Soovitused AS Fujitsu Services majandustarkvara meeskonnalt

Vastavalt euro kasutusele võtmise seadusele võetakse alates 01.01.2011 Eestis maksevahendina kasutusele euro. Sellest tulenevalt on vajadus valmistada ERP süsteemid ette euro tulekuks. Paljud ettevõtted on sellega arvestanud alates kevadest ja kindlasti on valdav osa majandustarkvarasid juba ette valmistatud ning testitud, kuid viimase hetke soovitused on alati abiks neile, kel protsess veel läbi viimata.

Kuigi EURO hakkab kehtima alates 01.01.2011, sõltub tarkvara ümberseadistuse vajadus ettevõtte tegevusalast ja majandustarkvara integreeritusest igapäevaste tegevustega. Nii näiteks on pankadel vajalik süsteemi ümberseadistus praktiliselt keskööl, kui tehakse esimesed tehingud eurodes, kuid mõni teine ettevõte saab seadistuse teha rahulikult jaanuarikuu jooksul.

Ei tahaks pikemalt peatuda EURO kasutuselevõtu nõuetel, mis puudutavad raamatupidamist üldisemalt, vaid jagaks siinkohal soovitusi MS Dynamics NAV majandustarkvara ettevalmistamiseks ja kohaliku valuuta konverteerimiseks Eesti kroonist EURO-ks.

EURO kasutuselevõtuks majandustarkvaras on peamiselt kaks võimalust:

• arhiveerida vana andmebaas ja kasutada seda edaspidi kui arhiivi ning uuest aastast luua algsaldodega uus andmebaas. See on küll kõige kiirem ja lihtsam viis, kuid mitte parim lahendus, sest katkeb side ajalooga ja kaob võimalus perioodide võrdlemiseks.
• Teine ja soovituslik lahendus on andmete konverteerimine EEK-st EURO-deks. Selleks kasutatakse MS Dynamics NAV puhul spetsiaalset konverteerimistööriista.

Ettevõtted, kes kasutavad MS Dynamis NAV majandustarkvara, saavad abi kas hoolduspartnerilt või kasutavad finantsandmete konverteerimisel Microsofti selleks spetsiaalselt loodud Euro konverteerimistööriista (Conversion Tool), mis on olnud kasutusele paljudes riikides, kus EURO-le mindi üle kohalikult valuutalt. Seda on pidevalt täiendatud ja Eestis on tehtud lokalisatsioon tarkvara versioonidele 4.0 ja 5.0.

Tavapäraselt selgitamaks EURO konverteerimise tööriista (EKT) rakendamise põhimõtteid, analüüsitakse euro kasutuselevõtuga seotud tegevusi ja muudatusi MS Dynamics NAV-is ja antakse kliendile ülevaade ettevõtte ärispetsiifilistest ja raamatupidamislikest vajadustest seoses euro konverteerimisega. Selleks koostatud dokument on aluseks muudatuste sisseviimisel tarkvara seadistusse ning seda võib kasutada ka juhendmaterjalina nii konverteerimise kui ka konverteerimise eelsete ja järgsete tegevuste sooritamisel.

Mõned mõisted, mis esinevad järgnevas tekstis:

€-päev	päev, millest alates Eesti on euroala liige ja Eestis tuleb käibele euro. €-päevaks on kinnitatud 1. jaanuar 2011.
EKT	EURO konverteerimise tööriist
Lisavaluuta	Lisaks kohalikule valuutale (mis hetkel on EEK ja alates 1. jaanuarist EUR) on võimalus MS Dynamics NAV-s kajastada aruandlusvaluutana teist valuutat. Pearaamatu aruandeid on võimalik kuvada/printida nii kohalikus valuutas kui ka lisavaluutas. Pärast konverteerimist on kohalikuks valuutaks EUR ja lisavaluutaks e aruandlusvaluutaks EEK. Sellest on abi näiteks 2010. aasta majandusaasta aruande koostamisel, mis tuleb esitada EEK-s.

EURO KONVERTEERIMISE TÖÖRIISTA ÜLDISED TÖÖPÕHIMÕTTED

EKT abil muudetakse infosüsteemis kasutatav kohalik valuuta EEK-ist EUR-iks, nii et EUR-st saab uus kohalik valuuta. Teisisõnu konverteerib EKT kõikidel summa andmeväljadel EEK väärtused EUR väärtusteks kogu andmebaasis. Konverteerimise käigus salvestatakse algsed EEK väärtused ajaloo tabelitesse ja uuendatakse seadistustabelid. Lisaks ajaloo tabelitele salvestatakse algsed kande väärtused ka lisavaluuta väljadele. Peale konverteerimist on kohalikuks valuutaks EUR ja lisavaluutaks EEK.

EKT koosneb mitmest alamprogrammist, mis teostavad järgmisi protseduure:

• pearaamatu kannete konverteerimine EUR-i;
• klientide, hankijate ning avatud müügi- ja ostudokumentide konverteerimine EUR-i;
• pangakontode konverteerimine EUR-i;
• seadistuste (osaline) konverteerimine EUR-i.

EKT konverteerib korraga ainult ühe ettevõtte andmed. Juhul kui andmebaasis on mitu ettevõtet, siis tuleb konverteerimistööriista käivitada iga ettevõtte jaoks eraldi.
Lisaks pearaamatu ja käibemaksu kannetele konverteeritakse ka pearaamatu eelarve read. Soovitatav on analüüsivaateid mitte konverteerita, vaid arvutada uuesti peale pearaamatu ja eelarve kannete konverteerimist.

Peale konverteerimist on varasemad EEK summad asendatud EUR summadega ja kontoplaani info on kajastatud nii uues kohalikus valuutas (EUR) kui ka lisavaluutas (EEK).

Valuuta koodid asendatakse kannetes alljärgnevalt:

Andmevälja "Valuutatähis" väärtus enne konverteerimist	Andmevälja "Valuutatähis" väärtus peale konverteerimist
Tühi (viitab kohaliku valuuta väärtusele (EEK)) EUR valuuta tähis	EEK Tühi (viitab uuele kohaliku valuuta väärtusele (EUR))
Valuuta tähis ei ole tühi ega EUR (muud valuutad)	Sama valuuta kood, mis enne konverteerimist

Klientide, hankijate ja avatud müügi- ning ostudokumentide konverteerimine

EKT ei teosta automaatset klientide ja hankijate põhiandmete konverteerimist teise valuutasse. Nende andmete konverteerimiseks tuleb käivitada eraldi tööprotsess – aruanne nimega "Convert Cust. & Vend. To LCY". Protsessi tulemina muudetakse EEK tähis uueks välisvaluuta tähiseks.

Protsesstöö aken koosneb mitmest filtreerimislehest ning lehest "Valikud" (Options). Iga filtreerimiseleht on seotud omaette klientide või hankijate andmetabeliga, mida on vaja konverteerida. Seega on igale konverteeritavale tabelile võimalik seada oma andmete filter.

Protsesstööd "Convert Cust. & Vend. to LCY" tohib käivitada ainult peale seda, kui EEK on muudetud EUR-iks. Protsesstööd võib käivitada nii mitu korda, kui vaja. Protsesstöö konverteerib alljärgneva info:

• valuuta tähis kliendi ja hankija andmetes,
• avatud kliendi- ja hankija kanded,
• avatud müügi- ja ostudokumendid.

Klientide ja hankijate pangakontosid automaatselt EUR-i ei konverteerita. Valuutakood pangakonto andmetes tuleb käsitsi ära muuta.

Peale konverteerimist omistatakse klientidele ja hankijatele, kelle valuutaks oli varem EEK, tühi väärtus, mis on uue kohaliku valuuta tähiseks. Klientidele ja hankijatele, kellel oli varem valuutatähiseks EUR, omistatakse samuti tühi väärtus.

Valuutatähised muutuvad alljärgnevalt:

Välja "Valuuta tähis" väärtus ENNE konverteerimist	Välja "Valuutatähis" väärtus PÄRAST konverteerimist
Tühi (tähistab kohalikku valuutat (EEK))	Tühi (tähistab kohalikku valuutat (EUR))
Euro valuutatähis (EUR)	Tühi (tähistab kohalikku valuutat (EUR))
Muu valuutatähis (v.a. euro)	Sama valuutatähis, mis enne

Pangakontode konverteerimine eurosse

EKT ei konverteeri pangakontode vaikimisi valuutatähiseid, kuid konverteerib kohaliku valuuta summad pangakonto andmiku kannetes.

Automaatse pangakonto valuutatähise muutmiseks tuleb käivitada eraldi protsesstöö, kuid soovituslik on luua ise uued pangad ja teostada käsitsi saldo ülekanne EEK pankadest uutesse EUR pankadesse. Automaatne protsesstöö teostab järgmised tegevused:

1. Olemasolev pangakonto suletakse ühe kandega, mis seotakse kõigi suletud kannetega ja ühe kandega iga avatud kande kohta.
2. Luuakse uus pangakonto, millele luuakse üks pangakonto andmiku kanne kõigi vana pangakonto suletud kannete kohta ning üks pangakonto andmiku kanne iga vana pangakonto avatud kande kohta.
3. Algsete kannete summade säilitamiseks ei muudeta välja "Summa (EEK)" väärtusi uutes andmikukannetes.
4. Avatud tšekiandmiku kanded kopeeritakse ja konverteeritakse uuele pangakontole ning tühistatakse vana pangakonto juures.
5. Konverteerimise tulemusena võib tekkida realiseerimata kasumi või kahjumi kanne.
6. Pärast konverteerimist lukustatakse vana pangakonto.

Kasutajamugavuse huvides luuakse uus pangakonto sama numbriga, mis vana pangakonto. Kuna kaks pangakontot ei saa olla sama numbriga, siis nimetatakse vana pangakonto ümber vastavalt sisestatud reeglile. Kasutades ümbernimetamise reeglis prefikseid või sufikseid on võimalik säilitada viide vanale pangakonto numbrile nii vana kui ka uue pangakonto andmetes.

Valuutatähiseid muudetakse alljärgnevalt:

Välja "Valuutatähis" väärtus ENNE konverteerimist	Välja "Valuutatähis" väärtus PÄRAST konverteerimist
Tühi või EEK (tähistab kohalikku valuutat (EEK))	Tühi (tähistab kohalikku valuutat (EUR))
Euro valuutatähis (EUR)	Tühi (tähistab kohalikku valuutat (EUR))
Muu valuutatähis (va euro tähis)	Sama valuutatähis, mis enne

Lisavaluuta ehk täiendav aruandlusvaluuta

Enamik Eesti ettevõtteid ei kasuta majandustarkvaras lisavaluutat. Kogu rahaline arvestus põhineb ühel Eestis kasutuseloleval valuutal.

MS Dynamics NAV võimaldab aga kasutada samaaegselt paralleelselt kahte aruandlusvaluutat. Siinkohal ei tohi segi ajada kohalikku ja dokumendivaluutat, mis omavahel konverteeritakse kindla päeva kursiga.

Lisavaluuta võimaldab vaadata andmikukandeid kahes valuutas ja seega saab ka edaspidi vaadata perioode kas EEK-des või EURO-des vastavalt vajadusele. EURO kasutuselevõtt loob hea võimaluse lisavaluuta kasutuselevõtuks ja seega on see mõistlik teha koos konverteerimisprotsessiga.

Täiendav aruandlusvaluuta võetakse kasutusele kasutades meetodit – "Kopeeri summad kohaliku valuuta summadest". Selle tulemusena kopeerib EKT vanad EEK summad erinevatele täiendava aruandluse väljadele pearaamatu kannetes, käibemaksu andmikus ja mujal. EEK tähis kopeeritakse pearaamatu seadistustesse täiendavaks aruandlusvaluutaks.

Selle tulemusel on pärast andmebaasi konverteerimist võimalik näha originaalsummasid ning trükkida pearaamatu aruandeid kroonides. Kuna andmed kopeeritakse, mitte ei konverteerita, siis ei teki ka ümardamisvigu.

Ettevalmistused konverteerimiseks

Konverteerimise ettevalmistamiseks tuleb teha mitmeid tegevusi, mis tagavad selle õnnestumise ja aitavad maandada riski nii andmete hävinemise kui ka rikkumise osas.

Varukoopia tegemine andmebaasist

Ajalooliste andmete nägemiseks ning aruannete koostamiseks teistest moodulitest, mis erinevalt pearaamatust ei oma võimalust koostada aruandeid paralleelset mitmes valuutas, luuakse täiendav andmebaas.

Põhimõtted

• Uus andmebaas luuakse samade parameetritega kui olemasolev tööbaas, kuid teise nimega.
• Olemasolevast tööbaasist tehakse varukoopia ja taastatakse uude andmebaasi.

Konteerimata dokumentide ja kannete kontroll

Konverteerimisele eelnevalt peab teostama alljärgnevad dokumentide ja kannete kontrollid:

a) üle vaatama ning konteerima või kustutama kõik read alljärgnevate žurnaalide kõikide mallide kõikidelt töölehtedelt:

• peažurnaal,
• põhivara (PR) žurnaal,
• laekumisžurnaal,
• maksežurnaal,
• müügižurnaal,
• ostužurnaal;

b)    kontrollida kõikides korduvžurnaalides kirjeldatud konteerimisreeglid veendumaks, et neis ei oleks kasutatud summasid;
c)    väljastama või kustutama kõik väljastamata meeldetuletused ja viivisarved;
d)    tuleb juurutada või kustutada kõik hindade/kulude muutmise töölehed: müügihinna tööleht, ressursi hinnamuutused, standardkulude tööleht.

Pearaamatuseadistus

Tuleb kontrollida, et kohaliku valuutatähiseks enne konverteerimist on EEK.

Valuutad

Kontrollida, et valuutade nimekirjas on olemas nii EEK kui ka EUR.

Valuuta vahetuskursside tabelis ei tohi enne konverteerimist olla ühtegi kurssi valuutal EEK! Vahetuskurss määratakse ära EKT seadistustes.

Valuuta vahetuskursside tabelis peab seadistama kõigi teiste kasutatavate valuutade kursid EUR-i suhtes enne, kui konverteerimise eeltööna käivitatakse protsesstöö "Täpsusta vahetuskursse".

Iga valuuta kohta, mis on seadistatud selles aknas, peab süsteemis olema defineeritud vahetuskurss euro suhtes. Süsteem kasutab EC seadistustes defineeritud konteerimise kuupäeva, et leida täpne eurole vastav vahetuskurss. See kurss peab kokku langema kursiga, mida kasutatakse protsesstöös "Täpsusta vahetuskursse" enne konverteerimise alustamist.

Pearaamatu konto seadistamine ümarduskannete jaoks

Euro konverteerimise tööriist tekitab mitmesuguseid ümarduskandeid. Nende kannete jaoks on vaja seadistada uus allikatähis. Selleks lisada süsteemi täiendav allikatähis "EUROKONV", et eristada konverteerimise käigus lisandunud ümarduskandeid.

Euro konverteerimise aknas tuleb määrata konto, kuhu süsteem konteerib konverteerimisel tekkivad deebet ja kreedit ümarduskanded. See konto peab olema bilansikonto, et ümarduskanded ei mõjutaks suletud aastate kasumiaruande kontode saldosid.

Otsekonteerimiste kontroll

Pearaamatu kontod, kus pole otsekonteerimise tunnust märgitud, peavad võrduma vastava konteeringurühma reskontrast konteeritud summaga. Näiteks kodumaiste klientide reskontrast tulev võlasumma peab võrduma vastava pearaamatu konto saldoga. See puudutab kontosid, kuhu süsteem teeb kandeid reeglina automaatselt võttes aluseks vastavad konteerimise seadistused, näiteks klientide/hankijate võlad, käibemaksu kontod, pangakontod. Seda vastavust saab kontorollida käivitades EC vormilt nupu "Functions" ja valiku "Print Indirect Posting Overview". Päringuvormil ei ole vaja midagi määrata ning võib kohe aruande käivitada.

Kui aruanne annab mõnede kontode puhul erinevusi (veerg "Difference"), siis tuleb need vahed reklassifitseerida. Reklassifitseerimine on vajalik seetõttu, et konverteerimise ajal süsteem võrdleb pearaamatu konto saldot vastavate andmiku kannete saldoga ning erinevuse korral konteerib ümarduskande.

Kui otse konteerimine on tehtud ekslikult, võib teha vastava paranduskande, kasutades õigeid kontosid. Sellisel juhul ei ole pärast konverteerimist vaja reklassifitseerimist ümber pöörata. Kui reklassifitseerimiskanded pööratakse pärast konverteerimist ümber, on reklassifitseerimiseks sobiv kasutada mõnda bilansivälist kontot.

Test konverteerimine

Test konverteerimine teostatakse veendumaks, et tööbaasi konverteerimine sujub tõrgeteta. Samuti on see vajalik protsessi kiiruse hindamiseks ning võimalike jõudlusprobleemide lahendamiseks.

Testkonverteerimine teostatakse testkeskkonnas testandmetega. Kõik eeltööd peavad enne olema sooritatud. Testkonverteerimine käivitatakse EKT vormilt nupu "Functions" ja menüüvaliku "Start Conversion" alt.

Võimalikud tegevused jõudluse parendamiseks:

• Andmebaasi laiendamine – EKT tööriista kasutatavate ajutiste andmetabelite mahu tõttu võib olla vajalik tuntav andmebaasi laiendamine.
• SumIndex välju sisaldavate võtmete deaktiveerimine – suurtes andmebaasides võtab võtmete ülearvutamine palju aega. Nende ajutine peatamine suurendab protsessi teostamise kiirust.
  EKT sisaldab funktsiooni "Run Conversion Prerequisite". Peale selle funktsiooni kasutamist on võimalik deaktiveerida võtmed, mis sisaldavad SumIndex välju ja ei ole konverteerimise protsessis vajalikud ning mida saab seetõttu deaktiveerida. See funktsioon ei ole kohustuslik ning väikeste tabelite (kuni mõni tuhat kirjet) korral ei ole võtmete deaktiveerimisest saadav kiiruse võit märgatav ja ei ole seetõttu vajalik.
• Juurdepääs andmebaasile – EKT kiirus on oluliselt parem, kui andmebaasi on võimalik avada serveris jooksva kohaliku kliendiga mitte üle kohtvõrgu.

Testkonverteerimise käigus on võimalik hinnata, kas ülalkirjeldatud tegevused jõudluse parendamiseks annavad efekti tööandmebaasi konverteerimisel.

Lisaks mainitud funktsionaalsusele sisaldab EKT ka kopeerimise funktsiooni. See funktsioon annab võimaluse kopeerida konverteerimise seadistused ühest ettevõttest teise.

Lõpliku EURO konverteerimise teostamine

Lõplik tööbaasi konverteerimine teostatakse ettevõttele sobivas ajavahemikus. Sageli on vajadus viia enne andmete konverteerimist ettevõttes läbi inventuur, teostada andmete kontroll ja alles seejärel konverteerida andmed. 2010./2011. aastavahetus jätab selleks ka mõned päevad neile, kes peavad 1. jaanuaril alustama juba uute andmetega. Kui selleks aga vajadust ei ole, võib konverteerimise viia läbi jaanuari esimeste nädalate jooksul. Oluline on siinjuures aga jälgida, et süsteemi ei ole tehtud uue aasta kandeid juba EUROdes.

Konverteerimine toimub vastavalt eelnevates peatükkides kirjeldatud põhimõtetele. Peale konverteerimist on kogu tööbaasi andmed konverteeritud ning süsteemi kohalikuks valuutaks EUR. Edukat konverteerimist kõigile, kes veel ei ole sellele mõelnud.

Oleme meeleldi abiks majandustarkvara küsimustes, olgu see siis seotud EURO kasutuselevõtuga või mitte.

Kõike parimat soovides

Heiti Mering
AS Fujitsu Services
Majandustarkvara osakonna juhataja
Heiti.mering@ee.fujitsu.com
www.fujitsu.com/ee