Talinna Tehnikaülikool kasutab Fiteki veebipõhist arvehaldussüsteemi terviklahendust. Kõik ostuarved võtab vastu ja digiteerib Fitek. Arved suunatakse arvehaldussüsteemi, kus toimub arvete majasisene menetlemine ning arvel kajastuva info saatmine TTÜ finantsinfosüsteemi MS Dynamics NAV. Arved arhiveeritakse e-arhiivis.
Ave Tamm, TTÜ Raamatupidamise talituse juhataja: "Peamised põhjused e-arvete süsteemi kasutusele võtmiseks olid arvete ringlusprotsessi kiirendamine, dokumentide menetlemise võimalus sõltumata ajast ja kohast, tehnilise töö vähendamine, andmete kvaliteedi tõstmine. Uus süsteem on täitnud kõik meie ootused sellega seoses. Keskkond on kasutatav internetis sõltumata ajast ja kohast. Võimaldab tavakasutajal arveid kinnitada, lisada seotud dokumente, kasutada endaga seotud arvete arhiivi. Raamatupidajal on olemas täielik ülevaade arvete menetlemise hetkeseisust. Arhiivis on kõik arvega seotud info dokumendi juurest kiiresti leitav. Süsteem võimaldab omavahelist suhtlemist, et esitada täpsustavaid küsimusi ja kirjutada vajalikke selgitusi. Väga mugav on koostada eri aruandeid."
Andmete sünkroniseerimiseks on loodud integratsioon arvehaldussüsteemi ja TTÜ finantsinfosüsteemi vahel. Finantsinfosüsteemi jõuavad eeltäidetud ostuarved, eeltäidetud maksekorraldused ettemaksude kohta, makse saaja pangaandmed. Finantsinfosüsteemist omakorda liiguvad vajalikud andmed, nagu muutused raamatupidamise dimensioonides, kannete numbrid, arvehaldussüsteemi.
TTÜ kasutab kõnealust lahendust 2015. aasta sügisest ja plaanib lähiajal ka müügiarvete edastamisel hakata kasutama Fiteki lahendust.
Teadlikkus on kasvanud
Uku Almann, Fiteki müügijuht: "Kahe viimase aastaga on Eestis teadlikkus e-arvelduslahendusest ehk ostuarvete vastuvõtmisest ja müügiarvete saatmisest kasvanud kordades. Avalik sektor on tublisti aktiviseerunud, samal ajal erasektori suuremad ettevõtted on teadlikud, kuid mitmed neist ei oska e-arveldussüsteemi oma ettevõttes veel päriselt ette kujutada. Peljatakse juurutamise ajakulu, sobiliku majasisese projektijuhi leidmist ja ei osata koheselt väärtustada kokku hoitavaid ressursse ning lükatakse otsustamine edasi. Aastaid otsustamist edasi lükanud täna teenust kasutava kliendi finantsjuht tõdeb, et kui tal oleks kohe olnud julgus lahendus juurutada, oleks nad ammu teenusega liitunud ja kasu lõiganud.
Ave Tamm lisab: "Raamatupidamise seaduse muutmise eelnõu kohaselt muutub kohustuslikuks alates 2017. aasta algusest esitada avaliku sektori asutustele arveid ainult masinloetava e-arve kujul. Muudatus on igati tervitatav ning muuhulgas toob see endaga kaasa ka arvehaldussüsteemi haldamiskulude tunduva vähenemise. Finantstoimingute automatiseerimine muudab raamatupidajate töö iseloomu: dokumentide rutiinse sisestamise asemel saab keskenduda rohkem raamatupidamise sisulisele poolele, tegeleda analüüsiga. Keskkonnateadliku organisatsioonina on meie jaoks oluline argument ka paberi kulu vähendamine. Tallinna Tehnikaülikool hindab Eesti ainsa tehnoloogiaülikoolina väga kõrgelt uuenduslikke lahendusi, mis võimaldavad inimestel teha oma tööd efektiivsemalt ja kvaliteetsemalt. E-arvete kasutuselevõtt on kindlasti üks selline lahendus."
Fitek on finantstehnoloogia lahenduste pakkuja, mille eesmärk on vähendada ettevõtete finantsprotsessidele kuluvat aega ja raha. Fitek tegeleb ka e-arvelduse lahenduste pakkumisega. Ettevõte tegutseb Eestis, Lätis ja Leedus ning annab tööd kokku 120 inimesele.
