Majandustarkvara valik väikeettevõttele

Pane tähele! Artikkel on ilmunud enam kui 5 aastat tagasi ning kuulub Geeniuse digitaalsesse arhiivi.
22. märtsil esitasime portaalis üleskutse aitamaks tudengeid nende uurimis- ja lõputööde koostamisel. Nüüd saame tuua Teieni ka tööde tulemused. Kaido Kurmi uurimisobjektiks oli majandustarkvara, olulised nüansid tarkvara valikul ja pakutavate tarkvarade võrdlus. Kaido Kurm on Tallinna Majanduskooli raamatupidamise eriala tudeng. Lõputöö juhendajaks oli Ainika Ööpik.

Tänapäevasel infotehnoloogia ajastul on võimalikult palju rutiinseid töid automatiseeritud. Raamatupidamise alal on selle lahenduseks väljatöötatud majandustarkvarad. Majandustarkvarad ei aita mitte ainult raamatupidajaid, vaid toetavad kogu ettevõtte arengut.

Teema püstitus

Töö teema “Majandustarkvara valik väikeettevõttele” valikul oli oluliseks argumendiks teema aktuaalsus. Ettevõttele sobilikku majandustarkvara kasutamine võimaldab operatiivseid otsuseid ettevõtte majandustegevuses, samuti lihtsustada töötajate igapäevaseid kohustusi ning täiendavat kontrolli ettevõttes toimuva üle.

Töö eesmärgiks oli välja selgitada tarkvara valiku olulisemad punktid, millele toetudes saaks tarbija valida endale sobiva programmi. Samuti pakuti töös välja turul leiduvate programmide seast sobivaim tarkvara väikeettevõttele. Teema käsitlus andis ülevaate  pakutavatest majandustarkvaradest ja jagas juhtnööre nendes orienteerumiseks.

Töös uuriti erinevate majandustarkvarade hindu ning kasutusmugavust. Vaatluse  käigus üritati selgusele jõuda millist tarkvara saab kasutusele võtta kõige kiiremini ning väiksemate kuludega. Samuti selgitati välja tarkvarakasutajate küsitluse põhjal nende rahulolu tarkvaradega.

Töö jagunes kolmeks peatükiks. Esimeses peatükis seletati lahti tarkvara ja majandustarkvara mõiste, olemus ja tutvustati lühidalt Eestis enim kasutatavaid majandustarkvarasid.

Teises peatükis käsitleti majandustarkvara valiku põhimõtteid. Kuidas teha endale selgeks tarkvara vajadus ettevõttes vaja ning vaadeldi tarkvarade erinevaid lisavõimalusi. Samuti võrreldi enimkasutatavaid majandustarkvarasid nii hinnast kui ka kasutamise mugavusest lähtudes.

Kolmandas peatükis analüüsiti tarkvarakasutajate seas läbiviidud küsitluse tulemusi ning anti üldistav hinnang enamlevinud tarkvaradele.

Tulemuste analüüs

Enamlevinud majandustarkvarad Eestis on HansaRaama ~4500 kasutajaga, FirstOffice ~3500 kasutajaga, Merit Aktiva ~2700 kasutajaga, Taavi Majandustarkvara ~1240 kasutajaga ja Tresoor ~700 kasutajaga.

Küsitlusele, mis koosnes 12 põhi- ja 3 taustaküsimusest vastas kokku 66 tarkvarakasutajat. Nelja vastust ei saanud pidada usaldusväärseks (seoses identsete vastustega, seega arvestati tulemuste kokkuvõtmisel 62 vastust.

Lähtudes ettevõtete liigitamisest mikro-, väike- ja keskmise suurusega ettevõteteks jagunesid vastajad järgnevalt:

  • 54 mikroettevõtet,
  • 4 väikeettevõtet,
  • 2 keskmise suurusega ettevõtet.

Uuringus osalenud ettevõtetest 23% tegeles kutse-, teadus- ja tehnikaalase tegevusega, 15% info ja sidega, 15% ehituse ja kinnisvara alase tegevusega, 11% hulgi- ja jaekaubandusega, 11% töötleva tööstusega, 8% põllu- ja metsamajandusega, 7% tervishoiu ja sotsiaalhooldusega ning haridusega, 5% veonduse ja laondusega ning 5% muude teenindavate tegevustega.

Küsimusele, millist tarkvara ettevõttes kasutatakse, vastati 13 juhul HansaRaama ja 13 juhul Merit Aktiva. HansaRaama ja Merit Aktiva kasutamisele järgneb tarkvara HansaWorld, 6 vastanut. Neile järgnevad SAF (3 vastanut), Joosep (3 vastanut) ning Microsoft Dynamics NAV (3 vastanut).

Populaarseim tarkvarapakkuja oli vastanute arvates HansaWorld.

Majandustarkvara ei kasutanud 3 vastanut:

  • sotsiaalhoolekande asutus kuue miljoni kroonise aastakäibega,
  • iluteenuseid osutav ettevõte pooleteise miljoni kroonise aastakäibega,
  • ärikonsultatsiooni pakkuv ettevõte viiesaja tuhande kroonise aasta­käibega.

Järgmisena uuriti vastajate rahulolu klienditoega. Vastajatel paluti hinnata rahulolu 5 punkti skaalal.

Klienditoega olid vastajad enamasti rahul, keskmine hinne klienditoele oli 3,99. Vastanute seas ei leidunud ühtegi vastus kus oleks antud hindeks 1 (üldse mitte rahul).

Samas anti peaaegu maksimaalne tulemus järgmiste tarkvarade klienditoele: Acc, Merit Aktiva, Profit, Tresoor, IKS, Balanss+.

Kliendituge hinnati keskpäraseks järgmistel tarkvaradel: Noom, Taavi Finants, FirstOffice ning ka HansaRaama ja HansaWorld

Tarkvarapakkujad väidavad kodulehtedel, et kliendi rahulolu on neile oluline. Samas hinnatakse klienditoe rahulolu keskpäraselt just neil ettevõtetel, kes seda reklaamivad (nt HansaRaama või NOOM).

Edasi uuriti vastajatelt, mil moel nad tarkvara kasutavad.

Vastustest selgus, et enamus ettevõtteid kasutab tarkvara väljaostetud litsentsi alusel – 85% vastanutest. Samas leidus ka neid, kes olid programmi rentinud – 5 % vastanutest või kasutasid proovi versiooni – 5% vastanutest.

Prooviversioonina oli kasutatud tarkvarasid Merit Aktiva või Joosep. Tarkvara rentimist kasutati programmide LumiSoft Wisk ja HansaWorld puhul.

Üks HansaWorldi kasutaja oli soetanud tarkvara kaks aastat tagasi, millest võis oletada, et toimub tarkvara testimine. Samas oli LumiSoft Wisk üks rentija soetanud tarkvara viisteis aastat tagasi.

Järgmisena uuriti vastajatelt, kas neil on võimalus süsteemist genereerida erinevaid vajalikke raporteid. Tervelt 80% vastanutest vastas “jah” ning kõigest 3% vastas “ei”.

Üks eitavalt vastanu kasutas tarkvara iScala, mis oli soetatud viis aastat tagasi ning mille arendus toimuvat tänase päevani. Sellest tulenevalt on loomulik osaliste puuduste esinemine.

Samas oli “pigem ei” vastanute seas koolituse läbinud HansaRaama kasutajaid, kes eelistasid genereerida raporteid kasutades MS Excel abi.

Raportite genereerimise takistusena märgiti enamasti tarkvara sobimatust antud ettevõttele või pooleliolevaid arendustöid. Samuti võis viga olla väheses koolituses.

Järgmisena uuriti vastajatelt Kas oleks vaja tarkvara kohandada vastavalt ettevõttele.

Koguni 44 vastanut ütles sellel “ei”. Samas märkis selgitusse üks vastanu, et teatud asju tehakse kasutades MS Excel abi, mis annab märku kohandamise vajadusest.

Vastanute vastustest võis järeldada, et paljudel ettevõtetel pole piisavalt vahendeid uuenduste tellimiseks või puuduvad teadmised paremate võimaluste soovimiseks.

Vastanute seas oli ka kasutajaid, kelle kasutatavat tarkvara senini uuendatakse, ometi on tarkvara kasutaja oldud juba viis aastat.

Lisaks uuriti vastanutelt, kas neile on vastavaid programmi kasutamise koolitusi korraldatud.

61% vastanutest oli läbi viidud tarkvaraalaseid koolitusi. Koolitusi oli korraldatud tarkvaradele Balans+, IBM Personal Communications VM, iScala, NOOM, Profit, RAPID Plus, SAP ning Tresoor.

Tarkvarade HansaRaama, HansaWorld, Microsoft Dynamic NAV, SAF ja Merit Aktiva kasutajate seas oli koolitatud vastajaid rohkem kui mittekoolitatuid.

Hinnang erinevatele programmidele

HansaRaama

Vastanute seas kasutati enim 23% majandustarkvara HansaRaama, koos mõne teise programmiga.Kuna vanematel versioonidel puudus palgaarvestuse moodul, siis oli lisatarkvara kasutamine mõistetav.

Vastanute arvates oli HansaRaama andmesisestus loogiline ning lihtne. Enamasti oldi rahul ka genereeritavate raportitega (ei saadud koostada rahavoogude aruannet).

43% oli kohandatud või tuleks kohandada tarkvara ettevõttele sobivamaks. Enamus vastanuid kellel oleks vaja kohandusi teostada oli mikroettevõtete ülemine osa või väikeettevõtted.

Kuigi HansaRaama reklaamib veebikeskkonnas oma teenindust kui erilist teenust “HansaRaama pöörab erilist tähelepanu kasutajate juurutusejärgsele teenindusele ning põhjalikule tootetutvustele enne võimalikku litsentsi taotlust”, siiski ei andnud ükski vastanutest küsimusele rahulolu klienditoe kohta hinnangut viis (suurepärane).

Keskmiseks hindeks sai tarkvarapakkuja klienditugi 3,3. Kõigi vastanute ettevõtted olid omandanud programmi kasutamise litsentsi.

HansaRaama soetamisel hinnati selle soodsat hinda, kuid pakkujate hinnapoliitika kasutajatele ei meeldinud. Nimelt uusversioonide turule tuleku järgselt lukustatakse vanad versioonid ja kasutajatel ei jää üle muud, kui teha lisakulutusi programmi kasutamiseks.

Sellise hinnapoliitika alusel ei ole mõttekas osta HansaRaamat vaid pigem rentida, kuna siis saad alati uusima versiooni püsiva rendi hinnaga.

Merit Aktiva

Vastanute seas oli populaarne ka Merit Aktiva koos Merit Palgaga (22% vastanutest). Kuna Merit pakub ka piiramatu kasutusajaga prooviversiooni oli vastanute seas kaks tasuta versiooni kasutajat.

Rahul oldi ka andmesisestusega, välja arvatud üks vastanu. Kasutusmugavuse keerukuse põhjuseks võis pidada asjaolu, et vastanu ei oldud osalenud programmi koolitusel.

Üldjuhul sai genereerida kõiki vajalikke raporteid.

Kuna vastajate seas olid kõik Merit Aktiva kasutajad mikroettevõtted, siis puudus vajadus erilise tarkvara spetsiifika järele. Nimelt ei vajanud keegi tarkvara kohandada.

Positiivseks üllatuseks oli rahulolu tarkvarapakkuja klienditoega, nimelt sai Meriti klienditugi keskmiseks hindeks 4,8 punkti viiest, mida võis lugeda lausa suurepäraseks. Samuti oli Meriti kasutajate jaoks oluline tarkvara hind, mis ei ole kuigi kõrge.

HansaWorld

Vastanute seas järgmine tarkvara oli HansaWorld. Kuna tarkvaradel HansaWorld, HansaRaama ja FirstOffice on üks arendaja, siis antud tarkvarade hinnang oli kasutusmugavuse kohta positiivne.

Keskpäraseks hinnati kliendituge. FirstOffice tarkvara kasutajatele ei olnud läbi viidud koolitusi.

Joosep

Tarkvara Joosep puhul oli probleemiks, et kõiki vajalikke raporteid ei ole võimalik genereerida ning arendustegevus on liiga kulukas.

Samas oldi rahul nii andmesisestuse kui ka klienditoega. Joosepi kasutajad hindasid ka tarkvara odavust.

Navision

Tarkvara Navision kasutajad olid rahul nii andmesisestuse kui ka genereeritavate raportitega. Ükski vastanutest ei vajanud tarkvara täiendamist.

Klienditoega oldi enamasti rahul. Kuna tarkvara on mõeldud keskmistele või suurematele ettevõtetele, siis peeti vajalikuks kasutajakoolitust.

Samuti oli tegu hinnaklassi poolest suurematele ettevõtetele mõeldud tarkvaraga, mille tulemusena ei olnud vastajate seas tarkvara hind kuigi oluline.

SAF

Vastanute seas, kes kasutasid tarkvara SAF, oldi rahul peaaegu kõigega.

Erilist märkimist väärib tarkvara pikaajaline kasutus. Kahel korral on tarkvara soetatud enam kui kümme aastat tagasi, mis omakorda annab märku positiivsest klienditoest.

Autori arvates võiksid olla tarkvarad rühmitatud keerukusastme või tegevusala järgi, mitte ettevõtte suurusest lähtuvalt.

Paljudes suurtes ettevõtetes (nt kütuse transiidi ettevõtted) ei pruugi ettevõte olla kuigi keerukas ning vastavalt sellele ei vajata suurettevõttele mõeldud tarkvara. Samas on palju väikeseid ettevõtteid, kelle tegevusala on spetsiifiline ning väga erinevaid tegevusi hõlmav, mille puhul oleks tarkvara osas vaja keerukamaid lahendusi.

Küsitluse põhjal võis märkida parimaks tarkvaraks osFinancials, kuna tegemist on avatud lähtekoodiga tasuta tarkvaraga, võimaldades kasutada tarkvara peaaegu piiranguteta nii kohtvõrgus kui ka üle interneti.Samas oli kasutajal võimalus genereerida kõikvõimalikke aruandeid.

Järgnevateks positiivselt kajastatud tarkvaradeks olid PMen ning Merit Aktiva. PMen on eelkõige mõeldud peamiselt omavalitsustele ja riigiasutustele.

Tarkvara osFinancials on suurepärane lahendus väikeettevõtetele, kes omavad infotehnoloogia alaste teadmistegatöötajat. Küsitluses kasutas antud tarkvara info ja side valdkonna ettevõte.

Samas ei ole enamusel alustavatel ettevõtetel võimalust lubada endale IT spetsialisti, millest tulenevalt oleks väikeettevõtetele parim lahendus Merit Aktiva.

Autori arvates oleks alustavale ettevõttele kõige mõistlikum valikuvariant Merit Aktiva prooviversioon, kuna tarkvara saab kasutada piiratud andmemahuga piiramatu aja jooksul tasuta.

Samuti on Aktivas algseadistamine tehtud võimalikult lihtsaks, programmis saab kohe alguses valida millise kasumiaruande järgi töötama hakatakse ning tarkvara genereerib algse kontoplaani.

Merit Aktiva sobib ideaalselt raamatupidamise teenust pakkuvatele firmadele, kuna programmis ei ole piiratud ettevõtete arvu. Merit Aktiva miinuseks on see, et tarkvara ei saa siduda näiteks SQL (struktuurpäringukeel) serveriga, mis võimaldab suuremamahulisi andebaase kiiremini hallata.

Samas sõltub tarkvara valik suuresti ettevõtte spetsiifikast ning sooritatavatest tehingutest. Ennekõike tuleb siiski selgeks teha mida peab suutma konkreetse ettevõtte tarkvara ning selle alusel langetama otsuse.

Kokkuvõtteks

Koostatud töö eesmärgiks oli välja selgitada tarkvara valiku olulisemad punktid, millele toetudes saaks tarbija valida endale sobiva programmi. Samuti pakuti töös välja turul leiduvatest tarkvaradest sobivaim kasutamiseks väikeettevõttes.

Hinna võrdluse alusel oli odavaim tarkvara FirstOffice, kuid sellel programmi oluliseks puuduseks sai programmi piiratus ühe kasutajakohaga. Sellise olukorra lahendamiseks tuleb iga uue kasutaja korral soetada jällegi uus programm, mis tekitab järjekordseid kulutusi.

Autori arvates olid kasutusmugavuse poolest vaadeldud tarkvarade seast parimad Hansa sarja tarkvarad, kuna tarkvara oli lihtsasti hallatav ning andmete vale sisestamise korral ei tekkinud segaseid veateateid.

Samuti oli tarkvarades kasutatud graafilisi nuppe, mis võimaldas silmal erinevaid võimalusi kiiremini haarata.

Alustavale ettevõttele, kellel on eeldatavasti väike kannete arv, soovitab autor kasutada Merit Aktivat. Antud tarkvara puhul saab kasutada ajapiiranguta demoversiooni.

Laadides programmi alla saab hakata koheselt tarkvara kasutama, mõtlemata kontodele, kuna need on juba seadistatud, samuti on klientide ja hankijate sisestamine lihtsustatud, programm määrab ise vajalikud kontod. Loomulikult ei sobi antud tarkvara kõigile ettevõtjatele ning tegevusaladele.

Küsitluse põhjal võiks märkida parimaks tarkvaraks osFinancials, kuna tegemist on avatud lähtekoodiga tasuta tarkvaraga, võimaldades kasutada tarkvara peaaegu piiranguteta nii kohtvõrgus kui ka üle interneti, samas on kasutajal võimalus genereerida kõikvõimalikke aruandeid.

Samas sõltub tarkvara valik suuresti ettevõtte spetsiifikast ning sooritatavatest tehingutest. Ennekõike tuleb siiski selgeks teha mida peab konkreetse ettevõtte tarkvara suutma ning sellest lähtuvalt langetama otsuse.

Kokkuvõttes on iga ettevõte unikaalne ning enamus pakutavate tarkvarade standardlahendusi täidab osaliselt või ülemäära ettevõtte vajadusi. Sellest tingituna peab käsitlema iga tarkvaravalikut eraldiseisvana.

Pane tähele!

Kord nädalas

Telli RMP Nädalakiri

Kolmapäeviti saadetav Nädalakiri sisaldab raamatupidamise, maksunduse ja tööõiguse valdkonna olulisi uudiseid, spetsialistide artikleid, seadusemuudatusi, nõuandeid ja soovitusi.

Töövahendid

Maksukalender Maksumäärad Numbriline Tööajafond RTJ IFRS Abitabelid Seadused MTA avalikud päringud Nädalakiri

Kalkulaatorid

Palgakalkulaator Maksuvaba tulu kalkulaator Puhkusekalkulaator Auditikalkulaator Kogumispensioni kontroll