Alates 1. jaanuarist 2010 tegelevad Eestis avalike dokumentide apostillimisega notarid.
Seoses töökorralduse muutusega paraneb märgatavalt apostillimise teenuse kättesaadavus. Kui varem väljastasid apostille ministeeriumid Tallinnas ja Tartus, siis edaspidi teevad seda notarid kõigis maakondades, kokku 21 linnas. Vt notarite kontaktandmed
Kuidas toimub apostillimine ministeeriumides kuni 2009. aasta lõpuni?
Kuni 2009. a lõpuni tegelevad apostillimisega tavapärastel vastuvõtuaegadel endiselt ministeeriumid vastavalt oma haldusalale. Viimaseks vastuvõtupäevaks on 30. detsember. Posti teel dokumentide apostillimiseks saatmisel tuleks arvestada, et dokumendid koos taotluse ja riigilõivu tasumist tõendava maksekorraldusega laekuksid ministeeriumile hiljemalt 23. detsembril 2009. Tähtajaga seotud arusaamatuste vältimiseks on soovitatav dokumendid kohale toimetada isiklikult või võimalusel taotleda apostillimist notari juures juba uuel aastal. Pärast 23. detsembrit ministeeriumisse posti teel jõudnud taotlus tagastatakse taotlejale läbivaatamatult. Tasutud riigilõivu tagasisaamiseks tuleks aga sel juhul ministeeriumile esitada vastav taotlus.
MIS ON APOSTILL?
Apostill on tunnistus, millega kinnitatakse dokumendile alla kirjutanud isiku pädevust. Apostill kinnitatakse püsivalt dokumendi külge. Apostillida võib avaliku dokumendi
- originaali,
- notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakirja,
- väljatrükki või väljavõtet.
Avalik dokument tuleb apostillida riigis, kus see on välja antud.
MIS ON AVALIK DOKUMENT?
Avalik dokument on:
- haldusdokument (diplom, tunnistus, tõend, õiend, teatis vms);
- kohtu või kohtuga seotud ametiasutuse väljastatud dokument (kohtuotsuse ärakiri, väljavõte registrist, kohtutäituri dokument vms);
- notari või vandetõlgi dokument.
Miks on vaja avalikku dokumenti apostillida?
Avalik dokument on vaja apostillida, kui seda soovitakse kasutada riigis, kes on ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise Haagi konventsiooniga. Eesti suhtes jõustus konventsioon 30. septembril 2001. Konventsiooniga ühinenud riikide loetelu
Kui avalik dokument on kord juba apostilliga kinnitatud, on seda võimalik kasutada kõigis konventsiooniga ühinenud riikides.
MILLIST AVALIKKU DOKUMENTI EI APOSTILLITA?
Apostillimisele ei kuulu avalik dokument,
- mida soovitakse kasutada riigis, kellega Eesti on sõlminud õigusabilepingu (Leedu, Läti, Poola, Ukraina ja Venemaa),
- mille on väljastanud diplomaatiline- või konsulaaresindaja,
- mida soovitakse kasutada riigis, kes ei ole ühinenud Haagi konventsiooniga. Sellisel juhul tuleb dokument legaliseerida, vt lähemaltVälisministeeriumi veebilehelt
Samuti ei kuulu apostillimisele
- kaubandus- või tollimenetlusega vahetult seotud haldusdokument,
- rikutud dokument (kulunud, kortsunud, parandatud, veega rikutud, kaaned liimist lahti vms),
- originaaldokument, millel puudub allkirjastaja ees- ja perekonnanimi ning ametinimetus (nt Eestis 1941–1992 välja antud perekonnaseisu tunnistused). Dokumendi omanikul on võimalik taotleda dokumendi välja andnud asutusest uus dokument või tõendada asjaolu rahvastikuregistri kinnitatud väljatrükiga.
NB! Notar ei või apostillida enda tõestatud või kinnitatud dokumenti, kuid seda saab teha teine notar (sh teine samas büroos töötav notar).
KUIDAS ESITADA NOTARILE TAOTLUST AVALIKU DOKUMENDI APOSTILLIMISEKS?
Dokumendi apostilliga kinnitamise taotleja esitab notarile
Taotluse ja dokumendi võib edastada isiklikult või posti teel.
NB! Taotlus loetakse saabunuks ainult juhul, kui sellele on lisatud apostillimist vajav dokument.
KAS ESITADA APOSTILLIMISEKS DOKUMENDI ORIGINAAL VÕI ÄRAKIRI?
- Enne dokumendi apostillimise taotlemist on soovitatav välja selgitada kas välisriigi asutus aktsepteerib ainult apostillitava dokumendi originaali või piisab ka ärakirjast.
- Üldjuhul kinnitatakse apostilliga dokumendi originaal.
- Ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumendi puhul (nt abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend, karistusregistri teatis vm) kinnitatakse apostilliga vaid originaaldokument.
KAS APOSTILLITUD DOKUMENTI ON VAJA TÕLKIDA?
Apostillitud dokumendile lisatakse üldjuhul ka kinnitatud tõlge vastava välisriigi poolt aktsepteeritud keelde. Dokumendi tõlkimiseks võib pöörduda tõlketeenust osutava notari, vandetõlgi või tõlkebüroo poole. Soovitatav on teha tõlge pärast dokumendi apostillimist.
KUIDAS TOIMUB APOSTILLITUD DOKUMENDI VÄLJASTAMINE NOTARI POOLT?
Notar väljastab apostillitud dokumendi viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates. Taotlus võetakse menetlusse, kui sellele on lisatud apostillimist vajav dokument. Kui taotleja soovib apostillitud dokumendi tagasisaatmist postiga, edastatakse see koos lisadega tähtkirjaga taotluses märgitud aadressil.
KUI PALJU MAKSAB AVALIKU DOKUMENDI APOSTILLIMINE?
- Notari tasu on 350 krooni, millele lisandub käibemaks.
- Tagasisaatmisel postiga lisandub postiteenuse tasu.
