Palgaseaduse § 27 lg 4).

Töötaja täitis korralduse ja sõitis teisipäeva hommikul Viljandisse. Töö lõpetas ta reedel kell 19.00. Töötaja soovis kohe Tallinna tagasi sõita, kuid ei saanud bussipiletit ja pidi veel ühe öö ööbima Viljandi hotellis. Koju jõudis töötaja alles laupäeval.

NB!

Sellises olukorras oleks olnud mõistlik, kui töötaja oleks võtnud ühendust tööandjaga ning teavitanud teda asjaoludest, mis tingivad tema jäämise sihtkohta veel üheks ööks. (Vaatamata sellele, et juht polnud vormistanud kirjalikku otsust lähetuseks oli tema poolt teavitatud töötajat, et töö lõpeb reedel ja nii see ka oli).

Viljandis käis samuti ka juhatuse esimees, kes sõitis sinna neljapäeval isikliku autoga nõupidamisele, kus otsustati tsehhi avamine. Tema sõitis tagasi juba reede hommikul.

VIGA
Et lugeda juhi sõit Viljandisse ametilähetuseks ning lähetuskulude hüvitamiseks, oleks vajalik ka juhatuse esimehel tööandja kirjalik otsus tulenevalt “Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja kord” § 3.

1. Esmaspäeval soovis töötaja saada lähetuses viibimise eest tasu.

Töötajale tasuti 3 140.- , mis koosnes alljärgnevatest summadest:
Sõiduraha
Tallinn-Viljandi   80.-
Viljandi-Tallinn   80.-
Linnaliini busside kasutamise eest sõidul töökoha ja ööbimiskoha vahel
8 x 10.- = 80.-

NB!

NB!
Põhimõtteliselt aga ei kuulu selline kulu nagu bussipiletid sõiduks ööbimiskoha (seda võib lugeda antud hetkel töötaja ajutiseks elukohaks) ja töötegemise koha vahel kompenseerimisele maksuvabalt (“Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja kord” §2).
Samas aga pole välistatud, et antud summa otsustatakse maksuvabalt kompenseerida põhjendusega, et igapäevaselt töötaja sellist kulutust ei teeks või loetakse see muuks lähetusülesande täitmisega seotud kuluks (Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja kord”. Vastasel juhul kuuluvad summad maksustamisele erisoodustusena.

Päevaraha perioodi eest teisipäevast – reedeni
4 x 50.- = 200.-

Töötaja ei olnud nõus saadud summaga ja esitas omakorda kuluaruande, sooviga saada lähetuses viibitud perioodi eest 4 250.-, mis koosneks alljärgnevatest summadest:

Sõiduraha 
Tallinn-Viljandi   80.- ( lisatud bussipilet)
Viljandi-Tallinn   80.- ( lisatud bussipilet)
Viljandi linnaliini sõidud töö- ja ööbimiskoha vahel
9 x 10.- = 90.- ( lisatud bussipiletid)

VIGA
Kuna tööandjaga ei olnud kokkulepet, et töötaja jääks lähetuse kohta ka laupäevaks, siis põhimõtteliselt puudub alus töötajal soovida lisapäeval tehtud kulutuste kompenseerimist tööandja poolt. Kui aga tööandja aktsepteerib lisapäeva, kui lähetuse iseloomust tingitud vajadust/olukorda, mida kajastab ka otsus lähetuseks, siis on üldiselt alus selle kompenseerimiseks olemas.

NB!
Põhimõtteliselt aga ei kuulu selline kulu nagu bussipiletid sõiduks ööbimiskoha (seda võib lugeda antud hetkel töötaja ajutiseks elukohaks) ja töötegemise koha vahel kompenseerimisele maksuvabalt (“Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja kord” §2).
Samas aga pole välistatud, et antud summa otsustatakse maksuvabalt kompenseerida põhjendusega, et igapäevaselt töötaja sellist kulutust ei teeks või loetakse see muuks lähetusülesande täitmisega seotud kuluks (“Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja kord” §6 p1 lg 1 ja §13 lg 2).

Päevaraha perioodi eest teisipäevast – laupäevani
5 x 80.- =  400.- ( põhjendades seda, et lõuna pikkuseks oli 0,5 tundi ja lõuna oli lähimas söögikohas, kus toit oli kallis).

VIGA

Kuna tööandjaga ei olnud kokkulepet, et töötaja jääks lähetuse kohta ka laupäevaks, siis põhimõtteliselt puudub alus töötajal soovida lisapäeval tehtud kulutuste kompenseerimist tööandja poolt. Kui aga tööandja aktsepteerib lisapäeva, kui lähetuse iseloomust tingitud vajadust/olukorda, mida kajastab ka otsus lähetuseks, siis on üldiselt aluses selle kompenseerimiseks olemas.

Tööandja ei pruugi nõustuda töötajale maksma maksimaalset maksuvaba päevaraha ta võib piirduda ka alammääraga, milleks on 50.- (Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja kord” §10). Kuna aga tööandja oli töötajat lähetusse saates jätnud omapoolselt vormistamata lähetuse kohta otsuse, kus oleks olnud päevaraha suurus fikseeritud ning arvestades töötaja poolset selgitust/põhjendust võib olla antud juhul põhjendatud 80 kroonise päevaraha maksmine.

Mis oleks õige ja kas töötajale maksti lähetusel oldud aja eest õigesti?

2. Samuti koostas lähetusaruande Töökas Ämblik juhatus esimees, kus soovis:

VIGA

Nii nagu töötaja lähetusse saatmise korral oleks ka juhatuse liikme lähetusse saatmise korral tulnud vastavalt “Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja kord” §3 oleks tulnud vormistada tööandja poolne kirjalik otsus, kus oleks pidanud olema kajastatud nii sihtkoht, kestus, ülesanne kui ka lähetuskulude ja päevarahade määrad.

Päevaraha  neljapäeva ja reede eest
2 x 80.- =      160.- 
raha autokulude katteks      
600.- ( kulu tõendavat dokumenti ei lisanud)

VIGA

Sellist kulutust võib ilma kuludokumentideta kompenseerida juhul, kui tööandja on teinud vastavasisulise kirjaliku otsuse (Isikliku auto ametisõitudeks kasutamise hüvitise maksmiseks), kuid maksuvabalt mitte rohkem, kui 2000 krooni kuus (1000 krooni ilma arvestuseta ning 2000 arvestuse olemasolul “Isikliku sõiduauto teenistus-, töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise tingimused ja hüvitise piirmäärad” § 5 ja §4).
Kui aga selline otsus puudub, siis kuulub antud väljamakse maksustamisele erisoodustusena (Erisoodustuse hinna määramise kord, Tulumaksuseaduse § 48 lg 8, Käibemaksuseaduse § 12 lg 7, Sotsiaalmaksu seaduse § 2 lg 1 p 7).

majutuskulude katteks
800.- (arvet aruandele ei lisatud)

VIGA

Kuna puudub majutuskulusid tõendav dokument, siis ei kuulu antud summa kompenseerimisele (“Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ning nende maksmise tingimused ja korra § 11).
Kui tööandaja aga siiski otsustab sellise kulutuse kompenseerida siis kuulub nimetatud väljamakse maksustamisele erisoodustusena (Erisoodustuse hinna määramise kord, Tulumaksuseaduse § 48 lg 8, Käibemaksuseaduse §12 lg7, Sotsiaalmaksu seaduse §2 lg1 p7)

Kokku soovis juhatuse esimehele selle aruandega saada 1 560.-. Nimetatud summa maksti tööandja poolt juhile ka välja.

Kas juhil oli õigus saada Viljandis käigu eest 1560.-?
Mis on valesti ja mis puudub?
Kuidas peaks käituma raamatupidaja, kui saab sellised dokumendid- nii lähetusaruande, kui ka väljamakse dokumendi? 

NB!

Kõigepealt tuleks raamatupidajal nõuda juhilt puuduvaid dokumente (otsused, kuludokumendid- võibolla on need see siiski olemas aga pole raamatupidajani jõudnud, jne ).
Kui töötaja edastab omapoolse lähetuskulude aruande raamatupidajale, siis see edastada juhile (kinnituse või muu kirjaliku seisukoha saamiseks).
Teavitada juhti võimalikest maksuriskidest. Kui juht otsustab siiski riskida käitumise kasuks, mis pole täielikult seadusega kooskõlas oleks mõistlik hilisemate probleemide vältimiseks saada juhilt ka sellekohane kirjalik korraldus/käsk või kinnitatud märge dokumentidele.
Teostada raamatupidamiskanded vastavalt lõplikult kujunenud olukorrale.

3. Kanded, mis raamatupidaja tegi peale dokumentide saamist:

NB!
Juhul, kui

• olid siiski olemas ja esitati ka raamatupidajale esialgselt puudunud otsused lähetusteks ning isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamiseks;
• esitati juhi poolt dokument majutuskulude kohta;
• antud kuul ei olnud juhile makstud rohkem kompensatsiooni oma auto kasutamise eest ning see 600.- kajastus ka tööandja vastavasisulises otsuses;
• töötaja poolt esitatud nõuet lisa ööbimistasu, -bussipiletite ning suurendatud päevaraha osas (samuti kui päevaraha suurus 50.- oli fikseeritud tööandja poolses lähetuse otsuses)  juht ei rahuldanud;
• linnaliini bussipiletid otsustati juhi poolt lugeda muuks lähetusülesande täitmisega seotud kuluks.

TÖÖTAJA kohta:
D Sõidukulud  (lähetus)    160
D Muud lähetuse kulud      80
D Päevarahad     200
D Majutuskulud (lähetus) 2700
K Väljamakse pangast  3140
  
Juhatuse ESIMEHE kohta: 
D Sõidukulud (töötaja auto ametisõitudeks kasutamine)  600
D Päevarahad     160
D Majutuskulud (lähtus)   800
K Väljamakse pangast 1560

Lisa ka oma kommentaar….