Tänavuse aasta ilmselt üheks suuremaks muudatuseks on töötamise registri rakendumine. See puudutab kõiki tööandjaid. Muudatused ei ole oma olemuselt siiski midagi sellist, mis nõuaksid tööandjatelt suuri arendusi või kulutusi. Mõneti võib ettevõtja suhtlemine riigiga isegi lihtsamaks minna, st samu andmeid ei pea mitu korda esitama. Kuigi uue süsteemi tehniline lahendus jõuab testimisse ilmselt alles mais, on juba praegu paras aeg mõned registriga seotud asjad selgeks teha.  

Miks uut registrit vaja on? 

Uue registri peamine eesmärk on saada parem ülevaade töötajate kohta ning tõhustada võitlust ümbrikupalkadega. Hetkel on kõigil töötamisega seotud infot töötlevatel ja kasutavatel asutustel oma meetodid ja süsteemid info kogumiseks. Samuti on info töötlemine aeganõudev ning kvaliteet asutuste lõikes erinev ja ebaühtlane. Töötamise registri eesmärk ongi luua üks terviklik süsteem, mis koondaks töötamisega seotud informatsiooni ühte elektroonilisse keskkonda ning mida saaksid oma töös kasutada kõik seda infot vajavad asutused. 

Millal uus register käivitub? 

Register käivitub 1. juulil 2014. Sellest hetkest tuleb tööandjatel töötajate andmeid esitada Haigekassa registri asemel töötamise registrisse, mis hakkab asuma e-maksuametis. 

Kas seni esitatud andmed tuleb uuesti esitada? 

Ei tule. Kõik kehtivad andmed, mis on täna kantud Haigekassa infosüsteemi kantakse automaatselt uude registrisse seisuga 1.07.14. Seega on soovitatav juba praegu vaadata üle, kas kindlustatud isikute nimekiri Haigekassa süsteemis on ajakohane. Seda saab teha näiteks www.eesti.ee portaali kaudu. 

Kas on andmeid, mida tuleb registri käivitumisel uuena esitada? 

Olulisem muudatus on seotud võlaõiguslike lepingutega, mis tuleks tööandjal 1. juuli seisuga uude registrisse kanda, kui neid hetkel Haigekassa süsteemi esitatud ei ole. Tegemist on näiteks lühiajaliste töövõtu- või käsunduslepingutega, mis on registri jaoks sisuliselt võrdsustatud töö tegemisega ja peavad edaspidi registris olema alates nende sõlmimisest. Kuna neid andmeid täna registris ei ole, tuleb need esitada uue registri käivitumisel. 

Kui töötaja on asunud tööle juuni lõpus ja andmed ei ole veel Haigekassasse esitatud, kumba registrisse saab need esitada pärast 1. juulit? 

Pärast 1. juulit esitatakse kõik andmed uude registrisse. Haigekassa register suletakse ja sinna andmeid esitada ei saa. Vastav info ja juhised lisatakse ka süsteemidele. Seega, kui isik on võetud tööle 25.06 ning tema kohta ei ole andmeid veel Haigekassale edastatud, tuleb seda alates 1. juulist teha uude registrisse. 

Kui kiiresti tuleb edaspidi andmed registrile esitada? 

Töötamise kohta tuleb andmed registrile esitada enne isiku faktilist tööle lubamist. Kui sõlmite töölepingu täna, aga isik tuleb reaalset tööle ülehomme, siis hiljemalt ülehomme, enne tööle asumist, peab olema ka registreering või lihtsustatud eelregistreering (SMSi või telefoni teel) tehtud. Kui isik tuleb hommikul töövestlusele ning otsustate ta kohe ka tööle võtta, siis tuleb enne isiku tööle lubamist ka registreering või eelregistreering ära teha. Töötamise peatumine ja lõpetamine registreeritakse kümne päeva jooksul töötamise peatumise või lõpetamise päevast arvates. 

Kelle töötamise kohta tuleb andmed esitada? 

Andmed tuleb esitada kõigi füüsiliste isikute kohta, kellel tekib Eestis maksukohustus. Töötamisena mõistetakse töö tegemist töölepingu või võlaõigusliku lepingu alusel, teenistust avaliku teenistuse seaduse tähenduses või töö tegemist vabatahtlikkuse alusel tasu saamata. Näiteks, kui ettevõttes on praktikandid, kelle praktikaks on ettevõte sõlminud kooliga praktikalepingu, siis neid praktikante registreerima ei pea eeldusel, et ettevõte ei maksa neile praktika eest tasu. Kui aga tasu makstakse ja/või leping on ettevõttega otse, siis tuleb ka registreerida. 

Millised andmed töötaja kohta registrile esitatakse? 

Üldjuhul esitatakse registrile tööd tegeva isiku isikukood; isikukoodi puudumisel ja kuni viiepäevase töötamise korral ees- ja perekonnanimi ning sünniaeg; töötamise alustamise kuupäev; töötamise peatumise algus- ja lõpukuupäev ning peatumise alus; töötamise lõpetamise kuupäev ja alus. Teatud töötamise või töö liikide puhul võib olla andmeid rohkem, nt välismaalaste tööle võtmisel tuleb esitada ka töökoha aadress ja ametinimetus. 

Kas registrile esitatud andmeid saab tulevikus ka parandada? 

Jah, parandamise võimalus säilib. Tööd võimaldav isik saab töötamise registrisse tehtud vigast registrikannet elektroonselt parandada 3 kuu jooksul töötamise alustamise, peatumise või lõpetamise kuupäevast alates. Hiljem saab parandusi teha üksnes mõjuval põhjusel. 

Milline on trahv registreerimiskohustuse täitmata jätmisel? 

Maksuhaldur võib registreerimiskohustuse või registreerimise lõpetamise kohustuse täitmata jätmisel hoiatada või määrata ka sunniraha. Sunniraha võib esimesel korral olla kuni 1300 eurot ja teisel korral 2000 eurot. Lisaks saab registreerimiskohustuse täitmata jätmise eest rakendada väärteokaristust, milleks füüsiliste isikute puhul on kuni 300 trahviühikut ning juriidiliste isikute puhul kuni 3200 eurot.