Suur osa nii meie tööalasest kui ka isiklikust suhtlusest toimub e-posti vahendusel. Me kõik saame ja saadame hulgaliselt e-kirju, mille seas leidub näiteks kiireloomulisi kliendikirju, mõttevahetust koostööpartneritega aga ka ebaolulist rämpsposti. Oluliste kirjade puhul ootame me kiiret vastust või tegutsemist. Sissetulevate meilide laviini alla mattudes ei leidu aga sageli küllaldaselt aega iga kirja läbilugemiseks, rääkimata kõikidele kirjadele vastamisest. Ometi aitavad mõned lihtsad võtted tagada, et kirjasaaja pühendaks sinu saadetud teatele piisavalt tähelepanu ja aega.
1. Kirjuta lühidalt ja konkreetselt
Lühike e-kiri on alati löövam. Paari hetkega saab sellise kirja sisust täieliku ülevaate ja sel moel on kirjasaajal lihtsam mõista, mida temalt oodatakse. Seetõttu pole ka mõttekas olulistesse meilidesse ülemäära taustainfot kirja panna. Pane kirja kõige olulisem, edasise lisainfo ja -materjalid võiks kirjale lisada manusena või lingituna.
2. Too oluline info välja kohe meili alguses
Kirjuta kohe meili alguses välja kirja saatmise põhjus ja kontrolli üle, et see oleks konkreetselt ja selgesõnaliselt esitatud. Kui kiri ei eelda saajalt tegutsemist, siis too ka see välja, et tegemist on informatiivse kirjaga ning vastust ei oodata. Ka pikkade ja komplekssete kirjade puhul on hea kohe alguses välja tuua, mida vastuvõtjalt oodatakse. Eriti olulist infot sisaldavate kirjade puhul tuleks tähtsam (näiteks tähtajad, kuupäevad) rasvase kirja ja punase värviga esile tõsta.
3. Kui kiri koosneb erinevatest osadest, siis jaga see lõikudeks
Kui kiri sisaldab palju taustainfot või koosneb erinevatest teemadest, on kasulik see osadeks jaotada. Sel moel on kirja lihtsam lugeda ning lugeja saab hõlpsamini aru, mida temalt oodatakse. Nähes üht suurt tekstimassiivi, kehitavad inimesed õlgu ja liiguvad edasi järgmise kirja juurde. Liigendatud kiri mõjub kergelthaaratavana ja tõenäosus, et kirjasaaja selle ka läbi loeb, on sellise kirja puhul suurem.
4. Kirjuta korraga ühele inimesele
Sageli saadetakse abipalvet sisaldav kiri paljudele inimestele korraga. Ent isegi abivalmid ja heatahtlikud inimesed vastavad grupikirjadele palju väiksema tõenäosusega. Saades meili, mis on suunatud konkreetselt sulle, tajud sa seda isikliku lähenemisena. Vastamata jättes vead sa alt inimest, kes pöördub oma küsimuse või murega isiklikult just sinu poole. Lugedes aga umbisiklikku pöördumist, mõtlevad kõik, et küll keegi teine ikka aitab. Heal juhul keegi ehk aitabki, aga see juhtub palju tõenäolisemalt, kui kiri on saadetud igale grupi liikmele eraldi. Parim viis selleks on kirjutada valmis oma kirja põhiosa ja saata laiali sellest erinevad versioonid, millele on algusesse lisatud saaja nimi ja väike isiklik pöördumine. Vajadusel ja võimalusel võib kirja versioonides teha ka muid asjakohaseid muudatusi, mis muudavad pöördumise isiklikumaks.
Loomulikult võtab see kõik pisut rohkem aega kui grupikirja lähetamine. Ent tõenäosus, et keegi ka vastab, on tunduvalt suurem.
5. Muuda oma meili pealkiri silmatorkavaks
Me saame korraga väga palju meile. Pealkirjad annavad meile märku sellest, millised kirjad on olulisemad või kiireloomulisemad ja tuleks kohe läbi lugeda. Kui me kirju kohe ei loe, siis suure tõenäosusega mattuvad need õige pea uute kirjade alla ja jäävadki lugemata. Seega muuda oma kirjade pealkirjad huviäratavaks ja neid avatakse rohkem.
6. Saatmisaeg on oluline
Ära saada olulisi kirju reede õhtul, kui tegemist pole just äärmiselt kiireloomulise asjaga, mis kohest tegutsemist nõuab. Parem kirjuta oma kirjad valmis nädalalõpul ja saada need ära esimese asjana esmaspäeva hommikul. Sel juhul on su kiri üks esimestest, mida kirja saaja pika nädalavahetuse jooksul kogunenud kirjade seast loeb.
7. Saada uuesti
Paljud inimesed ei jõua kõiki oma e-kirju koheselt läbi töötada ja nii võib nii mõnigi oluline kiri tähelepanuta jääda ning järjest lisanduvate uute meilide vahele ära kaduda. Kui vastust ei ole soovitud aja jooksul tulnud, siis saada oma kiri lihtsalt uuesti.
