Oma ametikohal pole kunagi aega tegeleda ametikirjadega niipalju kui peaks. Tähtajad on ametikirjade saatmisel sageli lühikesed ja eelarved sealjuures pingelised ning raamatupidajad peavad praegusajal tegema oma töö kõrvalt tihti ka sekretäritööd. Järelikult peab õppima kirjavahetust korraldama nii, et see looks algusest peale õige mulje, oleks kiire ning milles poleks hooletusvigu, mis võivad hiljem kurjalt kätte maksta.

Telefonisuhtluses valitseb ärimaailmas suur segadus. Küllap olete puutunud kokku olukorraga, kus Teiega on telefonis jämedalt käitutud ning mis on andnud alust jätta ühe või teise ettevõtte pakutav teenus või toode ostmata. Telefoniga suheldes tuleb ehitada sildu, mitte neid lammutada. Artiklis antakse lühidalt soovitusi, kuidas koostada ametikirju ja kuidas õigesti ametialaselt telefonitsi suhelda.

Ons kirja kirjutamine tõesti imelihtne

Tänapäeval toimub kirjavahetus enamjaolt interneti teel, kuna see on kiire, lihtne ja väga mugav. Sealjuures on aga väga tähtis just e-kirja õige vormistamine, sest ärisuhetes ja firma imago kujundamisel mängib kirjavahetus väga olulist rolli, st ärisuhted saavadki ju alguse esmasest pooltevahelisest kirjavahetusest. Hästi ja õigesti koostatud kirju ja dokumente hinnatakse kõrgelt ja põhjendatult. Korrektne grammatika ja õigekiri mitte ainult ei suurenda heakskiitva vastuse tõenäosust, vaid annab tunnistust kirjutaja hoolikusest ja tähelepanust pisidetailidele.

Järgnevalt mõned soovitused, kuidas vormistada kirju nii, et need kõnetaksid lugejat, nagu vaja.

• Eelkõige võiks meelde tuletada või värskendada mälu grammatika- ja stiilialaste teadmistega. Sealjuures võib võtta appi õigekeelsuse käsiraamatu.
• Kirjavigade ülesleidmisel aitab tekstiredaktori õigekirja kontrolli funktsioon ning kindlasti pöörake tähelepanu suurele algustähele nimedes, tiitlites ja ametinimetustes.
• Vaadake üle kirjavahemärgid, et nad oleksid omal kohal terves kirjatükis. Oscar Wilde on öelnud, et "Hommikul võtsin lausest koma maha ja õhtul panin tagasi".
• Järgnev soovitus oleks, et vaadake, et Teie kirjutis näeks ka hea välja, st ärge kasutage kirja vormistamisel liiga palju erinevaid kirjastiile ning olge kirjutamisel ametlik ja järjekindel.
• Muutke kirjad ka sõbralikuks, st andke suhtluspartnerile teada, et suhtlete temaga ennekõike nagu inimesega.
• Veenduge, et kiri algab sobiva tervitusega.
• Fakside, elektronposti ja muude teadete puhul andke realistlikke lubadusi ning veenduge, et Teie kiri jõudis adressaadini.
• Ärge unustage dokumente saates lisada ka kaaskirja.
• Veebikeskkonnas kirju saates tuleb pidada kinni "netietiketist, st meeles tuleb pidada, et suhtlete teise inimese, mitte arvutiga ja me oleme need, kelleks me ennast kirjutame.

Teise inimesega kirja teel suheldes kirjutage alati selgelt, lühidalt ja täpselt, sest olete see, kelleks olete end kirjutanud. Pealkirjastage oma teated ja arvestage ning austage lugejat – ärge olge tänusõnadega kitsi. Olge ettevaatlik huumori ja sarkasmiga. Olge salliv ning vältige solvanguid. Kui kasutate mistahes andmeid, siis viidake allikale. Püüdke ennast ja varem kirjutatut mitte korrata ja selgitage vajadusel ka tagamaid. Ärge kuritarvitage oma arvuti võimsust.

Telefonivestluses olgu märksõnaks viisakus

Telefonid ümbritsevad meid iga päev ja oleme muutunud sidevahenditest nii sõltuvaks, et unustame sealjuures telefonisuhtluses elementaarsed viisakusreeglid.

Järgnevalt nõuandeid telefoniga vestlemisel. William Somerset Maugham on öelnud, et see on lausa taevalik õndsus, kui telefonis räägitaks seda, mida on vaja rääkida ja mitte sõnagi rohkem. See tähendab, et ei ole sugugi raske pidada kinni headest kommetest telefonivestluses.

• Kohe pärast tervitamist ja enda tutvustamist tuleks küsida: "Kas on sobiv hetk rääkida?" Jutuajamist alustades küsige, ega te pole teist inimest oma helistamisega seganud või tähtsatest vajalikest toimingutest eemale kiskunud. Nt kohtumiste alguses on mõistlik ebamugavate olukordade vältimiseks suunata oma telefon kõneposti või lülitada välja.
• Isik, kes ei saa mingil põhjusel kohe rääkida, peaks helistama esimesel võimalusel tagasi.
• Kui vastaja on sunnitud kõnest keelduma, siis on viisakas saata vastusena lühisõnum oma hõivatuse põhjuse ja võimaliku sobivama aja kohta.
• Olles teiste inimeste seltskonnas on viisakas enne telefonikõne vastuvõtmist nende ees vabandada, nt "vabandust, pean selle kõne vastu võtma".
• Kodusel numbril ja mobiiltelefonil on ebaviisakas helistada väga vara hommikul või hilja õhtul. Eestis pole kombeks helistada enne kella 8.00 ja pärast 21.00.
• Mõnikord on siiski vajadus helistada väljaspool sobivat aega, aga siis tuleks mõelda, et kas info, mida soovite edastada, kannatab ehk helistamise edasilükkamist.
• Viisakas pole helistada lõuna ja õhtusöögi ajal.
• Ametiasjus pole sobilik helistada õhtuti pärast ametliku tööaja lõppu, nädalavahetustel ja puhkepäevadel. Väljaspool tööaega ametiasjus helistamine sõltub üldjuhul omavahelistest suhetest ja ka sellekohastest kokkulepetest.
• Üldjuhul on ettevõtetes oma kodukord, kuidas kõne vastuvõtja tervituse edastab, levinud on tervitus ja ka sinna juurde firma nimi ja ka enda nimi. Ärikõnede puhul on vajadus end alati piisavalt tutvustada, nt "Tere päevast, siin Juku Tamm aktsiaseltsist Kasepuu. Kas ma saaksin rääkida proua Kasega?"
• Asutuse-ettevõtte kõnedele vastates esitletakse end alati ja kõnedele vastates tuleks lahkelt tervitada, nt "Tere hommikust" või "Tere" ning seejärel esitleda asutust või iseennast, nt "AS Kasepuu, Juku Jänes kuuleb". Küsida: "Millega saan aidata?" või "Kuidas me saame teid aidata".
• Telefoniga rääkides tuleb seda teha alati valjusti ja arusaadavalt.
• Vältige ametialases suhtluses slängi.
• Automaatvastajale tuleb jätta alati korrektne teade, milles end esitlete, seejärel öelda helistamise aeg ja põhjus ja andke ka teada, millisel numbril võib teile tagasi helistada.
• Välismaale helistades kontrollige üle kindlasti ajavahe.
• Nõupidamistel või vastuvõttudel võiksite telefoni välja lülitada või panna hääletule režiimile. Vastuvõttudel peoruumis telefoniga rääkida ei sobi, selleks peaks valima sobivama koha nagu näiteks fuajee.

Need olid vaid vähesed soovitused õigeks käitumiseks nii kirjavahetuses kui ka telefoniga suhtlemises. Niisiis tuletage meelde unustatud reeglid ja olge oma kirjavahetustes ja telefonivestlustes edukad.