Notarite koda avas apostillide taotlemiseks iseteenindusportaali ja elektroonilise apostilliregistri, mis võimaldab Eestis taotleda traditsioonilise apostilli kõrval ka e-apostilli.
Uus lahendus lihtsustab apostillide taotlemist, väljastamist ja kontrollimist, kiirendab dokumentide riikidevahelist ringlust ning vähendab võltsingute ohtu. Teenus on avatud ka e-residentidele.
"Dokumentide apostillimine annab välisriigi ametiasutusele, tööandjale või koolile kinnituse, et neile esitatud dokument on ehtne," selgitas apostillimise olemust notarite koja esimees Merle Saar-Johanson. "Kuna esineb võltsimist, siis on teises riigis päris keeruline välja uurida, kas esitatud kohtudokument, ülikooli diplom või muu Eestis välja antud avalik dokument on ikka ehtsad. Iseteenindusportaal muudab ohte maandava apostilli taotlemise ja kontrollimise lihtsamaks ja mugavamaks. Paberdokumendi posti teel välisriiki edastamise asemel saab taotleda apostillimist veebis ja saata välisriigi ametnikule e-kirja teel vaid link, millelt on apostillitud dokument kättesaadav," rääkis Saar-Johanson.
Seni on Eestis apostille väljastatud ainult paberdokumentidele, milleks peab taotleja toimetama paberil dokumendi notaribüroosse ja edastama seejärel apostillitud dokumendi välisriigi saajale. E-apostilli väljastatakse digitaalsel kujul nii paberdokumentidele kui digidokumentidele ning selle ehtsust ning kehtivust saavad välisriigi ametnikud kontrollida veebis. Vajadusel saab jätkuvalt kasutada ka paberapostilli. Sobivaima valiku tegemiseks tuleb eelnevalt järele uurida, kas sihtriigis e-apostille tunnustatakse.
"Eesti on koos mitme teise riigiga suunanäitajaks. Praegu e-apostilli veel kõigis riikides ei kasutata, aga usume, et umbes 10 aasta perspektiivis tõrjub e-apostill traditsioonilise apostilli välja," põhjendas Saar-Johanson, miks e-apostilli kõrvale jääb käibele ka paberapostill.
Apostill on ametlik tunnistus, millega kinnitatakse dokumendi ehtsust ning sellele alla kirjutanud ametniku pädevust. Apostillida saab erinevaid dokumente, näiteks rahvastikuregistri väljavõtet, diplomeid ja notariaalseid volikirju. Enne apostilli taotlemist on soovitatav välja selgitada, kas välisriigi asutusele tuleb esitada apostillitud dokument ning kas aktsepteeritakse ainult apostillitud dokumendi originaali või piisab ka kinnitatud ärakirjast.
Apostilliregistri valmimist rahastati Euroopa liidu struktuurifondidest. Apostillimisega seotud konsultatsiooni saab igast notaribüroost, lisainfot leiab ka notarite koja veebilehelt.
