“Do what you do best and outsource the rest.” – nõuanne, mida ärikonsultant Peter Drucker jagas juba 1990ndatel ettevõtjatele.

Mis on outsourcing?

BDO võrgustiku poolt koostatud publikatsioonis (ISCA Solutions – Outsourcing) toodud mõiste kohaselt outsourcing‘u käigus üks organisatsioon osutab teisele ettevõttele teenuseid, kusjuures alternatiivina on võimalik alati nende protsesside või funktsioonide läbiviimine ka ettevõtte enda ressurssidega. Välisele kolmandale osapoolele sisemiste protsesside, funktsioonide ja teenuste üleandmisel antakse üle ka vastutus. Sealjuures ei ole oluline, et teenusepakkuja peaks alati asuma teenust kasutava ettevõttega samas linnas või isegi riigis. 

Teenuste sisseostmine on plahvatuslikult viimaste aastate jooksul üle maailma kasvanud ning see trend on laialt levinud ärifunktsioonide osas nagu näiteks finantsarvestus, infotehnoloogia, personaliarvestus, juriidika, maksud, ettevõtte sekretäri- või juhtimisteenused. 

Teenuste sisseostmise vajaduse võib jagada kaheks – strateegilised ja taktikalised. 

Strateegilisel tasandil püüavad ettevõtted:

• suunata sisemisi ressursse pigem põhitegevusele kui tugiteenustele;
• parandada riskijuhtimist, suunates valdkonnad kus teenuspakkuja teadmised on paremad, välistele partnerilt;
• vähendada investeeringuid infrastruktuuri, eriti mis puudutab IT-d, sidet ja ehitisi;
• võimaldada ligipääs parema kvaliteediga teadmistele, oskustele ja võimetele mõistliku hinnaga ükskõik kus maailmas.

Taktikaliselt püüavad ettevõtted: 

• kontrollida tegevuskulusid (hoida kokku tööjõu- ja muid tegevuskulusid);
• parandada ettevõtte tegevuse tulemuslikkust kasutades teenusepakkujaid, kellel on antud valdkonnas süvendatud teadmised;
• töötajate lahkumisel saada üle talendi puudusest ja aidata toime tulla hooajaliste kõikumistega tööturul;
• saada tuge tegevustes, mis on harva esinevad ja haruldased ning mis nõuavad spetsiifilisi teadmisi;
• võtta kasutusele standardiseeritud teenused, mis lihtsustavad ettevõtte protsesse ja vähendavad ühekordsete tegevustega kaasnevaid tarbetuid kulusid.

Kokkuvõtvalt võib öelda, et teenuste sisseostmise eelistena on toodud välja järgmised peamised põhjused: sisemiste ressursside parem jaotamine, ligipääsu tagamine talentidele ning tegevus- ja investeeringukulude vähendamine. 

BDO Eesti läbi viidud uuringus Eesti keskmiste ja suurte ettevõtete tegev- ja finantsjuhtide seas soovisime ühe teemana selgitada välja, mis on Eesti ettevõtete peamised kaalutlused finantsarvestuse teenuste sisseostmisel ning kas need ühtivad mujal maailmas levinud põhjustega.  Samas tundsime ka huvi, mis on need peamised põhjused, miks mitte teenuseid sisse osta. 

Uuringu tulemuste kohaselt ostetakse teenust sisse järgmistel põhjustel või kaalutaks seda juhul kui:

• 70 % kõigist vastanutest pidasid tähtsamaiks põhjuseks tekkivat kulusäästlikkust;
• 61 % vastanutest pidas oluliseks võimalust keskenduda oma põhitegevusele;
• 54 % vastanutest nägi selles võimalust automatiseerida oma ettevõtte protsesse;
• pooled vastanutest arvasid, et teenuste sisseostmine aitab neil vabastada oma ettevõtte siseseid ressursse ning täpselt sama palju vastanuid olid arvamusel, et see aitab neil tõsta finantsarvestuse kompetentsi ja kvaliteeti.

Ebaoluliseks peeti: 

• teenuse sisseostmise juures fikseeritud kulude muutumist paindlikumateks;
• parema pildi saamist oma äritegevusest;
• grupis olevate ettevõtete majandusarvestuse protsesside ühtlustamist.

Kui võrrelda aga juba outsorcing‘ut kasutavate ettevõtete ning teenuseid sisse mitte ostvate ettevõtete vastuseid, siis kõige suuremad käärid tekkisid kahes valikus – juba teenuseid sisse ostvad ettevõtted pidasid oluliselt tähtsamaks asjaolu, et nad saavad keskenduda oma põhitegevusele, samas kui teenust mitte sisseostvad ettevõtted pidasid oluliselt vajalikumaks kasvatada oma majasisest kompetentsi. 

Ettevõtted, kes täna finantsarvestuse teenuse sisseostmise võimalust ei kasuta tõid välja kolm peamist asjaolu, miks nad seda ei tee: 

• 93 % neist hindab oma ettevõtte sisest majandusarvestust võimekaks ning kõrge kvaliteediliseks, kusjuures 59 % pidasid seda eriti oluliseks;
• 86 % vastanuist on arvamusel, et teenust sisseostes ei ole võimalik saada täislahendusi ning ettevõttesse peaks jääma ka majasisest personali finantsarvestuse oskuste ja teadmistega, mistõttu on ilmselt 72 % arvamusel, et tänaste teenusepakkujatega ei ole võimalik kokkuhoidu saavutada;
• 79 % peab majandusarvestust liiga oluliseks tugiprotsessiks, et seda välistele kolmandatele osapooltele üle anda, sealjuures 67 % ei soovi oma finantsinfo sattumist majast välja.

Ehk, nagu uuringust näha, siis Eesti ettevõtted mõtlevad üsna sarnaselt muu maailmaga, üllatuse valmistas vaid asjaolu, et hetkel ei näe paljud ettevõtjad teenuse sisseostmist kui võimalust kaasata oma meeskonda majandusarvestuse spetsialiste ja talente, pigem palgatakse talendid enda ettevõttesse. 

Siinkohal julgustaksin aga ettevõtete juhte mõtlema nii nagu seda teeb üks BDO Eesti klient: "Ma olen tundnud ennast omanike ees turvalisemalt, kui meie ettevõte finantsarvestusteenused sisse ostab. See annab pildile juurde nö sõltumatuse vaate. Kuna ma tean, et BDOs on suur hulk spetsialiste, kes on kokku puutunud erinevate finantsarvestuse teemadega, tunnen ennast väga mugavalt, ma võin ükskõik mis küsimuses helistada ning ma olen üsna veendunud, et teenusepakkuja leiab oma majast, või siis teab mõnda muud selle teema spetsialisti, kes aitaks minu mure lahendada. Kui ma raamatupidamisteenust sisse ei ostaks, siis taoliste keerulisemate juhtumite puhul ma peaks nagunii otsima majaväliselt inimest, kes sellega tegeleks, sest kogu kompetentsi ei ole mõistlik endal hoida." 

Järgmises artiklis keskendume finantsarvestuse teenusepakkujatele ning sellele millele neid valides tähelepanu pöörata. Samuti analüüsime, mida saime uuringu käigus teada Eesti ettevõtjatelt ja mida nemad teenusepakkuja juures oluliseks peavad.