Suve alguses on raske leida raamatupidajat, kel poleks käed-jalad tööd täis ja majandusaasta aruannete esitamise tähtaja ootuses on mõtted enamasti ainult ühel lainel.

Iga ettevõtte ja selle raamatupidamise jaoks on oluline kajastada aruandes korrektselt firma majandustulemusi ja finantsseisundit, arvestades kõiki investeeringuid, võlgu ja kohustusi. See on tavaline, see on rutiin. See on osa raamatupidamisest.

Toon raamatupidamistemaatika raames mängu mõned mõtted, millega raamatupidajal oma töös arvestada tasuks ning mille osas võiks juhtkonna ja ettevõtte vastava ala spetsialistidega koostööd teha. Need mõtted puudutavad tarkvarakasutust ning -litsentside haldust – ehk siis raamatupidamise jaoks ettevõtte immateriaalset vara või kulu. Litsentside ostuarved on üheks oluliseks tõendusmaterjaliks tarkvara kasutusõiguse olemasolu kohta.

Tarkvara on tänasel päeval vältimatu töövahend praktiliselt igale ettevõttele. Ja on loomulik, et töövahendite üle peetakse arvestust. Need töövahendid võimaldavad ettevõttel tulu teenida ning peaks olema iseenesestmõistetav, et töövahendid on hangitud legaalsel teel, st ostetud, mitte varastatud (piraattarkvara).

Paraku ei ole paljud ettevõtjad veel tänaseni mõistnud töövahendite seaduspärase kasutamise olulisust ja piraattarkvaraga kaasnevaid riske ning sestap ripub suure hulga ettevõtete pea kohal raske kirves, mille kukkumise hetke on neil võimatu ette ennustada.

Miks tasub raamatupidajal tarkvaralitsentside olemasolu pärast muretseda ja juhatuselt sellel teemal selgitusi küsida?

Esiteks loodetavasti olemasolev hool ja mure tööandja majandusliku olukorra, maine ja seaduskuulekuse pärast, mis kajastub ka raamatupidamisaruannetes. Teiseks aga sel lihtsal põhjusel, et seda nõuab seadus. Jätan siinkohal kõrvale Autoriõiguse seaduse sätted, mis puudutavad intellektuaalomandi kaitset, ning samuti Riigihangete seaduse, millesse tehtud täiendused on veel päris värsked, ja märgin teemakohaselt ära Raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS) mõned lõigud, mida peab arvestama.

RPS § 16 p 4 ütleb, et Raamatupidamise aruandes peab kajastuma kogu oluline informatsioon, mis mõjutab raamatupidamiskohustuslase finantsseisundit, majandustulemust ja rahavoogusid. Oluline on selline aruandeinformatsioon, mille avaldamata jätmine võib mõjutada aruande kasutajate poolt aruande põhjal tehtavaid majandusotsuseid. Väheolulisi objekte võib arvestada ja aruandes kajastada lihtsustatud viisil.

RPS § 16 p 9 täiendab eeltoodut veelgi, märkides et Raamatupidamise aruandes esitatakse kogu informatsioon, mis võimaldab saada raamatupidamiskohustuslase finantsseisundist, majandustulemusest ja rahavoogudest õige ja õiglase ülevaate.

Kui ettevõte ei kasuta legaalset tarkvara, on see paraku otsene risk firma finantsseisundile erinevate võimalike nõuete ja kohustuste läbi, mõjutades kindlasti ka aruande põhjal tehtavaid majandusotsuseid. Tuleb arvestada ka seda, et mistahes juriidilise isiku "turuväärtus" on ebaseaduslike töövahendite kasutamise korral märkimisväärselt väiksem, kuna ettevõttel seisavad ees vältimatud kulutused.

Üks olulistest seadusest tulenevatest põhjustest, miks ettevõtte raamatupidamises ja aruandluses peab kindlasti olema kajastatud ka tarkvarahaldusega seonduv, on RPS § 24 lg 2 p 5, mis sätestab, et Tegevusaruandes kirjeldatakse muu hulgas raamatupidamise aastaaruande koostamise perioodil toimunud olulisi sündmusi, mis ei kajastu raamatupidamise aastaaruandes, kuid mis oluliselt mõjutavad või võivad mõjutada järgmiste majandusaastate tulemusi.

Kogu tulu väljaandmise nõue või karistused rikkumiste eest on ilmselgelt olulised mõjud ja ohud, mis seoses tarkvarakasutusega tuleks tuvastada ja kajastada ning millede ärahoidmisele saab raamatupidamine omalt poolt suuresti kaasa aidata.

Lisaks seadusest tulenevatele nõuetele ettevõtte majandusseisu adekvaatse kajastamise osas võiks iga raamatupidaja, olles ettevõtte juhatusele partneriks ja nõuandjaks finantsotsuste tegemisel, panna juhatuse liikmele südamele tõsiasja, et kokkuvõttes vastutab juhatuse liige ettevõtte tegemiste ja tegemata jätmiste eest.

Ka õigusrikkumine läbi pealtnäha vähetähtsa piraatluse situatsiooni on seaduse silmis tõsine rikkumine, mille eest on ette nähtud karmid karistused, mis firma tegevust kokkuvõttes häirivad või halvavad.

Eesti Äritarkvara Liit soovitab igal juhul pöörata ettevõtte tarkvarahaldusele senisest suuremat tähelepanu. Korrektse tarkvarahaldusega kaasnev teadmine sellest, kas ja milline on ettevõtte immateriaalse vara või kohustuste ulatus ja kindlus selles liinis ootamatute nõuete ja trahvide puudumisest on omaette väärtus. EÄL pakub meeleldi tasuta nõuandeid tarkvarahalduse paremaks korraldamiseks ning kasulikke näpunäiteid erinevate riskide vähendamiseks.