Kuidas valida tarkvara?

Pane tähele! Artikkel on ilmunud enam kui 5 aastat tagasi ning kuulub Geeniuse digitaalsesse arhiivi.

I KONTOD

Nagu ei ole olemas autot ilma roolita, ei ole olemas raamatupidamisprogrammi ilma kontodeta.

Sõltumata tarkvara suurusest ja tootja päritolumaast on üks täiesti kindel: kontol on olemas kood (number) ja nimetus. Lisaks võib kontokaart sisaldada veel tüüpi (aktiva, passiva jne) ning mitmeid täiendavaid tunnuseid, mille hulk sõltub tavaliselt tarkvara võimsusest. Millele pöörata tähelepanu konto juures ja miks see võib oluliseks osutuda?

  1. Koodi pikkus ehk kui pikk võib olla kontonumber.Erilist tähelepanuga tasub vaadata vanu kohalikke DOS-programme, sest "vene" ajal olid kontonumbrid 2-kohalised. Samal ajal pakuvad mõned suurettevõtete programmid suisa 50 kohta, mis sugugi ei tähenda seda, et kõik positsioonid tuleks kindlasti ära täita ;-).
     
  2. Koodi tüüp ehk kas sinna võib sisestada ainult numbreid või soovi korral ka näiteks tähti. Eesti kontoplaanides ei ole tähtede kasutamine eriti levinud, küll aga praktiseeritakse seda välismaal. Seega, kui tegemist on välisfirma filiaaliga, tasub see koht üle uurida, et välisomanikele soovikohaseid kontosid ka programmi viia saaks.
     
  3. Konto lisamine ehk kuidas toimub uue konto loomine. Siin on vaja kindlalt teada, kas uue konto juurde tegemine kajastub koheselt ka põhilistes aruannetes nagu bilanss, käibedeklaratsioon, kasumiaruanne? või on vaja selleks teha spetsiaalseid tegevusi.
     
  4. Konto kustutamine ehk kas on võimalik kontosid kustutada. Kasutusel oleva(te) konto(de) kustutamine (tavaliselt ikka kogemata..) võib anda tulemuseks palju ebakorrektseid ehk puuduva kontoga raamatupidamiskandeid. Mitmekasutaja süsteemide puhul ei tohiks selline protseduur kindlasti lihtne olla.
     
  5. Kas on standardkontoplaan ehk kas programmiga on kaasas universaalne põhilisi kontosid sisaldav kontoplaan. Selline standard on eriti mugav uuele ettevõttele või alustavale raamatupidajale, sest tavaliselt käivad standardkontoplaaniga kaasas ka standardsed häälestused raamatupidamiskannete automaatseks koostamiseks algdokumentide põhjal.
     
  6. Kas on võimalik kasutada oma kontoplaani ehk kas on võimalik mite kasutada standardit ja sisestada kõik kontod ise (vt.ka punkt 2). Siinkohal tuleks kindel olla, et programmi juhendmaterjal ikka sisaldab peatükki, kus on ära toodud kõik automaatkonteeringute seadistused, kus samuti tuleb uued numbrid sisse viia.
     
  7. Kas kontodele saab lisada täiendavat analüütikat ehk kas on võimalik dokumendile lisada kontoga kombineeritav tunnus (osakond, projekt, inimene vms), mille põhjal saab paremini ettevõtte efektiivsust analüüsida. Kui Teie firmas juhtub olema ainult üks töötaja, üks projekt jne, siis ei tasu sellele osale tähelepanu pöörata. Küll aga muutub asi määravaks, kui raamatupidaja käest nõutakse isemajandavate osakondade tulemust?

II KANDED

Raamatupidamisseaduse järgi on raamatupidamiskohuslane kohustatud registreerima kõik oma algtehingud kronoloogilises registris. Raamatupidamisprogrammis kutsutakse seda kohta kanded või lausendid või kirjendid… Igal juhul on selline register olemas. Kannete puhul on omad nüansid, millel jällegi tasub silm peal hoida.

  1. Kande struktuur ehk kas tegemist on liht- või liitlausendiga. Enam kui 70% turul olevatest programmidest (sh. 100% välismaise päritoluga) kasutavad liitlausendi struktuuri. Mida see tähendab? Liitlausend on niimitu rida pikk kanne, kuimitu kontot ta sisaldab ja iga konto juurde näidatakse tema täisosas deebetsumma või kreeditsumma. Lihtlausend on alati üherealine ja seal näidatakse ära deebetkonto, kreeditkonto ja summa, mis nende vahel liigub.
  2. Kande koostamise erinevad võimalused ehk kuidas toimub lausendite automaatne ja käsitsi koostamine. Käsitsi koostamisel küsimust ei ole ? kanne tuleb lihtsalt registrisse sisse kirjutada. Kasutatakse seda juhul, kui programmis algdokumente ei koostata. Automaatne koostamine tähendab seda, et Teie koostate programmiga algdokumendi: näiteks arve ja programm koostab arve põhjal iseseisvalt kande registrisse. Automaatse koostamise puhul on tark väga täpselt ja üheselt teada, kustkohast võtab programm konteeringud automaatse kande jaoks, kas neid konteeringuid on võimalik ise muuta, millisel hetkel programm otsustab konteeringu koostada ? kas kohe dokumendi koostamise hetkel või annab kasutaja ise koostamise korralduse. Mõned programmid pakuvad ka koondkande võimalust, mis tähendab seda, et määratud kuupäevavahemiku samade kontode käibed liidetakse kokku ja tuleb üks pikk-pikk liitlausend.
     
  3. Automaatlausendid ja protsentuaalne ümberjaotus ehk kuidas ka käsitsikandeid lasta programmil teha. Abiline kuust-kuusse korduvate pikemate ja keerukamate kannete puhul nagu näiteks kindlalt kulukontolt protsentuaalne ümberjagamine osakondade või projektide kuludeks. Kirjeldate ühekordselt reeglid ja lasete programmil matemaatikaga tegeleda.
     
  4. Kande ja algdokumendi vaheline seos ehk kas kande pealt saab otse näha algdokumenti ja vastupidi. Mugav kontrollifunktsioon raamatupidajale, eriti kuuaruandeid kontrollides. Sellist funktsiooni kutsutakse ka drill-down funktsiooniks ja tavaliselt hakkab sügavuti minek pihta käibedeklaratsioonist vms. pearaamatu aruandest. Avatakse küsimusi tekitava aruanderea kõik kanded ja sealt omakorda kahtlase kande algdokument?
     
  5. Kandel päritolu tunnused ehk millise allsüsteemi või kelle poolt on kanne koostatud. Jällegi vajalik vidin otsimise jaoks. Kui kuudokumentide arv on kuni 10, siis ilmselt on raamatupidajal nad kõik peas. Kui aga dokumente on tuhandeid ja puudub näiteks võimalus kandest otse algdokument ekraanile saada, siis on sellisest tunnusest nagu KASSAORDER või OSTUARVE juba päris tuntav abi.
     
  6. Kannete parandamine ja lukustamine ehk kas ja kui kaua saab programmis kandeid parandada. Kannete parandamine on kahtlemata hea, samas aga ka ohtlik võimalus. Ohud tekivad algdokumentide põhjal genereeritud automaatsete lausendite parandamisel, kui ei parandata mitte ainult kontosid, vaid ka summasid. Eriti halb on aga kontrollitud perioodi parandamine. Siit väike soovitus ? kui auditeeritud aastaaruanne on lauale jõudnud, siis võiks olla hiliseim aeg eelmine aasta lukku panna ehk teha võimatuks sinna ka kogemata mistahes kannete ja paranduste sattumise.

III ARVED

Arvete väljastamine ja analüüs on reeglina see osa programmist, mille vastu tunnevad lisaks raamatupidajale huvi ka juhtkond ning müügiosakond. Seega on potentsiaalselt kasutusele võetava tarkvara müügiosa ülevaatusesse mõistlik kaasata eelpooltoodud huvigrupid. Mis on siis arvetes niivõrd erilist, et ainult raamatupidaja hinnangust võib väheks jääda?

  1. Arve rekvisiidid ehk millist infot on võimalik arvele sisestada. Loomulikult ei teki küsimustki, kas seaduses näidatud kohustuslikke rekvisiite peaks võimalik olema sisestada (NB! Arve kohustuslike rekvisiitide arv muutub 2004 kevadel uue käibemaksuseaduse jõustudes). Küll aga tasub vaadata, kuidas on korraldatud numeratsioon/võimalus erinevateks numeratsioonideks; maksetähtaegade arvutamine; osakonna, projekti või müügimehe info arvele toomine ja mis kõige olulisem ? Teie firma spetsiifikast lähtuva info äranäitamise võimalus arvel. Lihtne soovitus ? võtke ettevõttes kasutusel olev arve ja vaadake, kas suudate programmi demoversioonist sama rekvisiitide hulgaga arve välja võluda.
     
  2. Kliendi info ehk millist informatsiooni on võimalik kliendi kohta sisestada. Kui tegemist on suure kliendibaasiga, kellest igaühega omad kokkulepped, tuleks erilist tähelepanu pöörata, kas programm suudab tuua kliendikaardile sisestatud lepped (maksetähtajad, soodustused jne…) automaatselt kliendile tehtavale uuele arvele. Samuti tuleb kasuks võimalus klientide rühmitamiseks ja eritingimuste määramise võimalus rühma kaupa.
     
  3. Toote/teenuse kirjeldus ehk millist informatsiooni saab määrata kauba/teenuse kohta. Erinevad käibemaksumäärad arveridadel, allahindlused, erinevad hinnakirjad, garantiitingimused, parem enne kuupäev ?. Mõelge põhjalikult läbi, mis on see info, mis peaks programmis Teie firma müüdava kauba kohta kindlasti olemas olema ja veelgi enam ? ka arve väljatrükile jõudma.
     
  4. Aruandluse maht ehk millist aruandlust ja analüüsi programm pakub. Kliendi kasumlikkus, toote kasumlikkus, müügimahud, maksetähtaegade jälgimine, kliendiklasside koondkäibed teatud perioodis? Võtke jällegi ette täna firmas kasutatav aruandlus ja küsige järele, millise aruandluse järele on kõige suurem puudus. Reeglina ei paku ükski tarkvara 100% Teid huvitavatest aruannetest, kuid põhiosa neist oleks tore ikkagi otse programmist kätte saada.
     
  5. Väljatrüki muutmise võimalus ehk kas on võimalik arve väljanägemist oma soovi järgi kujundada. Öeldakse, et firmast väljastatavad dokumendid on selle ettevõtte visiitkaart. Siit ka täiesti normaalne soov tarkvara poolt pakutav standartne väljatrükk ilusaks ja omapäraseks kujundada. Selle osaga tasub kindlasti tutvuda veendumaks, kas sellega saab ise hakkama ka ilma programmeerijaoskusteta inimene.
     
  6. Erinevad arvetüübid ehk ettemaksuarved, kreeditarved, perioodilised arved.. Siin tuleb kasuks selliste situatsioonide programmis läbi katsetamine ja programmikoostajate loogikast aru saamine.
     
  7. Laekumised, osalised laekumised ja ettemaksud ehk kuidas toimub raha laekumise kajastamine. Jällegi soovitus ? tuleb lihtsalt läbi proovida, sest erinevates programmides toimuvad tegevused erineva loogika alusel ja eeldua, et osates ühes programmis ettemakse käsitleda, oskate seda ka teises, võib paraku valeks osutuda.

 

IV OSTUARVED ja SIDE PANGAPROGRAMMIDEGA

Ostuarved ehk arveldused hankijatega ehk ostureskontro ehk ?? erinevates programmides erineva nimetuse all, kuid tähendab siiski ühte ja sedasama – ettevõttele esitatud arvete registreerimine ja tasumiste koostamine/jälgimine.

  1. Algsaldode sisseviimine ehk kuidas fikseerida programmiga töö alustamise hetkeks tasumata olnud arved. Kindlasti kajastuvad nad algbilansis, kuid enamus raamatupidajaid soovib need ka ostuarvetena ülesse võtta. Mida teha, et võlasaldo kogemata topeltsuureks ei kujuneks, seda tuleb hoolikalt uurida juba konkreetse programmi kasutusjuhendist.
     
  2. Ostukäibemaksu kajastamine ehk kas saab ise käibemaksu summat sisestada. Kuna raamatupidamisprogrammide üks põhifunktsioone on arvutamine, siis on loomulik, et ka ostuarvete puhul arvutatakse käibemaks välja. Paraku nõuab seadus, et käibemaksu summa tuleb märkida just täpselt selline nagu hankija arvel.
     
  3. Panga teenustasu ehk kuidas seda märkida. Sooritades läbi panga maksekorraldust tuleb arvestada tõsisasjaga, et lisaks hankija arvele väheneb pangakonto ka teenustasu võrra. Vaadake järgi, et programm oskaks selle tehingu kajastada.
     
  4. Tähtaja järgi grupeerimine ja tasumissoovitused ehk maksetähtaegade jälgmine. Maksedistsipliin annab firma usaldusväärsusest ettekujutuse äripartneritele. Loomulikult võib sissetulnud arved kohe ära maksta, kuid enamus firmasid siiski nii ei tee. Ka ajutistesse makseraskustesse sattunud firmal on antud aruanded olulised, et leida parimaid kompromisse. Sel juhul on eriti hea, kui tasumissoovituste aruanne on ühendatud müügiarvetel baseeruva laekumisennustuse aruandega hindamaks võimalikult täpselt raha liikumist tulevikus.
     
  5. Tasumised ja pangaeksport ehk kas programmis koostatud maksekorraldused saab lihtsa vaevaga internetipanka transportida. Siin tasub meeles pidada, et kui programmis on antud võimalus olemas, ei hakka ta siiski enne tööle, kui pangaga on internetipanga kasutusleping sõlmitud.
     
  6. Laekumised ja pangaimport ehk internetipanga väljavõtte laekumise mugav siirdamine oma raamatupidamisprogrammi. Levinud on 2 võimalust: kas kõik laekumised tuuakse nn. toorandmetena laekumiste registrisse ja kasutajal jääb üle laekumised arvetega seostada või siis toimub arvete ja laekumiste seostamine arve/kliendi viitenumbri alusel ehk programmi imporditakse automaatselt ainult need laekumised, mida saab viitenumbri abil konkreetse arvega seostada.
     
  7. Kaardimaksed ehk kuidas need toimivad? Kaardimakse teostamiseks on vajalik seade (kaardilugeja), mis maksekaardi magnetribalt loeb sinna salvestatud info. Tavaliselt kasutatakse sel juhul integreeritud kaardilugejaga spetsiaalklaviatuure. Kassasüsteem edastab kaardilt loetud info koos kinnitust vajava summaga kodeeritult autoriseerimiskeskusele, kus andmed töödeldakse ja saadetakse kassasüsteemile (raamatupidamisprogrammile) vastus, mis muu hulgas lubab või keelab antud tehingut selle kaardiga teostada. Infovahetus kassasüsteemi ja autoriseerimiskeskuse vahel võib toimuda kas tavamodemiühenduse, ISDN- ühenduse või internetiühenduse vahendusel.

 

V KASSA, PANK JA ARUANDVAD ISIKUD

Läbi nende kontode liigub firma sularaha. Samuti on vähemasti kassa ja panga puhul lihtne teha saldo võrdlust programmis kajastuvate numbritega. Mida siis jälgida tasuks?

  1. Kustkohast ma saldo saan ehk millisest programmi osast kassa, aruandva isiku ja panga saldot otsida. Osades programmides on olemas eraldi moodulid: kassa, pank, aruandvad isikud, osades on võimalik teha ainult algdokumente ja tulemus jookseb kokku pearaamatu vastava konto peale.
     
  2. Millisest hetkest algdokument kajastuma hakkab ehk millal ta muudab vastava konto saldot aruandes. Mõnedes programmides toimub saldomuutus koheselt, kui vastavasisuline dokument, näiteks kassaorder, on salvestatud. Teised programmid eeldavad jälle spetsiaalset kinnitamist. Kui tegemist on teist tüüpi tarkvaraga, siis sattudes olukorda, kus dokumendid klapivad, programmi ja tegelik saldo aga mitte, tasub vea põhjuse otsimist alustada just kinnitamata dokumentidest.
     
  3. Kas dokumente tekib ka automaatselt ehk kas neid tekitab mõni teine moodul. Müügiarve laekumine sularahas, ostuarve tasumine sularahas, aruandvale isikule tasumine sularahas ? need tehingud eeldavad kohest kassakonto korrigeerimist. Kui tegemist on kassamooduliga, genereeritakse programmi poolt kas pool- või täisautomaatselt ka vastavasisuline kassaorder. Kui kassamoodul eraldi puudub, tuleb hoolikalt jälgida, et tehingu tulemusena tekiks korrektne lausend, mis õigesti korrigeeriks sularahakonto saldot.
     
  4. Arvete maksmine ja laekumine läbi panga ehk kuidas toimub arve ja pangatehingu sidumine. Sõltuvalt programmist tuleb ülesse leida koht, kus neid tegevusi tehakse. Selleks võib olla spetsiaalne pangamoodul, laekumiste/tasumiste tabelid arve moodulis või genereeritakse pangadokumente ühekaupa arve dokumentide pealt. Peamine, et arved ja laekumised omavahel ikka kindlasti kokku saaksid, ega tekiks piinlikku momenti, kus hakkate raha sisse nõudma kliendilt, kes selle juba enne tähtaega korrektselt Teie arvele kandnud on.
     
  5. Käibemaksu arvestuse kontroll ehk et ei toimuks topelt arvestust. Tavaliselt arvestatakse käibemaks välja müügiarvetel, aruandvate isikute avansiaruannetel jne. Tasumise/laekumise korral näidatakse ära ainult raha liikumine ja võlgnevuse vähendamine. Samas on enamikel programmidel ka kassaorderite juures võimalik näidata käibemaksu ning see koht kipub olema komistuskiviks just algajatele programmikasutajatele, kes igaksjuhuks käibemaksu veelkord ära näitavad ja sellega endale hiljem viga otsides korraliku peavalu põhjustavad.
     
  6. Panga päevasaldode võrdlus ehk kuidas tagada pangatehingute kiire leidmine pearaamatust. Retsept väga lihtne: tehingud tuleb sisestada õige kuupäevaga. Raamatupidamisteenuse firmades päris tihti praktiseeritav mugavusnipp, et panga kuuväljavõtte alusel sisestatakse vastava kuu panga tasumised/laekumised kõik kuu viimase kuupäevaga, muudab garanteeritult võimatuks programmist teada saada, palju Teil kuu keskel raha oli või kas klient pidas enda antud maksetähtajast kinni.

 

VI LAOARVESTUS

Tahaks alustuseks öelda midagi optimistlikku, näiteks, et laoprogrammide õppimine ei võta tavaliselt üle kolme korra rohkem aega kui kogu ülejäänud programmi õppimine. Paraku on laoprogrammidega tutvuma asudes paratamatu tunda ettevõtte müügispetsiifikat, et osata esitada programmi käitumise kohta piisavalt küsimusi. Siit nad siis valikuliselt tulevad?

  1. Kas firma müüb jae või hulgi, kaupluses või internetis, ülekandega või pangakaartidega ehk kuidas on müügiprotsess üldiselt ülesse ehitatud. Väga oluline küsimus programmide esmase valikuringi määramiseks, sest võib juhtuda, et Teie müügiprotsess võib teatud tingimustel osutuda niivõrd spetsiifiliseks, et raamatupidamistarkvaradega kaasas käiva nn. tavalise laomooduli modifitseerimine tuleks kulukam, kui spetsiaalse laotarkvara soetamine, mis on finantspoolega integreeritud läbi raamatupidamiskannete. Mõned märksõnad: kaupluse müügisüsteem, mobiilne müügimees, web-shop, spetsiaalne riistvara.
     
  2. Kulu- ja omahinnaarvestus ehk milliseid meetodeid on võimalik kasutada. Raamatupidajatele tuttavad terminid nagu FIFO või kaalutus keskmine, tolli- ja tranpordikulu omahinda arvestamise võimalus tuleb programmis oma käega läbi proovida.
     
  3. Kauba kaardi piisavus ehk kas kõiki kauba omadusi ja tingimusi on võimalik kirjeldada. Ribakood, minimaaltase, partiinumbri jälgimine, klassifitseerimise võimalused, parim enne? kuupäev, jne jne

    Hinnakirjade koostamine ehk hinnakujundus ja selle erinevad seostamisvõimalused müügimeeste, klientide, kaubagruppide, kampaaniatega. Koguselised allhindlused, protsentuaalsed allahindlused, kokkuleppehinnad, kampaaniahinnad ? kogu firma müügipoliitika tuleb programmi sisse saada.
     

  4. Ostu-müügiahela pikkus ehk kas laoprogramm võimaldab hoida ka ostu-müügitellimuste koguseid ja tähtaegu. Näide 1: täna on laos kaupa 1 ühik, kuid ma julgen kliendilt vastu võtta tellimuse 4 ühikule, sest süsteemi on sisestatud, et 2 päeva pärast jõuab kohale 6 ühikut sedasama kaupa. Näide 2: ma ei saa võtta vastu tellimust 3-le ühikule, mis sest, et laos on 4 ühikut, kuna sellest 2 on broneeritud juba teise tellimusega.
    Müügimeeste preemiaprotsendid ja kasutajaõigused ehk kas saab paika panna täpsed reeglid. Kes millise hinnaga müüb. Kes kuipalju preemiat saab. Kas preemiat arvestatatakse kauba käibest või müügikattest. Kes tohib arveid muuta.
     
  5. Aruandluse piisavus ja/või ekspordi võimalus (näiteks Excelisse). Kas on võimalik näha kõige kasumlikuimaid/kahjulikumaid kaupu, kliente, müügimehi. Kas on võimalik puuduvaid aruandeid ise juurde lisada või eksportida aruandeid teistesse programmidesse aruandluse koostamiseks. Kas on olemas piisavalt hoiatavaid ja informeerivaid aruandeid, näiteks kauba täiendamisvajadus vms.

 

VII PALK JA PÕHIVARAD

Palgaarvestus kui selline on viimastel aastatel programmitootjatele vähemalt samasugust peavalu põhjustanud kui raamatupidajatele. Põhjuseks pidevalt uuenev seadusandlus ning jätkuvad muudatused riigile esitatavate aruannete vormides. Seetõttu on ka täiesti loomulik, et osad programmitootjad on loobunud vastava mooduli arendamisest ning integreerinud oma tooted ennekõike palgaprogrammide arendusega tegelevate firmade toodetega. Kuigi põhivarade osas selliseid dramaatilisi muudatusi toimunud ei ole, kuulub ka põhivarade arvestus moodulite loetellu, mida on suhteliselt lihtne ?pookida? teise raamatupidamisprogrammi külge.

  1. Kas firma vajab palgaprogrammi ehk mitu töötajat on palgalehel. Seadmata hetkegi kahtluse alla fakti, et programmiga on mugavam palka arvestada kui ilma, on kuni 10 töötajaga firmade hulgas siiani vaieldamatult populaarseim palgaprogramm Excel.
     
  2. Kas palgaprogrammis on piisavalt algoritme ehk kas kõik arvestused saab teha automaatselt. Igas firmas on omad palgaskeemid: ajatöö, tunnitöö, tükitöö jne. Sama lugu on ka kinnipidamistega. Uurige, kui lihtne on vastavaid algoritme ise juurde luua ning kasutusse võtta.
     
  3. Kas palk on ikka õigesti arvutatud ehk kui suure tõenäosusega võib palgat?ekile peale põhjalikke parandusi sattuda vale number. Antud teema on aktuaalne selle pärast, et täiesti lollikindlaid programme ei ole, samas juhtub päris tihti, et palgaaandmeid tuleb viimasel hetkel ümber teha või korrigeerida. Ja nii võibki peale mitmeid-setmeid muudatusi jõuda töötaja pangaarvele õigest hoopiski erinev number. Seega tõsine soovitus, enne kui maksate palga välja eriti põhjalikult ümbertehtud palgakaardiga inimesele ei tule kahjuks summa kasvõi käsitsi üle kontrollida ? ikkagi lihtsam, kui nõuda hiljem üleliigse summa tagastamist.
     
  4. Aruandluse piisavus palgaprogrammis ehk kas kõik hetkel nõutavad aruanded klapivad riigi nõuetega. Täiesti ebareaalne on programmi pakkujalt nõuda, et programmis sisalduksid aruanded, mille vormid avaldatakse näiteks 3 kuu pärast. Küll aga tasub küsida ühest vastust teemadel, mis puudutavad uue aruandluse lisamise kiirust ja maksumust.
     
  5. Kas firma vajab põhivaraprogrammi ehk mitu põhivara on firma arvel. Kuna põhivara arvestus on palgaarvestusest oluliselt lihtsam, siis väga vähese põhivaraga firmade raamatupidajad loovad kontoplaani alla põhivarade allkontod ja säästavad ennast põhivarakaartide täitmisest. Kui aga firmal on soetatud põhivara on olulisel määral ja olulise materiaalse väärtusega, siis on spetsiaalse tarkvara kasutuselevõtt paratamatu.

    Toimingud põhivaradega ehk kuidas seda programmis kajastada. Põhivarasid ostetakse, müüakse, parendatakse, kantakse maha, muudetakse amortisatsioonimäärasid ja ?mudeleid, antakse ühelt osakonnat või vastutajalt teisele jne. Mida keerukamaid tehinguid Te põhivaradega sooritate, seda põhjalikumalt vaadake, kuidas selliste tehingute programmis kajastamine täpselt käib.
     

  6. Kas põhivara kaart on piisav ehk kas on võimalik põhivara kohta sisestada kogu informatsioon, mida Teie firma vajab. Hea, kui põhivara kaart suudab säilitada ka kogu seotud toimingute ajaloo.

 

VIII MÜÜGIPAKKUMISED JA KLIENDIHALDUS (CRM)

Müügipakkumised ja kliendihaldus on programmimoodulid, millel ei ole otseselt raamatupidamisega mitte mingit pistmist. Raamatupidamiskandeid nendest ei tule ja raamatupidajad selliste moodulitega ei tööta. Miks neid siis üldse pakutakse ja kes firmast neid mooduleid vajada võiks?

Sihtgrupiks on müügimehed ja klienditeenindajad, kes istuvad enamiku ajast kontorilaua taga ning kelle töö tulemusi ja tulemuslikkust soovib firma juhtkond jäädvustada. Järgnevad punktid on toodud välja pigem raamatupidaja aspektist, kelle käest tavaliselt küsitakse luba antud moodulite täisintegreerimiseks raamatupidamisprogrammi juurde.

  1. Müügipakkumiste ja arvete moodulite ühised registrid ehk milliseid andmevälju tohib müügimees täita. Tüüpilised ühised registrid on kliendid, kliendiklassid, tooted, hinnakirjad jms Täisintegreeritud raamatupidamisprogrammis on tavaliselt sellistes registrites ära toodud ka kontod. Ohtlik olukord võib tekkida, kui eelnevalt ei ole paika pandud täpseid lisamise reegleid: raamatupidaja on kliendiklassid koostanud lähtuvalt konteerimismugavusest, müügimees sooviks aga kliendiklassidega väljendada hoopis klientide ostujõudu.
     
  2. Müügipakkumise muutumine raamatupidamisdokumendiks ehk millal ja kuidas see täpselt juhtub. Müügipakkumiste mooduli üheks põhifunktsiooniks on pakkumisest arve vormistamise kiirus ehk siis tavaliselt on ühe näpuliigutusega võimalik mitteraamatupidamisliku dokumendi (pakkumine) põhjal genereerida konteeritav raamatupidamisdokument (näiteks arve). See võimalus võibki osutuda raamatupidaja õudusunenäoks, kui unustatakse määratlemata müügimehe kasutajaõigused, mis keelaks tal dokumendi lõpliku fikseerimise pearaamatu suhtes (kinnitamine, sulgemine vms.)
     
  3. Kliendihalduse ja raamatupidamismoodulite ühised registrid ehk milliseid registreid tohiks vastava mooduli kasutaja näha ja muuta. Kliendihaldusmooduli põhifunktsioon on klientide müügieelsete ja müügijärgsete kontaktide registreerimine ja analüüs. Antud mooduliga ei pruugi töötada mitte ainult müügimehed, vaid ka projektijuhid, sekretärid, konsultandid jpt. Raamatupidamisprogrammiga täisintegreeritud kliendihalduse korral vajavad kõik potentsiaalsed kasutajad täpseid reegleid ühiste registrite täitmiseks, samuti üheselt määratletud kasutajaõigusi ? näiteks, kas klienditeenindajal on õigus näha kliendile kirjutatud arveid ja nende laekumisajalugu. Raamatupidamisega ühine klientide register tähendab paratamatult ka mitteklientide (huviliste) või pikka aega mitte ostnud (loe: selle raamatupidamistarkvara kasutusperioodi jooksul mitte ostnud) klientide sattumist kliendiregistrisse ning seab piirangud raamatupidamisosas mittekasutuses olevate klientide, hankijate, toodete arhiveerimisele, kuna neid andmeid võib vajada oma tööks klienditeenindus.
     
  4. Raamatupidamistarkvaraga mitteintegreeritud kliendihaldus ehk mida selline lahendus tähendab? Ka mitteintegreeritud lahendus ei muuda fakti, et ühised andmeregistrid on olemas. Küll aga tuleb siis uurida, kui paindlik on raamatupidamistarkvara poolne ekspordi-impordi funktsioon klientide, toodete ja arve andmetele.

 

IX TEHNILISED TINGIMUSED JA KASUTAJAMUGAVUS

Raamatupidamisprogrammi kasutamiseks on vaja arvutit ja printerit. Samuti võib vaja minna internetiühendust, CD plaate, täiendavat tarkvara sh. tasulist ning mõnikord ka IT spetsialisti.

Hakkame siis otsast arutama, mida me võiksime teada raamatupidamisprogrammile vajaliku töökeskkonna kohta.

  1. Arvuti tehnilised parameetrid ehk kas minu arvuti on programmi jaoks piisavalt võimas. Põhjust muretsemiseks ei tohiks olla, kui olete soetanud oma arvuti vähem kui 2 aastat tagasi ja siiani temaga korrektselt tööd teha saanud. Tehnilised parameetrid on kriitilised ennekõike mitmekasutaja süsteemide andmeserverite juures ? sellise mastaabiga ostude juurde on aga alati kaasatud IT inimesed. Küll aga tasub programmi müüjatele alati esitada testküsimus ? millised parameetrid peavad minu arvutil olema. Kirjutage need ülesse ja võrrelge oma arvuti omadega. Kui selgub, et Teie eile ostetud arvuti on väikeettevõtte raamatupidamise korraldamiseks ?liiga lahja?, siis tasub pilk pöörata vähem ressursinõudlike toodete poole.
     
  2. Nõudmised tarkvarale ehk millised programmid peavad minu arvutis enne raamatupidamisprogrammi installeerimist olemas olema. Kõigepealt operatsioonisüsteem ? enamasti Windows, kui võib olla ka midagi muud ? näiteks Linux. Windowsi korral on oluline teada, millisest versioonist alates programm töötab ? näiteks alates Windows 98 ja kas ta ka kõige viimase versiooniga ? XP töötab. Ka Linuxi korral tuleb küsida toote ja versiooni sobivust. Samamoodi tuleb järgi küsida, kuidas on lahendatud e-mailiga dokumentide saatmine, aruandegeneraator, andmebaasimootor, üle interneti kasutamine ? kas antud võimalused on tasuta programmi sees, lahendatavad tasuta tarkvaraga või tuleb vastavate võimaluste kasutamiseks soetada tasuline tarkvara ning kui palju see maksta võiks.
     
  3. Nõudmised internetile ehk miks ja kui palju seda konkreetse tarkvara juures vaja läheb. Internetti võib vaja minna mitmel erineval põhjusel: programmi juhend või klienditugi võib asuda ainult internetis, programmi uuendamine võib toimuda internetist, firma erinevad filiaalid võivad andmeid kasutada üle interneti, andmed ise võivad paikneda internetiserveris jne? Intensiivsema internetikasutuse korral esitab programmimüüja poolt interneti kiirusele ka miinimumtingimused ja tehnilised kriteeriumid.
     
  4. Varukoopiate süsteem ehk kuidas neid tehakse ja kus neid hoida. Arvutid on kõigest masinad ning neil on kombeks kõige ebasobivamal ajal katki minna. Katkiminekuga võib kaasneda ka andmete kaotsiminek, juhul kui Teil ei ole olemas varukoopiat. Varukoopiaid on soovitav hoida mitte samas arvutis. Sõltuvalt programmist on varukoopia tegemine täisautomaatne, käsklusega käivitatav või teostatav programmivälise tarkvaraga. On vähetõenäoline, et varukoopia mahuks disketile, oluliselt paremaks andmete hoidmise viisiks on CD-d, spetsiaalsed arhiveerimistarvikud või ka kopeerimine teise arvutisse või intenretiserverisse.
     
  5. Programmi kasutajaliides ehk kas tegemist on DOS- või Windows programmiga. Windows ise on graafilise kasutajaliidese (loe: pildiga) keskkond, mida iseloomustab muuhulgas ka võimalus töötada samaaegselt paljude erinevate tööakendega. Nn. Windows-programmide välimus, menüüde ülesehitus ja mitmeaknasüsteem on sarnased Windows keskkonnale ja MS Office kontoritarkvarale. DOS-programmid ehk mittegraafilise kasutajaliidesega programmid kasutavad ekraanipilti, kuhu korraga mahub 24 rida ja 80 veergu tekstisümboleid. Enamasti ei võimalda sellised programmid mitmeaknasüsteemi ja teatud tingimustel ka hiire kasutamist. DOS-programme võib vähesel määral leida kohalike majandustarkvaratootjate vanemate tootesarjade hulgast.
     
  6. Printeri parameetrid ehk kui võimast printerit mul vaja on? Raamatupidamistarkvara soetamisega paberite hulk raamatupidaja laual ei vähene, vaid pigem suureneb ? mõnusam on ju mahukaid aruandeid vaadata arvutiekraani asemel paberilt. Superodavate hindadega tindiprinterid on aeglase trükkimise ja kalli kulumaterjaliga (tindipea hind). Raamatupidamisbürood ja suuremad ettevõtted lähtuvad väljatrükil ühes minutis trükitavast lehtede arvust ja ekspluatatsiooni odavusest. Eriti hoolsalt peaksid uut printerit soetades olema DOS-programmide omanikud, sest osad soodsad uued printerid ei suuda tavalist (mittegraafilist) teksti trükkida.
     
  7. Kasutajamugavused ehk mille järgi ma tean, kas minu programm on mugav? Nagu ilu nii on ka kasutajamugavus vaataja ehk siis kasutaja silmades. Elementaarsed nõuded on siiski, et kasutajamenüü oleks loogiline, pidevalt korduvad tegevused kiirklahvide ja võimalikult vähese arvu klahvivajutuste abil kiirelt kättesaadavad, seotud registreid saab täiendada otse põhidokumendilt: näiteks uut arve tehes saab jooksvalt lisada uue kliendi või toote ilma arve sisestusreziimist väljumata, programmi varukoopiate tegemine peaks olema jõukohane igale tavakasutajale jpm.

 

X HINNA KUJUNEMINE

– Mis Teie raamatupidamisprogramm maksab?
– Sõltub sellest, mis Teil vaja on… Mis Teil vaja on? Ja palju Teil raha on?
– No tahaks ikka, et võimalikult odav oleks…
– Jne…

Selline näeb välja tüüpiline hinnapäringu algus majandustarkvara müüjale. Ostjal on piiratud eelarve ja seetõttu küsib ta minimaalset hinda, see omakorda tekitab pakkujale kiusatuse jätta rääkimata ostuga kaasnevatest lisakulutustest, mis mõnikord võivad olla sama suured, kui ostuhind ise. Vaatlemegi järgnevalt hinda mõjutavaid aspekte.

  1. Tarkvaralitsents ehk miks seda on vaja lugeda. Tavaliselt müüakse mitte tarkvara ennast, vaid selle tähtajalist või tähtajatut kasutusõigust. Kuna toode ei kuulu Teile, ei saa seda ka edasi müüa, kinkida jne. Erievatel tootjatel on erinevad litsentsitingimused – tutvuge nendega võimalikult varakult.
     
  2. Ost, rent või järelmaks ehk mis neil vahet on. Ostu korral saab tähtajatu kasutusõiguse. Rendi korral saab kasutusõiguse senikauaks kuni renti makstakse. Järelmaksu korral tekib tähtajatu kasutusõigus viimase osamakse tasumisel.
     
  3. Versiooniuuendused ehk mis asjad need veel on ja palju see maksab. Versiooniuuendused lisavad olemasolevale programmile uut disaini, uusi funktsioone, kasutajamugavust aga ka kardinaalsete maksumuudatuste tõttu lisandunud uusi aruandeid. Versiooniuuenduse hind jääb vahemikku 20-50% tarkvaralitsentsi ostuhinnast. Versiooniuuendus võib olla vabatahtlik, aga võib olla ka kohustuslik (sätestatud litsentsilepinguga nii, et igal aastal tuleb maksta versiooniuuendustasu sõltumata uuenduste arvust). Versiooniuuenduse eest võidakse küsida raha siis, kui versiooni uuendatakse, aga võib olla ka ettemaks kindla perioodi eest.
     
  4. Koolitus ja klienditugi ehk palju toote kasutuselevõtt maksab. Võimalikud variandid: igat teenindamiskorda tasustatakse eraldi, teenindus maksab kindla summa kuus, teenindus maksab kindla protsendi tarkvara maksumusest aastas (võib olla kombineeritud versiooniuuenduslepinguga), teenindus on teatud kanalites tasuta ja teatud kanalites tasuline, toote ost sisaldab teatud hulga tasuta teenindust kindlates kanalites määratud perioodil. Märkamatult võib esimesel kasutusaastal ostuhinnale lisanduda läbi tasulise teeninduse 50-150%.
     
  5. Andmemahu maksustamine ehk mida rohkem andmeid seda suurem hind. Sellise hinnamudeli juures on oluline teada, mida ja kuidas kokku loetakse- dokumente, kandeid vms. Kannete lugemisel tuleb arvestada sedagi, et programm koostab enamuse kandeid automaatselt ja seda, kas näiteks maksekorraldus ja pangateenustasu on üks või kaks kannet, tuleb küsida programmimüüjalt. Samuti on hea teada, palju maksab lubatud sisestusmahu juurde ostmine.
     
  6. Kasutamisulatuse maksustamine ehk mis sisaldub komplektis ja mis on tasulised lisavõimalused. Erinevatel programmidel on asjad erinevalt lahendatud, mis ühel tasuta, see teisel tasuline ja vastupidi. Mõned näited: ettevõtete arv, töökohtade arv, aruannete generaator, andmete eksport-import, side pangaprogrammidega, analüütikavõimalus jpm.
     
  7. Vajalike moodulite komplekteerimine ehk kas on lihtne võrrelda erinevaid tooteid. Moodulite nimetused ja nendes sisalduv funktsionaalsus ei ole erinevatel tootjatel vähemalgi määral standardiseeritud. Kõige lihtsam on toodet komplekteerida nii, et kirjeldate vabas vormis firmale vajaliku funktsionaalsuse, kasutamisulatuse, võimaliku andmemahu ja küsite suulise või kirjaliku hinnapakkumise.

 

XI KLIENDITUGI JA SELLE MAKSUMUS

Peale pikka ja põhjalikku kaalumist olete soetanud endale uue raamatupidamis-programmi.

Arve ja tootekarp on käes, raha makstud ning otsustate alustada programmi paigaldamisega. Valite müüja telefoninumbri ning teatate rõõmsalt, et soovite nüüd tarkvaraga tööd alustada ja vajate nõustamist, mille peale Teilt küsitakse, aga kas Teil teeninduslepingu/telefonitoe eest on makstud. Püüdes üllatust varjata, teatate veelkord, aga ma maksin Teile just XXXX.XX summa. See oli programmi eest, teenindamise eest tuleb eraldi maksta… Väljamõeldis? Mitte päris. Väga suur tõenäosus on, et vähemalt esimesel programmi kasutamise aastal võite Te tootele kliendituge ühel või teisel moel vajada.

Seetõttu on hea teada, millele klienditoe võimaluste ja hinna uurimisel tähelepanu pöörata. Päris hea võrdlusmomendi enda jaoks saate, kui kõrvutate programmi hinna ja ühe tunni teenindamise hinna, või programmi hinna ja aastase telefonitoe hinna.

  1. Teenindusaeg ehk mis päevadel ja mis kellaaegadel on võimalik oma teenindussooviga pöörduda. Eestis on enamlevinud tööpäeviti 9.00-17.00 mudel, kuid alati tasub täpne aeg üle küsida. Osad firma pakuvad ka 7*12 ja 7*24 mudelit.
     
  2. Teeninduskanalid ehk mismoodi ma oma küsimustele vastuse saan. Erinevad firmad pakuvad erinevaid teeninduskanaleid. Toon ära valikulise loetelu: telefon, e-mail, faks, korduma kippuvate küsimuste andmebaas ja juhendmaterjalid kodulehel, õppefilmid kodulehel, õppedemod oma arvutisse laadimiseks, jutuaken kodulehel, üle interneti kliendi arvutis hoolduse teostamine, avalikud klassikoolitused, kohaleminek kliendi juurde jne.
     
  3. Reageerimisaeg ehk kui kiiresti ma saan oma küsimusele vastuse. Iseteeninduskanalites ilmselt kohe, kui küsimusele vastus leidub. Telefoni, e-maili ja kohaletuleku reageerimisajad on mõnikord kirja pandud nn. teeninduslepingutes. Oluline on, et oleks vähemalt üks kanal, kus Teil on oma küsimusele võimalus vastus saada vähemalt 1 tunni sees, ideaaljuhul kohe.
     
  4. Reageerimislimiit ehk kui palju ma küsida tohin? Osad firmad on kehtestanud piirangu, et klient ei tohi küsida ilma täiendava tasuta rohkem kui X korda kuus või mitte kauem kui X minutit.
     
  5. Kontaktisikud ehk mitu erinevat inimest tohib pöörduda. Teeninduslepingutes võib olla lisatasu iga täiendava kontaktisiku eest.
     
  6. Telefoniteenindus ehk mis maksab. Telefoniteeninduse enamlevinud hinnapõhimõtted: tasuta, kuutasu, aastatasu, 1 korra tasu, minutitasu (10-25 krooni minut).
     
  7. Kohaletulek ehk mis maksab. Kohaletuleku arvestuse põhimõtted: ühe korra hind, tunnihind, kombinatsioon väljakutse hind+tunnihind+kilomeetritasu ( 2-5 kr/km) + väljaspool tööaega eritariif.
     
  8. Teenindusleping ehk mis maksab. Teeninduslepingute tasu põhimõtted: protsent programmi hinnast aastas, fikseeritud kuutasu, kombineeritud kuutasu, mis sõltub eelnevates punktides toodud parameetritest. Teeninduslepingu omamine annab tavaliselt soodustust teiste tasuliste teenuste hindadest- näiteks kliendi juurde kohaleminekutest.

 

XII DEMOVERSIOON

Majandustarkvara demoversiooni läheb Teil vaja siis, kui tahate tarkvara enne ostu katsetada. Demo on ostetava toote piirangutega versioon.

Piiranguteks võivad olla demo kehtivusaeg, sisestatavate andmete hulk, toimimisfunktsionaalsuse piirang: näiteks väljatrüki võimaluse puudumine jne. Sarnaselt ostetud tootega määrab demo kasutamisõiguse samuti litsentsileping või mõni muu kokkulepe. Tavaliselt ei tohi demos teha reaalset raamatupidamistööd. Mida peaks teadma demoversiooni soetamisel ja katsetamisel?

  1. Hankimine ehk kuidas seda endale arvutisse saada. Kui Teil on püsiühendus, on kiireim variant internetist laadimine. Müüjate kodulehtedelt otsige ülesse rubriik ‘demo’ ja alustage laadimist. Mõnikord tuleb eelnevalt ära täita ankeet oma andmetega. Kui püsiühendus puudub või internetist laadimine ei meeldi, helistage müüjale ja küsige plaati posti teel. Mõnikord tuleb Teil plaadi kättesaamiseks minna kohale müügiesitlusele ja võib juhtuda, et plaadi eest küsitakse tagatisraha – täpsustage see alati enne CD vastuvõtmist üle.
     
  2. Käivitamine ehk kuidas seda tööle saada. Käivitamisel võib selguda, et demo on kaitstud parooliga – seda saate alati teada müüja käest. Enamasti on võimalik demosse sisse tuua ka näidiskontoplaan, näidisandmed ja näidishäälestused – programmist parema ülevaate saamiseks kasutage seda võimalust.
     
  3. Juhend ehk kus kohast kasutamise kohta teada saada. Juhend võib asuda müüja internetilehel otse vaadeldaval või .pdf kujul. Kõikides tarkvarades asub juhend programmis endas ‘?’ või ‘Help’ või ‘Abi’ menüü all. Posti teel tellides panevad mõned müüjad kaasa paberjuhendi.
     
  4. Koolitus ehk kas on võimalik ennast demo kasutamiseks koolitada. Koolitused võivad olla demoversiooniga kaasas ja asuda otse plaadi peal. Lisaks tasub küsida avalike tasuta/tasuliste algkoolituste kohta, mida korraldatakse tavaliselt klientidele, kuid millel osalemine annab kindlasti teadmisi juurde. Veel pakuvad osad müüjad personaalset tutvustuskoolitust – sellisel juhul juhtige ise kohtumist, et tegemist oleks koolituse mitte müügivestlusega.
     
  5. Klienditugi ehk kas on võimalik demoga tutvumisel kliendituge kasutada. Osadel toodetel võib klienditugi olla tasuline. Samas läheb tootega iseseisval tutvumisel kliendituge vaja. Küsige järgi, milliseid tasuta kanaleid Teil on võimalik kasutada.
     
  6. Demost päris tooteks ehk kuidas see käib. Valisite demo põhjal sobiva programmi välja ning soovite seda soetada. Samas olete programmi katsetamiseks sisse viinud sobiva toodete kataloogi, mida sooviksite päris töös kasutada. Erinevad programmid käituvad erinevalt, osadest on võimalik teha demost teatud koodi abil päris toode, teiste toodete korral tuleb teostada uus installatsioon. Enne uute paigalduste alustamist tehke igaks juhuks väärtuslikest demoversiooniandmetest koopia ja küsige müüja käest täpsed instruktsioonid.
     
  7. Demo arvutist eemaldamine ehk kuidas see käib. Erinevate toodetega tutvumise käigus paigaldasite oma arvutisse mitmeid demosid. Kui õige valik tehtud, kustutage ülejäänud ära. Enamasti tuleb programmi paigaldades kaasa spetsiaalne menüüpunkt "Eemalda programm X arvutist". Eelistage alati seda menüüpunkti lihtsalt kustutamisele, sest programmi andmefailid võivad asuda arvutis erinevates kataloogides.
Märksõnad:

Pane tähele!

Kord nädalas

Telli RMP Nädalakiri

Kolmapäeviti saadetav Nädalakiri sisaldab raamatupidamise, maksunduse ja tööõiguse valdkonna olulisi uudiseid, spetsialistide artikleid, seadusemuudatusi, nõuandeid ja soovitusi.

Töövahendid

Maksukalender Maksumäärad Numbriline Tööajafond RTJ IFRS Abitabelid Seadused MTA avalikud päringud Nädalakiri

Kalkulaatorid

Palgakalkulaator Maksuvaba tulu kalkulaator Puhkusekalkulaator Auditikalkulaator Kogumispensioni kontroll