E-arvetega paraneb ettevõtte likviidsus

Pane tähele! Artikkel on ilmunud enam kui 5 aastat tagasi ning kuulub Geeniuse digitaalsesse arhiivi.

Üks oluline osa organisatsioonidevahelisest suhtlusest on teenuste ja kaupade ostmine, müümine ja arveldamine. Arvete saatmine ja saamine ning nendele järgnevad finantstehingud on iga ettevõtte vereringe. Ja vereringe on asi, mida tuleb hoida korras ja teha kõik selleks, et see veel paremaks ja tugevamaks muutuks. Näiteks regulaarselt jooksmas käia. 

Jooksmine on hea paralleel e-arvetele, sest nii nagu jooksmine paneb vere kiiremini käima, paneb e-arvete kasutuselevõtt organisatsioonide vahel arvete vahetamise kiiremini toimima. Ehk kui su ettevõte saadab välja e-arveid ja võtab neid vastu, muudad sa oma organisatsiooni vereringe tugevamaks ja kiiremaks ning saad võimalikele murekohtadele kiirelt jälile. 

Aastal 2016 läheb Eesti avalik sektori riigihangetes üle e-arvetele. Aastal 2015 tehakse teavitustööd ja kaasatakse avalikku sektorit, eelkõige kohalikke omavalitsusi ja väiksemaid asutusi, et minna juba enne tähtaega üle e-arvetele. See tähendab, et tekitada endale e-arve saatmise ja vastuvõtmise võimekus. 2016. a esimesel poolaastal pannakse avaliku sektori asutustele kohustus olla võimeline e-arveid vastu võtma ning teise poolaasta jooksul tehakse seadusega kohustuslikuks, et riigihangetes tuleb arveldustes kasutada vaid e-arveid. 

See tähendab, et kui täna ja tänasest alates veel aasta jooksul on peamises fookuses, et avaliku sektori asutused leiaksid endale toimiva ja ka sobiva lahenduse, siis alates 2016. a teisest poolaastast hakkab erasektor, eesotsas mikro- ja väikeettevõtetega, endale otsima lahendust, kuidas oma arved avalikule sektorile esitada. 

Mikro- ja väikeettevõtted on kõige rohkem mõjutatud muudatusest, see tuli välja ka Ernst&Young uuringust, mis tehti 2014. aastal. Selle uuringu tulemusena otsustati ka ühtlasi, et Eesti on valmis minema riigihangetes üle e-arvetele varem, kui Euroopa Liidu direktiiv seda ette näeb (2014/55/EU).

E–arvete laiem kasutuselevõtt muudab üleüldiselt meie arvelduskultuuri paremaks ja sellel on positiivne mõju kõigile. E-arve saatmine on automaatne ning on võimalik välja saata koheselt pärast selle loomist ning see jõuab saajale kohale väga kiiresti, minutitega. Kuna e-arve on valmis koheselt süsteemis kinnitamiseks, saab arve kinnitada ja konteerida väga kiiresti, kasvõi automaatselt. Ostuarve kinnitamine on võimalik ära teha väga kiirelt ka siis, kui kinnitajaid on palju, kuna protsess on elektrooniline ja kinnitamise lõpus liiguvad andmed automaatselt raamatupidamisprogrammi. 

Eelpool mainitud uuring aga tekitas küsimuse, kas e-arvetele üleminek on kõikidele osapooltele siiski positiivse mõjuga. Selleks et leida vastus küsimusele, kuidas mõjutab mikro- ja väikeettevõtteid avaliku sektori üleminek e-arvetele, korraldas rahandusministeerium koostöös Ernst&Young’ga täiendava uuringu, kus keskenduti mikro- ja väikeettevõtetele tekkiva mõju analüüsile, mis kaasneb e-arvete kohustuslikuks tegemisega riigihangetes. 

See uuring on tänaseks valmis ning kokkuvõttes on tulemus positiivne – e-arvetele üleminek on positiivse majandusliku mõjuga, kui võetakse arvesse, et paberil arve esitamine on ajaliselt ja rahaliselt oluliselt kulukam kui e-arve edastamine operaatorpakkuja kaudu ning arvete topeltsisestused võtavad samuti täiendava tööaja. Uuringuga saab tutvuda rahandusministeeriumi koduleheküljel.

Seega, suures pildis õigustab e-arvetele üleminek ennast igati, kuna see on majanduslikult mõistlik. Küsimus, mis tõenäoliselt väiksemates ettevõtetes tekib, on see, et kuidas see kasu siis ikkagi praktikas väljendub ühe konkreetse ettevõtte lõikes? 

Lisaks võimalikule rahalisele ja ajalisele võidule, tuleb arvesse võtta kindlasti aspekti, et e-arvete kasutamisega väheneb risk andmete kvaliteediga, suureneb läbipaistvus arveldusprotsessis ning andmed on turvaliselt säilitatud arhiivis, kusjuures arhiveerimiseks ei ole eraldi üldjuhul vaja midagi teha, see on osa automaatsest protsessist. 

Kui ettevõte on küsimuse ees, kas ja miks minna üle e-arvetele, siis lühiajaliselt võib see tuua kaasa täiendavaid tegevusi. Kuid siinkohal tuleb vaadata suuremat pilti, kuna efekt tekib siis, kui võimalikult paljud selle innovaatilise mõtteviisiga kaasa tulevad. Kui e-arve muutub standardiks meie ettevõtluskeskkonnas, siis sellega viime ka suhtlus- ja arvelduskultuuri uuele tasemele, millest võidavad kõik – ettevõtete likviidsus paraneb, teeme vähem topelttööd ja saame töötajate aja suunata organisatsioonile väärtustloovamate tegevuste peale.

Kui tänu e-arvetele on võimalik arve kiiremini välja saata ja teiselt poolt vastu võtta ja kinnitada, siis saab arve ka varem ära maksta. Ja see omakorda tähendab, et ettevõtete rahavood muutuvad kiiremaks, kuna ei ole ju põhjust viivitada makse tegemisega makse tähtpäevani. See on ka maksja seisukohalt mõistlik, kuna aitab raamatupidamises koormust hajutada ja kuud varem "lukku" saada. See omakorda annab organisatsiooni juhtimisele olulist lisaväärtust – kiirem ja selgem ülevaade kuludest ja tuludest, mis võimaldab teha kiiremaid otsuseid ja tegeleda mitte tulekahjude kustutamise ja tagajärgede likvideerimisega, vaid ennetavate tegevustega ja riskide maandamisega. 

Vaata, milline arvete lahendus on sulle sobivaim

Allikas:  Omniva

Pane tähele!

Kord nädalas

Telli RMP Nädalakiri

Kolmapäeviti saadetav Nädalakiri sisaldab raamatupidamise, maksunduse ja tööõiguse valdkonna olulisi uudiseid, spetsialistide artikleid, seadusemuudatusi, nõuandeid ja soovitusi.

Töövahendid

Maksukalender Maksumäärad Numbriline Tööajafond RTJ IFRS Abitabelid Seadused MTA avalikud päringud Nädalakiri

Kalkulaatorid

Palgakalkulaator Maksuvaba tulu kalkulaator Puhkusekalkulaator Auditikalkulaator Kogumispensioni kontroll