TTU
Neljapäev, 23. November
 

Digiteerimine ettevõtte kuludokumentidele

Autor
Ivar Veskioja

Digiteerimine on dokumendilt tarkvara ja/või inimese silma abiga andmete tuvastamine ja masinloetavale kujule viimine. Artiklis käsitleme ennekõike dokumentidena ettevõtete ostuarveid ja kviitungeid, mida on vaja majandustarkvara jaoks digiteerida.

Masinloetav on üldjuhul konkreetse vormingu ja sisu ülesehitusega fail, mida teised arvutiprogrammid suudavad mõista faili vormingu ja sisu sobivuse korral. Näiteks on osades riikides, sh ka Eestis, kokku lepitud siseriiklik e-arve standard (.pdf) XML failivormingus. Kõik e-arve vastuvõtu võimekusega tarkvarad suudavad seetõttu ühtemoodi hästi lugeda selles XML failiformaadis saabuvat infot ilma inimese abita.

Miks tasub ostuarveid ja kviitungeid digiteerida?

Digiteeritav dokument on reeglina  või JPG-pildifaili vormingus dokument, mis ei ole masinloetav ja eeldab inimsilmaga andmete tuvastamist. PDF- või JPG-vormingus ostuarvet ei suuda majandustarkvara automaatselt lugeda ning raamatupidaja või ettevõtja ise peavad andmed käsitsi sisestama. Sellise madala lisaväärtusega töö vältimiseks on suuremad organisatsioonid asunud kasutama digiteerimistarkvara- või teenust. 

Kuidas digiteeritakse kuludokumente?

Digiteerimine saab toimuda täisautomaatselt tarkvara abiga, pool-automaatselt ehk siis teenusepakkuja poolt tarkvara tööd inimsilmaga kontrollides või siis ainult inimsilmaga ilma tarkvara toeta. Täisautomaatse tarkvara puhul on võtmeküsimuseks tuvastatud andmete korrektsus, raamatupidamine eeldab korrektseid numbreid ja vigade vältimiseks kontrollitakse mingis mahus ka täisautomaatse tarkvara tööd. Ilma tarkvara abita digiteerimine sarnaneb raamatupidaja tööle e-mailiga saabunud PDF-vormingus ostuarve ümbertrükkimisel majandustarkvarasse. Täisautomaatset tarkvara pakub Eestis Envoice, kelle tarkvara tuvastab Sinu dokumentidelt automaatselt nii palju infot kui võimalik. See säästab oluliselt aega raamatupidamisandmete sisestamisel majandustarkvarasse.

Kuidas tarkvaraline digiteerimine toimub?

Tarkvaraline andmetuvastus PDF- või JPG-vormingus failist eeldab optilist märgituvastust (OCR ehk optical character recognition). Optiline märgituvastus ise ei paku aga kasutajale mingit kasu ilma intelligentse sisutõlgenduseta. St, et optiliselt tuvastatud tähemärkide ja numbrite jada on väärtusetu info, kui tarkvara ei oska sellest välja lugeda ostuarvet koos kõigi arveridade ja käibemaksudega. Optiliselt tuvastatud info tõlgendamiseks on seega vaja digiteerimistarkvarale lisada tehisintellekti element (AI ehk artificial intelligence). Tehisintellekti on vaja treenida leidma dokumentidelt tuvastatud tähemärkide ja numbrite tähendusi, nii nagu koolis õpetatakse lapsi ära tundma tähendusi ümbritsevas maailmas. Inimesest treener peab selleks tehisintellektile andma ette piisaval hulgal dokumente neis sisalduvate tähenduste õppimiseks. Seejärel on tarkvarasse lisatud tehisintellektil oskus märgata sümbolite ja nende asetuste seaduspärasusi, mis tõlgendamise järel muutuvad korrektseks ostuarveks digiteerimistarkvaras. Ideaalis on digiteerimistarkvaras sisalduv tehisintellekt iseõppiv ning töö käigus õpib üha uusi seaduspärasid märkama eri riikide eri formaatides dokumentides.

Kuidas digiteeritud andmed majandustarkvarasse jõuavad?

Ilma integratsioonita majandustarkvaraga ei ole digiteeritud kuludokumentidest suurt kasu. Halvimal juhul ei suuda sinu majandustarkvara nende masinloetavate andmetega midagi mõistliku teha. Osadel juhtudel suudab majandustarkvara mõista ostuarvete andmeid sisaldavat eksportfaili ning tekitada neist vajalikud kanded. Parimal juhul on majandustarkvaral programmiliides (API ehk application program interface), mille kaudu saab digiteeritud ostuarvete ja kviitungite andmeid automaatselt majandustarkvarasse saata.

Mis saab digiteeritud dokumentidest?

Digitaalne dokumendiarhiiv on tavapärane digiteerimistarkvara- või teenuse osa ja on vältimatu täielikult paberivabale asjaajamisele üleminekuks. Kõik digiteeritud dokumendid on vaja salvestada hilisemaks kontrolliks ja raamatupidamise seadusest tulenevate nõuete täitmiseks originaalkujul. Halvimal juhul tuleb sellise arhiivi eest maksta lisatasu perioodiliselt. Seitsme aasta täitumisel saab soovi korral originaaldokumendid kustutada kettamahu vabastamiseks.

Kes pakuvad Eestis digiteerimisteenust?

Eestis pakuvad digiteerimisteenust Envoice, Omniva ja Fitek. Lisaks on osade suurfirmade poolt kasutatavate majandustarkvaradega liidestunud sellised teenusepakkujad nagu soomlaste Basware ja Opus Capita. Rahvusvaheliste teenusepakkujate puhul tuleb ette uurida seda, kuidas toimib eestikeelsete kuludokumentide digiteerimine. Osadel juhtudel pakutakse digiteerimisteenust koos skaneerimisteenusega, et paberkujul olevatest dokumentidest teha PDF-failid. Sellisel juhul on vaja saata oma dokumendid skaneerimiskeskusesse, kus need valmistatakse ette skaneerimiseks, skaneeritakse võimsate tööstuslike skannerite abil ja hiljem hävitatakse konfidentsiaalse info hävitamise reegleid järgides. Eestis saabub paberkujul aina vähem arveid ning see teenus ei ole väga aktuaalne, küll aga on suured skaneerimiskeskused veel alles põhjanaabritel soomlastel.

Mida silmas pidada teenusepakkuja valikul?

Digiteerimisteenuse puhul jaotuvad turul olevad teenusepakkujad hulga parameetrite järgi. Näiteks võimekus arveridu digiteerida, dokumentide töötlemiskiirus ja veaprotsent. Tavapäraselt digiteeritakse ostuarvelt ainult esimene arverida koos hankija nime, arve numbri ja kuupäevaga. Kui ostuarvetel on kümneid ridu toodete ja teenustega, mida peaks raamatupidamises eraldi kontodel kajastama, on vajalik reapõhine digiteerimine. Selline teenus on reeglina inimsilma tähelepanu nõudev ning on seetõttu reapõhiselt hinnastatud. Business Digi on Envoice’i äriklassi täpsusega digiteerimine, kus inimesest operaator kinnitab Sinu dokumentide andmete täpsuse ja lisab Sinu soovil ka arveread. Operaatori poolt üle kontrollitud pool-automaatne digiteerimine on oluline neile, kes ei soovi ise kontrollida tehisintellekti tööd ning vajavad veatuid algandmeid raamatupidamiseks. Paberkviitungite digitaliseerimiseks on hea teenusepakkuja mobiilirakenduste olemasolu, mis aitavad töötajatel oma kulu- ja lähetusaruannete jaoks vajalikud kuludokumendid ise pildistada ja automaatselt raamatupidamisele edastada valmis aruannetena. Teised parameetrid mida teenusepakkujate juures kontrollida, on erinevate valuutade tugi, korduvate kuludokumentide tuvastamine, erinevate käibemaksumäärade tuvastamine, konteeringute ja dimensioonide lisamise võimalus.

Kui palju maksab digiteerimine?

Parima digiteerimisteenuse leidmiseks soovitame tutvuda digiteerimisteenuse pakkujate kodulehtedel oleva teenuse kirjeldusega ja hinnakirjaga. Inimtööga seotud äriklassi digiteerimisteenuse puhul tuleb selgeks teha digiteerijate töökiirus, parimal juhul on dokumendid digiteeritud loetud tundide jooksul. Tehnilise toe olemasolu ja selle kiirus võib osutuda üheks kaalukeeleks teenusepakkuja valikul lisaks hinnastamisele. Hinnastamise puhul saab määravaks mahupõhise dokumenditasu, paketitasu ja kasutajapõhiste kuutasude summa. Paindlikel teenusepakkujatel on reeglina peamiselt mahupõhine dokumenditasu, mis ei sõltu kasutajate arvust. Sellisel juhul on ka 30 igakuise ostuarvega väikeettevõttel mõistlik kasutada digiteerimisteenust, mille püsitasu oleks teiste teenusepakkujate puhul ebaotstarbekalt suur.

Kas digiteerimine eeldab ka arvemenetluse teenust?

Digiteeritud kuludokumentide paberivabalt menetlemiseks võib suuremates ettevõtetes vaja minna ka majandustarkvaraga liidestatud arvemenetluse teenust. Elektrooniline arvemenetlus, e-arveldus või ka kuluhaldus on tarkvaralahendus, mis aitab organisatsioonidel kulusid kooskõlastada enne väljamakseid. Envoice’i puhul on selline teenus digiteerimisega liidetud paberivaba asjaajamise osana. See tähendab, et digiteeritud ostuarved menetletakse samas tarkvaras juhtide ja raamatupidajate koostöös. Vajalikud kooskõlastused ja kommentaarid antakse otse tarkvaras koos korrektsete kontode ja objektide lisamisega. Ilma tarkvaralise arvemenetluseta võib raamatupidaja või juht vana oma harjumuse alusel juba digiteeritud kuludokumendi ikkagi e-mailiga saata kolleegile ülevaatamiseks või lausa paberil lauanurgale panna allkirjastamiseks.

Kas digiteerimine võiks tulevikus ebavajalik olla?

Digiteerimise vajadus langeb neil organisatsioonidel, kes võtavad vastu ainult standardikohased e-arveid ning paberil kviitungeid ei saa. Üle-Euroopalise e-arve standardi tulek võib muuta selle võimalikuks ka piiriüleselt äri tehes. Senikaua toob iga Eesti e-arve võimekuseta hankija või klient kaasa vajaduse dokumendi digiteerimiseks. Nutikas on seda teha soodsa digiteerimistarkvara abil, et automaatselt digiteeritud dokumendi hind oleks võimalikult madal.

  • Autor: Ivar Veskioja
  • Allikas: Envoice
tarkvara

Veel samal teemal

Viimati lisatud artiklid samas rubriigis

  • Arvemenetlus juhi ja raamatupidaja aja säästmiseks 21.11.2017

    Seekord räägime elektroonilisest arvemenetlusest, mida reeglina pakutakse paberivaba raamatupidamist võimaldavate tarkvarade poolt digiteerimisest saabunud kuludokumentide edasiseks ettevõttesiseseks menetlemiseks. Praegu on arvemenetlus laialdaselt kasutusel avalikus sektor ...
    Loe edasi..

  • Pakendiarvestuse ja -aruandluse juhend 14.11.2017

    Pakendiaruandlusest on saanud tähtis teema eriti pärast Eesti ühinemist Euroopa Liiduga ning veelgi enam pärast seda, kui riigikontroll tegi auditi, millest järeldus, et riigil on aastaid tagasi jäänud saamata märkimisväärne summa pakendiaktsiisi.
    Loe edasi..

  • Aitame tudengit! Ajakasutusuuring 13.11.2017

    Eva Maddison on Tallinna tehnikaülikooli rakendusliku majandusteaduse majandusanalüüsi eriala magistrant. Tema lõputöö teema käsitleb raamatupidamise valdkonna töötaja tööaja kasutust. Et raamatupidamine on valdkond, kus üldjuhul raamatu ...
    Loe edasi..

  • Täna, 10. novembril on rahvusvaheline raamatupidajate päev 10.11.2017

    10. novembril on päev, mil raamatupidajad tähistavad oma kuulumist selle auväärse ameti esindajate sekka. Just täna peetakse rahvusvahelist raamatupidajate päeva.
    Loe edasi..

  • Arvestusalaste uurimustööde konkurss 2018 31.10.2017

    Traditsiooniliselt kuulutavad Eesti raamatupidajate kogu, rahandusministeerium, audiitorkogu ja Eesti siseaudiitorite ühing välja ARVESTUSALASTE UURIMISTÖÖDE KONKURSI 2018! Arvestusalaste uurimustööde konkurss on Eestis ainus võimalus selles valdkonnas kõ ...
    Loe edasi..

Vaata kõiki artikleid
 
Lauakalender 2018
Töövahendid
Naljanurk


Ettevõtja sõidab oma kontori juurde, kus tund tagasi plahvatas pomm. Kõik on ümber piiratud, tuletõrjujad tegutsevad, kohal on politsei ja aknast tuleb suitsu. Kohale tuuakse sokkides valvur, kes räägib: "Ülemus, teil on suur mure! Kui plahvatas, siis oli kontoris teie naine... ta on vigastatud..."
"Olgu, aga raamatupidaja, kus on raamatupidaja????"

Uudised > Eelnõud
Kalender & arhiiv
E T K N R L P
1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
27 28 29 30
« November 2017 »
Tööpäevade arv kuus 22
Töötunde kuus 176
Riigipühad: -

Vaata tööajafondi..
E-POOD
Gallup
RMP.ee portaal sai 1. oktoobril 13-aastaseks. Just tänu Teile lugejad. Mis Te arvate, mis iseloomustab RMP.ee portaali täna kõige rohkem?
Äriregister
Kreedix
Maksu- ja tolliamet
Eesti KMKR otsing
  • sartec
  • LeapIN
  • Fortumo
  • epood
 
Koostööpartnerid
  RMP Eesti RMP Eesti OÜ Registrikood 11027462
KMKR EE100898345

Swedbank: EE582200221024811122
SEB Pank: EE221010220073067015
LHV Pank: EE117700771000732704

Jur. aadress: Rukki 18-8, Tallinn
Kontor: Mustamäe tee 5-607, Tallinn
Tel. 6 848 110
E-post: info@rmp.ee
RMP Eesti tooted Portaal RMP.ee
Uudiskiri Nädalakiri
Ajakiri Spetsialist

Raamatupidaja kalendermärkmik
Juhendraamat KÜ raamatupidamine
Juhendraamat MTÜ raamatupidamine
Dokumendinäidised

KOOLITUSED
Raamatupidamisteenus
Majandusarvestuse põhitõed

RSSFacebookTwitter
RMP.ee Kontakt
Uudised
Kasutajatingimused
Foorumi tingimused
Koostööpartnerid
REKLAAM
Tagasiside

STATISTIKA
249980  Foorumi postitust
355  E-poe toodet
90  Koolitust
22611  Artiklit
51812  Registreerunud kasutajat
35828  Nädalakirja tellijat
33088  Pers. pakkumise tellijat
Lugeja staatus  KÜLALINE
   - ei näe spetsialistide artikleid
   - ei kehti soodustused
   - ei saa populaarset uudiskirja Nädalakiri

REGISTREERU


 REGISTREERUNUD KASUTAJA
   + kõik artiklid sisselogimisel nähtavad
   + PDF ajakiri Spetsialist tasuta
   + uudiskiri Nädalakiri e-postile
   + soodustused RMP Eesti koolitustele

Logi sisse
 

© RMP Eesti OÜ 2004-2017