Eraõiguslikel ettevõtetel ja organisatsioonidel ei ole kohustust luua dokumentide loetelu ega liigitusskeemi nagu avaliku sektori asutustel. Ometi on see väga tõhus ja mugav abivahend organisatsiooni teabe haldamisel.
Dokumentide loetelu loomine eeldab organisatsiooni ülesannete ja protsesside läbimõtlemist ning nende käigus tekkiva teabe loogilises süsteemis kirjapanemist. Tulemus esitatakse enamasti lihtsa MS Exceli tabelina ning sinna lisatakse ka dokumentide säilitamise tähtajad, teabekandjad (nii digitaalsed, audiovideo- kui paberdokumendid) ning asukoht/vastutaja. Selline ülevaade võimaldab kiiresti vajalikku infot leida, aga ka hallata kohustusi ning dokumente õigeaegselt hävitada. Viimane omakorda hoiab ebavajalike/aegunud dokumentide arvelt kokku tööaega, ruumi ja kulusid ning aitab näiteks järgida ka isikuandmete kaitse üldregulatsiooni sätteid. Hea ülevaade tekkivast teabest on kõige tõhusam viis, kuidas kerge vaeva ja väikeste kuludega organisatsiooni arhiivi organiseerida.
Kõikidel organisatsioonidel on kohustus säilitada teatud aja ulatuses eelkõige personali- ja raamatupidamise dokumente. Tänapäeval on mõlemad lühiajalise säilitustähtajaga. Rahvusarhiiv selliseid (lühi- ja pikaajalise tähtajaga) dokumente ei kogu, kogume ainult alatise väärtusega (arhiiviväärtuslikuks hinnatud) teavet.
Säilitustähtaegu reguleerivad raamatupidamise seadus, käibemaksuseadus, maksukorralduse seadus, tsiviilseadustiku üldosa seadus, äriseadustik, töölepinguseadus ja tervishoiu ja tööohutuse seadus. Olenevalt organisatsiooni põhitegevuse spetsiifikast võivad dokumentidele säilitusnõudeid sätestada ka teised, valdkondlikud seadused.
Raamatupidamise dokumendid
- Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud säilitama raamatupidamisdokumente (RPS § 4 lg 5). Raamatupidamiskohustuslaseks on muu hulgas iga Eestis registreeritud eraõiguslik juriidiline isik, füüsilisest isikust ettevõtja ja Eestis registrisse kantud välismaa äriühingu filiaal (RPS § 2 lg 2).
- Raamatupidamiskohustuslane (välja arvatud mikroettevõtja) on kohustatud koostama raamatupidamise sise-eeskirja, mis reguleerib muu hulgas majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, algdokumentide käivet ja säilitamist (RPS § 11 lg 1).
- Raamatupidamise algdokumendid – säilitustähtaeg seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing toimus (RPS § 12 lg 1; KMS § 36 lg 1, lg 3, lg 4; MKS § 58).
- Raamatupidamisregistrid, lepingud, raamatupidamise aruanded ja muud äridokumendid – säilitustähtaeg seitse aastat alates vastava majandusaasta lõpust (RPS § 12 lg 2)
- Pikaajaliste kohustiste või õigustega seotud äridokumendid – säilitustähtaeg seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist (RPS § 12 lg 3).
- Raamatupidamise sise-eeskiri – säilitustähtaeg seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist (RPS § 12 lg 4).
- Algdokumenti on lubatud üle viia teise vormingusse või teisele teabekandjale (näiteks digiteerida), kui üleviimise käigus ei muudeta majandustehingut puudutavaid algdokumendi andmeid ning tagatakse algdokumendi vastavus seaduses sätestatud nõuetele. Sellisel juhul võib esialgse algdokumendi hävitada (RPS § 7 lg 9).
- Arhiivimoodustajad peavad säilitama ehk arhiiviväärtuslikud on alates 01.01.1995 loodud raamatupidamise sise-eeskirjad, tegevus- ja majandusarengu kavad, strateegilised kavad, aastaeelarved, majandusaasta aruanded koos lisadega, finantsauditite lõpparuanded, vara üleandmise-vastuvõtmise aktid koos lisadega organisatsiooni juhi vahetumisel või organisatsiooni ümberkorraldamisel (HO 02.02.2010 nr 53).
Personalidokumentide säilitustähtajad
Personalidokumentide hoidmise kohustus on tööandjal:
- kuni 1992 sõlmitud töölepingud, tööraamatud, isikukaardid – 75 aastat (lepingu lõppemisest);
- 1992–01.07.2009 sõlmitud töölepingud, tööraamatud – 50 aastat (lepingu lõppemisest);
- alates 01.07.2009 sõlmitud töölepingud – 10 aastat (lepingu lõppemisest, TLS § 5 lg 5);
- tööõnnetuste ja kutsehaigestumuse uurimise andmed, töökeskkonna riskianalüüsi tulemused – 55 aastat (TTOS § 134 lg 9; § 24 lg 11);
- ülejäänud personalidokumentide säilitustähtaeg on lühiajaline – seitse aastat;
- tööraamatud saab anda hoiule sotsiaalkindlustusametile;
- kuni 31.12.1990 suletud personalitöö isikutoimikud – hinnatud arhiiviväärtuslikeks ning anda üle Rahvusarhiivi (HO 2, 10.01.2014).
Organisatsiooni likvideerimine
- Lõppenud organisatsiooni dokumendid antakse hoiule likvideerijale või kolmandale isikule ning dokumente säilitatakse kümme aastat. Kui organisatsioon oli kantud registrisse, kantakse registrisse ka dokumentide hoidja nimi ja elukoht või asukoht (TsÜS § 46).
- Osaühing, aktsiaselts – dokumente hoiab likvideerija, arhiivipidaja või muu usaldusväärne isik, kes kantakse äriregistrisse likvideerijate avalduse alusel. Kui dokumentide hoidjat määratud ei ole, määrab selle vajaduse korral kohus. Dokumentide hoidja vastutab dokumentide säilimise eest seadusega ettenähtud tähtaja jooksul. Likvideerijad vastutavad tekitatud kahju eest samamoodi nagu juhatuse liikmed. Dokumente hoitakse Eestis. (ÄS § 219, § 220, § 382, § 383).
