Mugav ja funktsionaalne äritarkvara on iga ettevõtte eduka tegutsemise aluseks – õige teenusepakkuja võib oluliselt muuta ettevõtte efektiivsust ja kasumlikkust. Kuidas aga valida ettevõttele äritarkvara ja selle teenuse pakkuja?

Äritarkvara valides ja kasutades tuleks esitada endale paar väga lihtsat küsimust: kas see suudab ettevõttele mõistlikku lisaväärtust pakkuda ja aitab teenida enam kasumit?  Kas see muudab töötajate elu kiiremaks ja mugavamaks, aitab optimeerida laovarusid, hallata automaatselt kliendisuhtlust ja paindlikult integreeruda uute müügikanalitega, sh e-poega.

Esmalt tuleks aga loomulikult vastata küsimusele, miks üldse tarkvara vahetada plaanitakse, millised on praeguse tarkvara puudused ja mida uue tarkvara soetamisega soovitakse lahendada. Enamikus tarkvarades on olemas põhimoodulid, kuid erinev on see, mida need moodulid teha võimaldavad.

Millised võimalused siis võiksid uuel tarkvaral olla?

1. Pilves olev äritarkvara on kasumlikum

Pilves asuval tarkvaral on traditsiooniliste lahenduste ees palju eeliseid. Üheks eeliseks on näiteks kiired ja automaatsed uuendused ja andmetele ligipääs igast punktist maailmas. Lisaks suuremale turvalisusele võimaldab pilves olev tarkvara vähendada jooksvaid IT kulusid – pole vaja IT-meest/naist ja amortiseerida oma servereid.  Kuna mitmed tarkvarad küsivad automaatsete uuenduste eest lisatasu, siis võib sääst küündida kümnetesse tuhandetesse eurodesse igal aastal.

Näiteks pilvepõhine Erply majandustarkvara annab ettevõtjale võimaluse soovi korral kaugtöö võimalusi rakendada, pakkudes töötajatele ning ettevõtte juhtidele kõigile vajalikele andmetele reaalajas ligipääsu just sealt, kus ta ise viibib. Peale selle, et juhatajal on võimalus jälgida reaalajas, kuidas ettevõte toimib, annab see talle võimaluse ka töötajatele võimaldada turvaliselt kaugtöö tegemist.

2. Turvaline äritarkvara laseb rahulikult magada

Ettevõtja suurimaks varaks peale töötajate on muidugi tema andmed. On väär arvata, et kui andmed on turvaliselt juhi isiklikus arvutis, siis on need hästi kaitstud. Lisaks andmete vargusele, hävinemisele või lekkimisele võib see kaasa tuua ka ettevõtte tegevuse peatumise seoses andmetetöötluses tekkinud tõrkele.

Enne äritarkvara valimist oleks mõistlik eelnevalt uurida, kus ettevõtte andmeid hoiustatakse. Kuidas tagatakse andmete turvalisus ja kuidas toimub andmeliiklus? Turvalisus tekib läbi teadliku tegevuse, milleks on nt andmete kaitseks kasutatav tulemüür, andmete eraldatus kvaliteetses andmebaasiserveris, andmebaasi varukoopia ja veel parem – replika reaalajas taasteks, servereid haldab pädev meeskond. Olemasolev plaan, mida täidetakse rikke korral olukorra taastamiseks. See kõik on miinimum, mida healt tarkvaralt nõuda. 

3. Uuendustega kaasaskäiv tarkvara

Maailm meie ümber muutub pöörase kiirusega. Ka äritarkvara peab nende muudatustega kaasas käima. Vali pakkuja, kellel on piisavalt võimekust, et pidevalt areneda, käia kaasas ettevõtte muutuvate vajadustega ja olla uuendusmeelne.

Hea oleks valida äritarkvara, kes tegutseb ka rahvusvahelisel turul, kellel on tugev meeskond ja vajalikud teadmised, et mitte käia ajaga üksnes kaasas, vaid olla sellest alati natuke ees.

4. Hästi toimiv WMS aitab raha kokku hoida

WMS ehk laoseisu korraldussüsteem aitab kulusid kontrolli all hoida ja ettevõttel rohkem teenida. Laotöötajate igapäevane töö muutub efektiivsemaks, nad teevad vähem vigu ja tänu sellele on ka kliendid õnnelikumad.

Kindlasti tasuks valida tarkvara, mis pakub mobiilset lahendust. Viimane optimeerib ja toetab laotöö protsessi ja tänu sellele muutub toodete komplekteerimine ja ladustamine veelgi kiiremaks. Mobiilne WMS toetab kõiki lao standardfunktsionaalsusi, näiteks toodete sisse ja välja liikumised, ladudevahelised liikumised, inventuur ning jooksev teave laoseisu kohta.

Miks on see oluline? Mobiilne WMS aitab laoarvestust sujuvamalt juhtida ning tagab vahendid ja teabe, mis on vajalikud efektiivseks toimimiseks. See aitab vältida probleeme, mis tulenevad mitme andmebaasi/andmekogu, mitme liidese ja teineteist mittetoetavate korraldusprotsesside kasutamisest.

5. Kuidas maksta õiglast hinda

Hind on kahtlemata oluline faktor äritarkvara valimisel. Siinkohal tuleb enne valikut ka pisut tööd teha ning mitte keskenduda üksnes tarkvara soetamise hinnale. Viimast liigselt tähtsustades võib ühel hetkel avastada, et lisakulud ületavad mäekõrguselt eelarve. Näiteks mõned majandustarkvara pakkujad eeldavad alustavalt kliendilt ka mahukaid investeeringuid litsentsi ostmiseks, tarkvara majutamiseks või turvaliste sidekanalite ehitamiseks.

Kui teete arvutusi, et tarkvara hinnata, siis ärge piirduge otseste kuludega. Arvestage ka tarkvara kasutamisest tulenevat kulude kokkuhoidu ja tootlikkuse suurenemist. Uurige välja, kui pikk on tarkvaratoote eluiga ja kui palju maksavad uuendused. Kas tarkvaralahendus on ajakohastatud ja annab teile konkurentsieelise? Kas tootjal on hea maine? Pidage meeles, et madal hind tähendab üksikasjalikku lepingut. Kindlaksmääratud hinnapakkumuse taga on suur ettenägematute kulude fond, tellimuse muutmine tulevikus ja vältimatud konfliktid.