FMJ raamatupidamisbüroo kuulub vaieldamatult uuendusmeelsete büroode hulka. Just seetõttu rääkisime Kaie Moisa ja Piret Sekk-ga digitaalsest raamatupidamisest: kuidas sai FMJ raamatupidamisbüroo paberivabaks ja mida see nende ettevõttele tegelikult tähendab.
Esiteks natuke statistikat: raamatupidamisprogramm Merit andmetel saabus septembrikuu jooksul programmi 29,6% arvetest digitaalsel kujul (siia kuuluvad nii e-arved kui juba digiteeritud dokumendid, näiteks CostPocketi kaudu edastatud asjad) ning ülejäänud sisestati käsitsi. Kaie silmad läksid neid numbreid kuuldes imestuses üpris suureks ja tema esimene küsimus oli: kuidas on raamatupidajatel aega, et arveid käsitsi programmi sisestada?
Nimelt, büroo teebki eriliseks see, et FMJ kasutab igat võimalust andmete digitaalseks liigutamiseks. CostPocketi abil digiteeritakse kõik arved ja tšekid ja saadetakse programmi. Pangainfo tuleb gateway vahendusel programmi. Kõikvõimalikud API-ühendused on alati kasutusel. See tähendab seda, et paberitega tegelemisele kulub bürool kordades vähem aega ja nad saavad tegelda klientide nõustamisega paremate otsuste tegemisel. Tänu sellele on FMJ kasvanud aastatega palju suuremaks, omades nüüdseks kontoreid nii Jõhvis kui Tartus.
Piret on FMJ-s töötanud juba 13 aastat ja ta on terve digiteerimise protsessi kaasa teinud. Ta saab uhkusega öelda, et tal on nii klientide arv kui suurus järjepidevalt kasvanud, ent tööd ta koju kaasa ei võta. Muuhulgas teeb ta klientidele ka palgaarvestust, veel 7 aastat tagasi oli tema klientidel kokku 149 töötajat, tänaseks aga juba 319 ja klientide arv on ajas enamvähem samaks jäänud. Lisandunud on aga näiteks ettevõte, kellel oli varem täiskohaga raamatupidaja, kuid kellele nüüd pakub teenust FMJ. Sealjuures ei pidanud Piret ühestki teisest kliendist loobuma, kuna pidevalt protsesse optimeerides ja automatiseerides saabki üks raamatupidaja teha ära mitme töö.
Piret jagab ka loo viimasest kliendist, kes veel ei olnud üle läinud digitaalsetele lahendustele. Tegelikult on raske inimeste harjumusi muuta ja masinaid ei usaldata ka alati lõpuni. Nii oli ka selle kliendiga, ta kartis kaotada kontrolli oma ettevõtte arvete üle ja seetõttu läks uue süsteemi kasutama hakkamiseks mitu aastat aega. Hirmu vähendamiseks näitas Piret kliendile kogu protsessi ette. Samuti lepiti omavahel kokku protsess, kus arved tulevad ikka kliendi meilile ja kui klient selle heaks kiidab, saadab ta selle CostPocketisse edasi. Nii on klient rahul ja ka Piretil on lihtsam, kuna arved jõuavad digitaalselt Merit Aktivasse. Nüüd on klient juba 4 kuud kasutanud uut süsteemi ja kõik on uue protsessiga rahul.
Kaie jagab omakorda loo ettevõttest, mille juht palus FMJ-lt konsultatsiooni raamatupidamise efektiivsemaks ja digitaalsemaks muuta.
Kaie käis paar kuud järjest ettevõtte raamatupidajatel külas, mõtles kaasa ja näitas ette lahendusi, kuidas protsessid kaasajastada. Kõik lõppes sellega, et kohapealsed 3 raamatupidajat jätkasid siiski oma tööd vanaviisi ega suutnud muudatustega kaasa minna. Ettevõte otsustas seepeale hoopis oma raamatupidajatest loobuda ja teenuse FMJ-lt sisse osta. Üks kolmest raamatupidajast tuli FMJ-i üle ning teeb nüüd üksinda digitaalseid lahendusi kasutades kogu grupi ehk 4 ettevõtte raamatupidamise ära.
Kui uurida Kaielt ja Piretilt, miks siis teevad ettevõtted siiani paberdokumentidega raamatupidamist, siis toovad nad välja peamised põhjused:
- Raamatupidajad kardavad oma tööst ilma jäämist
- Vanad harjumused on nii tugevad ja muudatustega on raske kaasa minna
- Digitaalsete protsesside kasutuselevõtt on võõras ja hirmutav.
Samas ütlevad mõlemad naised, et nemad isegi ei mäleta enam, kuidas paberilt infot programmi sisse trükkida, kuna pole seda nii ammu teinud. Ja pea ühest suust kommenteeritakse, et kui nemad peaksid siiani käsitsi arveid sisestama, siis nad pigem ei teeks raamatupidamist. Kaie peaks näiteks hoopis lilleäri.
Kuidas aga sai FMJ-st see raamatupidamisbüroo, kes oma innovatiivsuse ja uuendusmeelsusega teistele silmad ette teeb?
Kaie räägib ka selle saladuse välja. Nimelt pidid kõik avaliku sektori organisatsioonid 1. juulil 2019. aasta minema üle e-arvetele. Ka FMJ-l olid mõned avaliku sektori kliendid ja seetõttu otsustati, et kui juba osad kliendid peavad minema digitaalseks, siis miks mitte kogu büroo selliseks teha. Kaie otsiski erinevaid lahendusi ja sattus sedasi CostPocketi kodulehele. Laadis äpi alla ja proovis enda ettevõtte peal järgi ning juba järgmisel päeval helistas CostPocketisse ja küsis Joonaselt, et kas see on tõesti nii lihtne. Seejärel hakkas suur osa FMJ klientidest kasutama CostPocketit. Ainuke asi, mis nende jaoks muutus, oli meiliaadress, kuhu nad saatsid oma arved: enne saatsid nad need edasi raamatupidaja meilile, nüüd tuli need saata CostPocketi meilile. FMJ jaoks tähendas selline digiteerimine aga suutlikkust teha kiirema ajaga rohkem tööd ning maksta oma raamatupidajatele suuremat palka.
Omamoodi on saanud digitaalsusest ka FMJ müügiartikkel, nimelt pöördub nende poole üha enam kliente, kes just läbi innovatiivsete laheduste neid teavad. Iga uue kliendi puhul otsitakse võimalusi andmeid ilma inimsekkumiseta liigutada. Samuti on päris huvitav vaadata FMJ paberikasutamist, mis on 5 aasta jooksul 8x vähenenud. Ehk digiteerimine säästab aega, raha ja ka loodust!
Merit, CostPocket ja FMJ korraldasid TASUTA hommikukohvi, kus Kaie ja Piret jagasid oma kogemusi ja nõuandeid digitaalsele raamatupidamisele üleminekuks.
Vaata veebiseminari siit!
