Tehnoloogia, kommunikatsioonivahendite ja turu kiire arenguga muutub ka töökeskkond. Et kiirete muutustega edukalt kaasas käia, liiguvad ettevõtted aina enam paindlike meeskonnapõhiste töötamise mudelite poole. Koos sellega on vaja, et töötamise ruum toetaks meeskondades töötamist ja seega muutub aina populaarsemaks avatud kontori mudel. Sellega kaasnevad muidugi ka omad probleemid ning igale ettevõttele ja kultuuriruumile selline töökoht ei sobi.

Paljudel tekitab keskendumine raskusi, kui ümberringi käib pidev jutt ja tööruumis puudub privaatsus, see omakorda tekitab lisastressi ning seeläbi vähendab produktiivsust. Teistele, kellel on ühest teemast teise hüplemine nagunii kerge, sobib aga avatud kontori vahetu kontakt väga. Just vahetus ja paindlikus on üks avatud kontorite suurimaid eeliseid.

Artiklis kirjutatakse, kellele täpsemalt avatud kontor tegelikult sobib ja mida teha, et heade kavatsustega tehtud moeröögatusest ei saaks takistus töö tegemisel.

Telia kontor on tegevuspõhise kontori musternäidis

Astudes Mustamäe tee ja Endla tänava nurga peal asuvasse moodsasse hoonesse, tervitab sind esimesena Telia töötaja, kes justkui nii muuseas on fuajeesse sattunud, sest konkreetset töölauda tal ei ole. Küsitakse, kelle juurde külla on tuldud ja palutakse enda andmed sisestada ühte mitmest tahvelarvutist, mis prindivad sulle välja nii enda nimega külastajakleepsu kui ka teavitavad võõrustajat, et külaline on kohal. Majal on 14 korrust ja moodsas kontorihoones töötab umbes 800 inimest.

Organisatsioonina on Telia pidevas arengus. Ostetakse väiksemaid ettevõtteid, liitutakse kontserni sees, automatiseeritakse protsesse jne. Sellest tulenevalt muutub inimeste hulk pidevalt olulisel määral ja selline muutus vajab paindlikku kontorikorraldust.

“Eelmise aastani kolisime pidevalt oma meeskondi erinevate majade ja ruumide vahel ning liikusime igapäevaselt mitmete majade vahel. Meie töö iseloom on selline, et edukaks toimetamiseks  vajame üksteist, üksuste vaheline koostöö on väga tihe. Nii, et igaüks on eraldatud oma kabinetti ja toimetab seal vaikselt, ei püsi me konkurentsivõimelised,” selgitas uue ja suure maja vajadust Telia haldusjuht Mari-Liis Vihul.

“Veel üks põhjus tavapärasest kontori kasutusest edasi liikuda on aina paindlikumaks muutuvad töösuhted inimesed ei käi enam tööl ainult kaheksast viieni –  me teeme aeg-ajalt  kodutöö päevi või töötame õhtuti hilja. Samuti ei ole me kunagi kollektiivpuhkusel, vaid puhkame erinevatel aegadel. See muudab klassikalist kontori vajadust ja paneb mõtlema, et kas meil on kindlasti vaja isiklikku lauda ja tooli kui me seda igal hetkel ei vaja,” lisas Vihul.

Läbimõeldud ülesehitusega hoone

Maja esimesel korrusel on kohvik, mille teeb eriliseks fakt, et puhvetis kassapidajat ei ole. Toidu võtmine ja selle eest tasumine käib selvekassas südametunnistuse järgi, maksta saab nii spetsiaalse mTasku äpi kui pangakaardiga.

Teise korruse võtavad enda alla põhiliselt koosolekuruumid. Nõupidamisteks vajalik tehnika hakkab tööle siis, kui õige juhe arvutisse pista, juhe jookseb mugavalt laua seest välja, käivitamiseks vajalike pulte ja muud liigset ei ole. Iga koosolekuruumi ukse juures on tahvelarvuti, kus kirjas ruumi päevakava. Samuti helendab tahvel kas roheliselt või punaselt vastavalt sellele, kas ruum on hetkel vaba või mitte. Sama ekraan võimaldab kohapeal vaba ruumi oma kasutuseks broneerida. Järjestikku asuvad viis koosolekuruumi on võimalik lihtsa vaevaga üheks ühendada ja poole maja jagu rahvast kokku kutsuda.

Korrused 4-13 on n-ö töökorrused. Klassikalisi kabinette töökorrustel ei ole. Ei ole ka isiklikke töökohti – on avatud tööala koos töötamiseks, vaikne ruum iseseisvaks töötamiseks ja väiksed ruumid privaatseteks vestlusteks. Erinevate ruumide kasutusel on üle maja kehtivad kokkulepped: näiteks vaikses ruumis ei lobiseta, telefon on hääletu peal ja sellest ruumist käib inimeste kutsumine vaid siis, kui tegemist on reaalselt vaimse või füüsilise tulekahjuga. Töölt lahkudes või pikemale koosolekule minnes tehakse töölaud puhtaks nii, et kolleegid seda kasutada saaks.

Korrused on jagatud eesmärgi-, mitte struktuuripõhiselt ja valdav osa inimesi saab päeva jooksul kõik töised tegemised tehtud oma n-ö kodukorrusel. Kõik teavad, kust kontori nurgast omale vajalikud inimesed üles leiab.

Tegevuspõhine kontor

“Kontori kontseptsioon mida kasutame, nimetatakse tegevuspõhiseks kontoriks. See tähendab, et kontori ala on läbimõeldud ja kujundatud nii, et see võimaldab leida päeva jooksul ette tulevateks erinevateks ülesanneteks sobiva keskkonna. Ühtlasi tähendab see ka, et samaaegselt kasutatakse ühte töökohta. Ehk kui lähen pikemale koosolekule või majast lahkun, siis ma ühtegi töökohta kusagil mujal oma asjadega hõivatuna ei hoia. Selline isikliku töökohata toimetamine on vajalik eeskätt selleks, et anda inimestele võimalus istuda erinevatel hetkedel erinevate kolleegide kõrvale ja selliselt kõrvuti töötades suuta oma tegevustes kiiremini tulemusteni jõuda,” selgitab Vihul.

Kontseptsiooni realiseerimist toetavad lisaks läbimõeldud ruumiplaneeringule ja sisustuse valikule ka tehnilised lahendused. Näiteks selleks, et vähendada juhtmete arvu töökohtadel, on kogu Telia maja kaetud ülivõimsa WIFIga. Teine oluline kontseptsiooni toetav lahendus on ruumibroneerimise süsteem. Selle eesmärk on võimaldada leida nõupidamisvõimalus hetkel, kui see tekib – kõiki nõupidamisi ei pea pikalt ette planeerima. Igal korrusel on ekraanid, kus näha terve maja korruseplaanid koos vabade ja hõivatud ruumidega. Samadelt ekraanidelt saab leida endale lähima sobivate tingimustega nõupidamisruumi ja selle ka kohapeal broneerida. Ekraanidel tehtud broneeringud sünkroniseerivad automaatselt Outlook kalendriga.

Lai valik kohti, kus tööd teha

Lisaks avatud kontori alale ja vaikuse tubadele on igal töökorrusel kaks suuremat ja neli väiksemat nõupidamiste ruumi, väike stand up nõupidamisnurk kiireteks aruteludeks, lisaks erinevad nišid ja telefoniputkad, mis võimaldavad pisut privaatsemat olemist. Üks olulisi küsimusi, mis inimestel avatud kontoriruumi kasutusel tekib on see, kuidas saada paika tööks sobilik mürafoon – kas avatud kontoris võib rääkida mida ja kui palju.

“Meil on majas kokkulepe, et avatud kontorialal võib rääkida, telefonile vastata, ning arutleda tööteemadel. Kui on soov töötada vaikuses, saab selleks kasutada kõrvaklappe või minna vaikusetuppa. Ja kui arutelud avatud alal lähevad väga intensiivseks või on vajalik arutada midagi konfidentsiaalset, on mõistlik kasutada koosolekuruumi,” selgitab Vihul.

Et tegevuspõhise kontori üht olulisimat võimalust – töötada kõrvuti hetkel vajalike kolleegidega – parimal moel ära kasutada, on väga oluline, millised tiimid üht töökorrust jagavad. Telia majas paiknevad tiimid korrustel eesmärgipäraselt, mitte struktuurist tulenevalt. Näiteks, haldusosakond on struktuuris finantsüksuses ja raamatupidajate või krediidikontrolliga ei ole neil igapäevast kokkupuudet, ent palju on tegemist personali-, ostu- ja töökohateenuste tiimidega. Seega on nendel tiimidel üks kodukorrus. Kommunikatsiooniosakond on aga koos näiteks turunduse, juriidika ning erakliendiüksusega. Ehk relevantsetel tiimidel on rohkem omavahelist suhtlust. See ei tähenda muidugi, et kommunikatsiooniinimene ei võiks minna täiesti ükskõik millisele teisele korrusele, et leida seal omale sobiv töökoht ning terve päev seal tööd teha.

Kuhu panna isiklikud asjad?

Kuna isiklikke laudu ei ole, pole ka laudade all sahtlibokse. Isiklike asjade hoidmiseks on igal korrusel kapid, mis avanevad ja lukustuvad töötõendiga. Kui päeval hoitakse neis oma käekotte vm materjale, siis ööseks peidetakse neisse ka hiir ja klaviatuur ning tööarvuti, kui seda pole plaanis just kodukontoris töötamiseks kaasa võtta.

Igal korrusel on leiunurk, kuhu kogutakse töövahendid, mis ununenud töölt lahkudes laudadele. Igal õhtul saab koristaja kõik pinnad kenasti puhastada. Kuigi ehk oleks mugavam, kui lisaks kuvaritele oleks ka hiired ja klaviatuurid laudade peal, siis eelkõige hügieeni pärast otsustati ka need isiklikuks teha, klaviatuur on ometi üks bakterirohkemaid esemeid kontorites.

“Puhtus on üks suuremaid plusse, mida skeptikud sellise kontori kasutuse juures näevad. Laudadele jäävad vaid kuvarid, koristaja peseb igal õhtul ära kõik tööpinnad,” rõhutab Vihul.

Ka sisustus on läbimõeldud

Kontoritoolide valikul lähtuti sellest, et toolid oleks kiirelt ja lihtsalt seadistatavad eri suuruses inimestele sobivaks. Valdav osa kontori laudu on elektrooniliselt kõrgusesse reguleeritavad, mis võimaldab neid erineva pikkusega inimeste tarbeks kiiresti kohandada, aga ka soovi korral püsti seistes tööd teha. Samas on osa kontorilaudu spetsiaalsed tiimitöö lauad, mis aitavad kaasa kiirele infovahetusele ja sobivad eeskätt projektitööks. Osades nõupidamisruumides on harjumuspäraste toolide asemel pukktoolid, selleks et soodustada kiireid otsuseid lõpututele aruteludele. Pooled kontori seintest täidavad tahvli funktsiooni ja korrustel, kus on rohkelt IT-inimesi, on need seinad strateegiaplaane täis kirjutatud.

Kui Telia kontoris oleks iga laua all prügikastid, tähendaks see iga korruse peale umbes 70 prügikotti, mida peaks igal õhtul tühjendama. Selle asemel on igal korrusel kolm prügisorteerimise süsteemi.  Ka prügikotid on disainitud nii, et ära peab viskama vaid selle osa prügikotist, mis on reaalselt täis saanud. Kiletoru seotakse kahelt poolt prügi kokku ning prügikott ongi justkui üks pikk soolikas. See tähendab, et korruse peale visatakse 70 koti asemel ära 10 kotti päevas.

Igal korrusel on puhkenurk, kus mängib rahulik muusika, saab kohvi juua, mugavatel toolidel puhata ja kolleegidega suhelda. Korruse kokkuleppena saab sinna tellida ka näiteks lauajalgpalli, kuid valdav osa korruseid eelistab siiski puhkenurgas vaikset olemist. Loomulikult saab ka puhkenurgas tööd teha, kui on soov näiteks lamades kirju saata.

Tegevuspõhise kontori mõte nõuab harjutamist

Viimane korrus on sarnaselt teise korrusega kõigile avatud ja seal tehakse partnerkoosolekuid ning teambuilding üritusi. Samuti leiab siit toa, mis on ilmselgelt saanud inspiratsiooni Eesti metsadest –  toolide asemel on siin kiiged, maas vedelevad puuhalud, mis lähemal inspekteerimisel osutuvad patjadeks. Võtsime siin oma ringkäigu kokku ja arutasime Mari-Liis Vihuliga, mida arvavad uuest kontorist Telia töötajad.

Kuidas inimesed sellise suure muutusega ära harjusid? Mitmes väikesest kontorist liiguti ju ühte suurde kontorisse.

Tavalises, väga tihedalt paigutatud avatud kontoris, arvestatakse inimese kohta ruumi 15 m2. Telia vanades kontorites, kus osaliselt oli kabinetisüsteem ja osaliselt avatud kontor, oli ruutmeetreid inimese kohta 21 m2. Telia uues majas on vaid 11 m2, kuid sõltumata numbritest tundub täna ruumi isegi rohkem kui varem. Kokkuhoitud ruutmeetrite rendihinna vahe on Telias paigutatud mugavat toimetamist toetavatesse IT-lahenduste, mugavusse ja pisut ka toredusse.

Oluline ruumi kokkuhoid tuleb soetatud töökohtade arvust – Telia kontoris on umbes 15% vähem töökohti kui inimesi. Keskmiselt veerandik töötajatest on majast või vähemalt töökohalt pidevalt eemal niikuinii – koosolekutel, puhkustel jne.

Kas kõigile töötajatele selline töötamise viis sobib?

Kindlasti mitte. Üle 80% Telia uues kontoris töötajatest ütlevad, et tunnevad end siin hästi ja on uue töökorraldusega kenasti harjunud. 13% inimesi tunnistab, et tunnevad ilma isikliku töökohata kontoris stressi. Oleme teadlikud, kellele uus toimetamismudel vähem sobilik ja juhid pööravad sellistele inimestele rohkem tähelepanu – püüavad leida neile sobivamaid lahendusi. Teisalt oleme ära defineerinud  inimese DNA, keda me Teliasse tööle otsime ja uus kontseptsioon toetab sellist inimtüüpi kenasti.

Tegevuspõhine kontor on Eestis siiski veel uus asi ja meie inimestele suur paradigma muutus – selle omaks võtmine vajab sisse kasvamist ja kasvatamist, väga tugevat personalijuhtimistööd. Veebist võib lugeda palju nii tegevuspõhise kontseptsiooni edulugusid, kui ka läbikukkumisi, sellise kontseptsiooni kasuks otsustamine sõltub eelkõige ettevõtte vajadustest ja kultuurist. Kui eesmärk on vaid hoida kokku rendikulusid, siis võib selle sama hästi tegemata jätta, sest see ei tasu ära. Õnnestumine nõuab kogu ettevõtte panustamist. Telias hakati uue kontori tulekut kommunikeerima umbes aasta-poolteist varem. Tehti töötubasid, kus käidi läbi korruseplaane, selgitati lahti kontseptsiooni eesmärk ja ruumide funktsioonid, mõeldi mida ja kuidas muuta. Inimestel paluti mõelda, kuidas nad isiklikult ruumi kasutaks ja millisena nende tiim seda ruumi vajaks. Tehti kokkuleppeid kuidas on sobilik käituda avatud alal, kuidas vaikses toas. Selline koosloomine tekitas tunde, et uus maja on kogu ettevõtte ühistööna sündinud teos , see on ilmselt ainus võimalus kuidas sellist suurt paradigmamuutust edukalt ellu viia.

Lugu ilmus ajakirja Tööelu 2018. aasta esimeses numbris.