Arvemenetlus juhi ja raamatupidaja aja säästmiseks

Pane tähele! Artikkel on ilmunud enam kui 5 aastat tagasi ning kuulub Geeniuse digitaalsesse arhiivi.

Seekord räägime elektroonilisest arvemenetlusest, mida reeglina pakutakse paberivaba raamatupidamist võimaldavate tarkvarade poolt digiteerimisest saabunud kuludokumentide edasiseks ettevõttesiseseks menetlemiseks.

Praegu on arvemenetlus laialdaselt kasutusel avalikus sektoris ning suurtes ettevõtetes. Uute soodsate tarkvarade turuletulek võimaldab ka keskmise suurusega firmadel saada kasu efektiivsest paberivabast kuluhaldusest.

Mis on arvemenetlus?

Arvemenetlus on ostuarvete, kviitungite ja kuluaruannete menetlemine vastavas tarkvaras. Selle protsessi sisendiks on erinevatest kanalitest saabunud kuludokumendid ja väljundiks on ülevaadatud, heakskiidetud, konteeritud, arhiveeritud ja väljamakstud kulud.

Kuludokumentide sissetulevateks kanaliteks on Eestis tavaliselt e-kirjaga saabuvad ja digiteerimist vajavad PDF-arved, digiteerimist mitte vajavad e-arved ning pildistatud ja digiteerimist vajavad kviitungid.

Arvemenetlustarkvaradel on sageli kaasas ka mugav mobiilirakendus kviitungite pildistamiseks ja arvemenetlusse saatmiseks. Ülevaatus on reeglina arvemenetlustarkvaras sisalduv elektrooniline kinnitusring, mille käigus antakse juhtkonna ja raamatupidajate koostööna kinnitus saabunud kuludokumendi korrektsusele, enne selle välja maksmist. Eestis pakuvad arvemenetlustarkvara Envoice, Omniva, Fitek ja Telema. 

Miks kasutada arvemenetlustarkvara?

Elektrooniline arvemenetlus võimaldab mugavalt ühes keskkonnas ühendada juhtide, aruandvate isikute ja raamatupidajate töö. Lisaks annab see kiire visuaalse ülevaate ettevõtte rahalisest hetkeseisust. Kõik kulud on nähtavad nende tekkimise hetkest, mis on oluliselt operatiivsem kõikidest teistest lahendustest.

Eelarve jälgimise funktsiooni olemasolul saab arvemenetluse käigus ka visuaalselt näha kulu vastavust ettenähtud eelarvele. Osas arvemenetlustarkvarades on võimalik üles laadida, kinnitada ja arhiveerida ka kõiki muid ettevõtte dokumente, näiteks tellimusi ja lepinguid.

Kuidas on arvemenetlus seotud raamatupidamisega?

Arvemenetlustarkvaras on reeglina võimalik teha vajalikud konteeringud vastavalt ettevõtte kontoplaanile, lisada täpsemad objektid või dimensioonid, teha ostuarve kulujaotused ja seeläbi suunata see tark informatsioon raamatupidamistarkvarasse kannetele.

Raamatupidaja tööd lihtsustab kinnitusringi kaudu saabuv informatsioon, kus juhid ja aruandvad isikud saavad vastavalt oma vastutusalale kinnitada kulude iseloomu ja jaotust kulukohtade ning dimensioonide määramisega.

Arvepõhiselt või arveridade kaupa ostuarvele lisatud kulukontod ja dimensioonid võimaldavad jälgida eelarve täituvust reaalajas. Analüütilisi näitajaid sisaldavaid malle on võimalik korduvatele arvetele automaatselt lisada aja säästmiseks.

Kuidas toimub andmevahetus raamatupidamistarkvaraga?

Arvemenetlustarkvara ei ole siiski raamatupidamistarkvara ja on ennekõike mõeldud kuludokumentide menetlemiseks, raamatupidamiskanded peavad toimuma raamatupidamistarkvaras. Kui need kaks tarkvara on korrektselt liidestatud, toimub kahepoolne andmevahetus automaatselt. Vastasel juhul tuleb menetletud kulude infot sisaldavat kanded importida CSV- või XML-vormingus failiga raamatupidamistarkvarasse.

Kuidas aitab arvemenetlus luua terviklikku ülevaadet ostuarvetest?

Arvemenetlustarkvaras on igal ajahetkel võimalik näha kõiki ettevõttele saabunud ostuarveid. Värskemad arved kuvatakse töölaual ja vanemad arved saab leida digitaalsest arhiivist. Näha on iga arve originaaldokument ja arvemenetluses lisatud teave. Arvega koos säilib ka menetluslogi ning vajadusel on võimalik võtta väljavõte järelkontrolliks. Digitaalse arhiivi olemasolu vabastab ettevõtte tüütust kohustusest originaaldokumente ladustada.

Mis asi on ostuarvete kinnitusring?

Vastavalt ettevõttes kehtestatud kulude kooskõlastamise reeglitele saab arvemenetluses rakendada kinnitusringe. Kinnitusringi kuuluv inimene peab kas tarkvarasse sisse logides või e-posti teel saabunud teatele reageerides andma oma nõusoleku kulu asjakohasuse kohta.

Osas tarkvarades saab kinnitusringi muuta automaatseks vastavalt eelseadistavatele isiklikele mallidele. Näiteks, kui juhatuse liige ei soovi käsitsi kinnitada igakuist Telia sideteenuste arvet, juhul kui see ei ületa 200 eurot, annab tarkvara tema nõusoleku automaatselt. Selleks tuleb siduda mallis juhatuse liikme kinnitus hankija nime ja piirsummaga.

Kes kinnitavad ostuarveid?

Kasutajale, kellele on antud kinnitaja roll ühes või mitmes ettevõttes ja selle allasutuses, ilmuvad töölauale tema kinnitust vajavad kuludokumendid. Kui tarkvara saadab ka teavitusi, siis saab kinnitaja igakordsel kuludokumendi saabumisel e-posti ning kinnitamist vajava arve lingi selle elektrooniliseks kinnitamiseks. Kinnitamise vaates on eelarve täituvuse toega tarkvarade puhul näha ka eelarve täituvus. See eeldab eelnevat eelarve koostamist või importfailiga üleslaadimist arvemenetlustarkvarasse.

Kuidas kinnitusringi kasutusele võtta?

Envoice’i näitel saab kinnitusringidesse kinnitajaid määrata ettevõtte peakasutaja õigustes inimene. Kinnitusringe saab arvetele lisada varem tehtud kinnitamismallidest, kui just ei aktiveerita üldist kinnitusringi kõigile saabunud kuludokumentidele. Spetsiifiilise kinnitamismalliga on võimalik määrata, et kindlale hankijale rakendatakse alati ja automaatselt kindlat kinnitusringi. Igale uuele hankijale või arvele, millele ei rakendu automaatselt mõni olemasolev kinnitamismall, on võimalik luua uus kinnitusring ning salvestada see kohe ka kinnitamismalliks.

Kinnitusringile on arve võimalik saata enne või pärast raamatupidajapoolset konteerimist. Esimest varianti kasutatakse juhul, kui kinnitajad ise lisavad raamatupidajale kommentaare arve konteerimiseks ja kulujaotuseks. Ettevõttesisese omanikuta ostuarve puhul on raamatupidajal võimalik enne arve kinnitusringile saatmist või konteerimist uurida, kellega ettevõttest on saabunud arve seotud. Selleks saab ta välja saata arve koos kommentaariga "Kelle arve see on?".

Esimesest kinnitajast raamatupidajal on võimalik arve automaatselt alanud kinnitusring peatada, kui see on vigane, saates selle nupuvajutusega tagasi hankija poolt arvel väljatoodud e-mailile.

Mida teha kinnitajate aja säästmiseks?

Arvemenetluses osaleval pidevas ajanappuses juhil on võimalik Envoice’is kasutusele võtta isiklikud reeglid. See lihtsustab ja kiirendab arvete kinnitamist, sest rahaliste piiride kehtestamisega on võimalik korduva iseloomuga kulud automaatselt kinnitada. Samuti on võimalik luua reegel, et kui tuttavalt hankijalt saabunud arve on mingist summast suurem, siis on see ebatavaline ning sellele tuleb töölaual tähelepanu pöörata.

Iga kinnitaja saab enda ette või enda järele kinnitusringi lisada täiendavaid kinnitajaid ebakindluse korral. Kinnitusring saadab automaatselt kasutajatele meeldetuletusi, et nad ei unustaks oma kooskõlastust anda. See on oluliselt kiirem asjaajamise viis, kui lähetuses viibiva juhatuse liikme lauanurgale või emailile ostuarvete kuhjamine.

Kas arvemenetlustarkvara teeb lähetus- ja kuluaruannete koostamise lihtsamaks?

Arvemenetlustarkvara võib sisaldada ka paberivabade lähetus- ja kuluaruannete koostamise funktsiooni. Nutika arvemenetluse mobiilirakendusega olemasolul saab kviitungi pildistamisel sellest luua malli alusel nii kulu- või lähetusaruandeid, mis jõuavad raamatupidaja töölauale kulu kiireks hüvitamiseks.

Envoice võimaldab teha etteulatuvaid toiminguid, nagu lähetustaotluste koostamine enne lähetusele minekut, koos nende kinnitamisega ettenähtud kinnitusringis. Lähetusaruannetega on võimalik siduda ka ostuarveid, nagu näiteks ettevõtte poolt juba varem arve alusel tasutud lennukipiletid või hotelliarve.

Arvemenetlusest on abi ka ostuarvete tasumisel

Arvemenetlustarkvaras võib leiduda ka funktsioone, mis aitavad ostuarveid tasuda või neid tasutuks märkida. Võimalik on kasutada ostuarvetele käsitsi tasutuks märkimist või pangaväljavõtte üleslaadimisel automaatselt maksete sidumist ostuarvetega. Samuti on reeglina võimalik koostada panka edastamiseks maksefailid, mille alusel saab suurema hulga makseid mugavalt internetipanka laadida.

Arvemenetlustarkvara liidestuste tegemisel ettevõtte poolt kasutatava pangaga on võimalik makseid algatada ja pangaväljavõtet laadida automaatselt. See aitab oluliselt neid ettevõtteid, kes maksavad sadu või tuhandeid arveid iga kuu.

Kuidas on arvemenetlus seotud e-arvetega?

Osa arvemenetlustarkvarad võimaldavad kasutajatel tasuta saata ja vastu võtta Eesti e-arveid. See on oluline juhul, kui raamatupidamistarkvara ei paku e-arvete funktsionaalsust või see on ebamõistlikult kallis.

Kui arvemenetlustarkvara kuulub e-arve rändlusteenust pakkuvale ettevõttele, siis on neil reeglina liidestused teiste sarnaste ettevõtetega Eestis ja Euroopas.Alternatiivselt on arvemenetlustarkvara liidestatud e-arve rändlusteenust pakkuva vahendajaga, kes võimaldab e-arvete saatmist kõigis teistes liidestatud võrkudes olevatele majandustarkvaradele ja neid kasutavatele ettevõtetele.

Allikas:  Envoice

Pane tähele!

Kord nädalas

Telli RMP Nädalakiri

Kolmapäeviti saadetav Nädalakiri sisaldab raamatupidamise, maksunduse ja tööõiguse valdkonna olulisi uudiseid, spetsialistide artikleid, seadusemuudatusi, nõuandeid ja soovitusi.

Töövahendid

Maksukalender Maksumäärad Numbriline Tööajafond RTJ IFRS Abitabelid Seadused MTA avalikud päringud Nädalakiri

Kalkulaatorid

Palgakalkulaator Maksuvaba tulu kalkulaator Puhkusekalkulaator Auditikalkulaator Kogumispensioni kontroll