Majandustarkvara sisseseadmisega peaks tegelema inimesed, kellel on teatud oskused, kogemused, teadmised ja ka aega oma ülesannete täitmiseks. Kes need õiged inimesed siis on?

Projektimeeskonna liikmete arv sõltub projekti suurusest ja keerukusest, kuid oluline on muidugi see, et kõik ülesanded oleksid õigeaegselt ja hästi  täidetud. Selle eesmärgi saavutamiseks on vaja tiimi, kes püüdleb ühtse eesmärgi poole. Kõik osalejad peaksid üheselt aru saama, miks  majandustarkvara (ERP) lahenduse sisseseadmine ettevõttele vajalik on ja mis on selle oodatav tulemus. Näiteks võib eesmärgiks olla aja ja tööjõu kokkuhoid, klienditeeninduse tõhustamine või juhtimisinfo kättesaadavuse parandamine.

Kindel metoodika

Tegevused ja ülesannete jaotus peavad lähtuma kindlast metoodikast, mida ERPlahenduse sisseseadmisel rakendatakse. Üks levinumaid ja paremaid on Microsofti Sure Stepi metoodika. See on välja töötatud koostöös Project Management Institute’iga, mis on üks maailma suurematest mittetulunduslikest organisatsioonidest projektijuhtimise vallas. Lisaks kindlale juurutusprotsessile, mis koosneb mitmest etapist (diagnostika, analüüs, disain, arendus ja testimine, käivitamine, tugi), hõlmab Sure Step ka projekti dokumentatsiooni ja nõudeid ERP-meeskonna rollitäitjatele. Osalejad on omakorda jaotatud tellija ja teenusepakkuja rollideks.

Tellija rollid

Kuna ERP-projektid on keerulised, osaleb protsessis mitu ülesannete täitjat, alates ettevõtte omanikest, kes teevad investeerimisotsuse, kuni lõppkasutajateni, kes hakkavad oma igapäevatöös lahendust kasutama. Tellija rollid on üldiselt järgmised:

• Lahenduse omanikud ehk ühe konkreetse organisatsiooni juhid/otsustajad, kes kiidavad investeeringu ERP-lahendustesse heaks ja võtavad vastutuse investeeringute eest. Lahenduse omanik esindab projekti sihte ja eesmärke oma organisatsioonile ning konsultatsioonipartnerile.
• Projektijuht ehk tellijapoolne eestvedaja ja projekti eest vastutaja. Tema planeerib ja organiseerib ressursside kasutust ning kontrollib, et kõik ülesanded oleksid õigeaegselt täidetud. Samuti jääb projektijuhi vastutusele sujuva infovahetuse korraldamine. Kõige raskem osa tema tööst on projekti hoidmine lepinguga määratud ulatuses ja mahus, millest sõltub õige finantsvahendite kasutus ja tähtajas püsimine.
• Peakasutaja peab tundma üldist äriprotsessi ja otsustama võtmekasutajate ärivajaduste üle. Tema vastutusalas on projekti dokumentatsiooni korrashoidmine ja kontroll. Peakasutajal on suur roll tulevaste protsesside kujunemisel, kuna tema koos võtmekasutajatega otsustab, kuidas äriprotsessid hakkavad toimima. Kogu protsess peab olema dokumenteeritud ja ettevõttes kooskõlastatud. Tulevikus vastutab ta selle eest, et lahendust kasutatakse vastavalt kavandatud disainile. Tema on n-ö lõppkasutajate tugiisik lahendusega seotud küsimustes, kelle poole lõppkasutajad oma murede-soovidega saavad pöörduda. Vajadusel edastab peakasutaja küsimused konsultatsioonipartnerile. Peakasutaja kaudu käib probleemide lahendamine ja uute arendustööde tellimine.
• Võtmekasutajad on konkreetse valdkonna ja/või äriprotsessi omanikud ehk selle eest vastutajad. Reeglina on need osakondade juhid, nt raamatupidamises finantsjuht või pearaamatupidaja, tootmises tootmisdirektor, logistikas logistikaosakonna juhataja, turundusjuht jne.  Võtmekasutajad annavad edasi detailset infot oma valdkonna protsesside kohta ja vastutavad selle toimimise eest uues tarkvaras.
• IT-tugiisik vastutab ettevõtte IT-taristu eest ja osaleb uue keskkonna väljatöötamises. Ta kaasatakse projekti tehniliste lahenduste väljatöötamisse ja ta hoolitseb selle eest, et jõudlus- ja varundussüsteem toimiksid probleemideta.
• Lõppkasutajad vastutavad selle eest, et uut tarkvara kasutatakse vastavalt kavandatud äriprotsessile. Nende roll on omandada projekti lõppfaasis toimuvatel koolitustel uue lahenduse kasutamise oskus ja rakendada seda oma igapäevatöös.

Kuus soovitust

1. Ettevõtte panus
   Kuigi ERP-lahenduse juurutamise teenust ostetakse sisse konsultatsioonipartnerilt, tuleb kindlasti ka ise arvestada suure tööpanusega. Esmakordsel lahenduse sisseseadmisel kulub tellijal projekti läbiviimiseks ligi kaks korda rohkem aega kui teenuse pakkujal, kuna tegemist on eelkõige ettevõtte enda äriprotsessi ja infosüsteemi kujundamisega. Sisemised läbirääkimised ja kokkulepete saavutamine tulevastes protsessides võivad võtta ootamatult palju aega. Lisaks, mida rohkem inimesi testimisse ja andmete kontrollimisse kaasatakse, seda enam vigu ja puudujääke avastatakse enne ERP-süsteemi kasutuselevõtmist.
    
2. Lahenduse omanik osaleb aktiivselt terves projektis
   Lahenduse omaniku osavõtt on oluline kogu projekti kestel. Tihti arvatakse, et lepingu allkirjastamisega on kogu töö tehtud, kuid alustatud projekt tuleb nüüd ka lõpuni viia. Tegelik vastutus langeb isikule, kes uue ERP-süsteemi sisseseadmise otsusele on allkirja andnud. Võtke aega liikmete tegevuse kontrollimiseks ja pidevaks selgitustööks oma ettevõttes, et kõik oleksid kursis, miks need muudatused vajalikud on.
    
3. Lõpliku otsuse teeb tellija
   Eri töörühmades osalejad peavad nägema kogu äriprotsessi kui tervikut ning olema võimelised kaasa mõtlema uute lahenduste väljatöötamisel. Kui konsultatsioonipartner pakub välja võimalikke lahendusi, siis tellija peab võtma vastutuse ja otsustama, millist neist lahendustest rakendatakse. Reeglina kujuneb otsustajaks peakasutaja.
    
4. Otsustamise protsess tuleb alguses läbi mõelda
   Projektides on ette tulnud olukordi, kus otsuste vastuvõtmine takerdub peakasutaja või projektijuhi volituste puudumise taha. Kui projekti teistele liikmetele ei saa anda piisavalt otsustamisõigust, tuleb kohe algusfaasis kokku leppida otsuste vastuvõtmise hierarhia ja protsess.
    
5. Üks inimene võib täita mitut rolli
   Väiksema mahuga projekti puhul võib peakasutaja ja projektijuhi rollis olla sama inimene. Oluline on tema IT-projekti juhtimise kogemus ja enesekehtestamise oskus. Tellijapoolse projektijuhi puudumise põhjus on sageli selles, et ettevõttes ei ole vastavate oskuste ja teadmistega inimest. Sellisel juhul võib palgata projektijuhi väljastpoolt maja. Peakasutaja peab olema ERP-lahendust sisseseadva ettevõtte töötaja, kes tunneb põhjalikult kogu äriprotsessi.
    
6. Meeskonna sobivus
   Lisaks oskustele ja kogemustele mõjutab projekti kulgu meeskonnaliikmete omavaheline läbisaamine. Suured probleemid tekivad siis, kui inimesed saavad üksteisest valesti aru ja tulemuseks on lahendus, mis ei vasta ootustele. Kui kõik projektiliikmed saavad üheselt aru, mis on nende ülesanded ja oodatavad tulemused, siis seda kindlamalt liigutakse eesmärgi poole.

Artikkel on avaldatud ajakirjas Äri-IT, kevad 2013.