Mis on e-arve?
- masinloetav dokument, mis on koostatud ühtse standardi alusel ning mida saadetakse ühest tarkvarasüsteemist teise vältimaks arve maksmiseks käsitsi andmete sisestamist;
- on elektrooniline arve, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas ning ei ole PDF-arve. Eesti e-arve ametlik standard EVS 923:2014/AC:2017 (Eesti Standardikeskus).
Kuhu ma pean pöörduma, kes aitab mul e-arveldust kasutusele võtta?
E-arvelduse aitab kasutusele võtta e-arve operaator või raamatupidamisprogramm või raamatupidamisbüroo või dokumendihaldustarkvara pakkuja, kelle teenuseid kasutate.
Kas ja kes koolitab, kui tahan e-arvetele üle minna/kasutusele võtta?
E-arvelduse aitab kasutusele võtta e-arve operaator või teie raamatupidamisprogramm või raamatupidamisbüroo või dokumendihaldustarkvara pakkuja, kelle teenuseid kasutate.
Kas e-arve kasutuselevõtt (saatmise ja vastuvõtmise teenusega liitumine) on kallis?
- Kui olete mikroettevõte, siis saate kasutusele võtta riigi loodud tasuta võimaluse e-arvete saatmiseks (e-arveldaja). E-arveldajas saab avaliku sektori asutustele saata e-arveid tasuta, piiramatus koguses ning tähtajatult.
- Kui olete väikese- või keskmise suurusega ettevõte või suurettevõte ja tahate saata otse majandustarkvarast, siis küsige oma raamatupidamisteenuse või dokumendihaldustarkvara pakkujalt, võimalik, et e-arvete kasutamine sisaldub juba teenuse hinnas.
Kas e-arveid kasutades tõusevad jooksvad kulud?
Väga väikestel ettevõtetel (mikroettevõtetel) on e-arvete saatmine tasuta e-arveldaja portaali kaudu, seega kulu ei ole.
Teistel ettevõtetel, kes kasutavad vastavat raamatupidamistarkvara, on püsikulu väike võrreldes tööaja kokkuhoiuga (ei pea arveid taga ajama, klaarima ostjaga, kas on kätte saanud, saate raha õigeaegselt kätte, kui arve õigeks ajaks menetletud on). Kui arve saatja loob endale võimaluse e-arveid saata, siis tal tekib ka endal võimalus e-arveid vastu võtta, mille läbi saab ta ise arvete menetlemise aega vähendada ja kulusid kokku hoida. E-arve saatja saab jälgida enda saadetuid arveid ja vaadata, millised nendest on veel tasumata.
Kui e-arve on tasuline, siis kui palju see (kuus) maksab?
Soovitav on pakkumised võtta kõikidelt Eestis tegutsevatelt e-arve operaatoritelt (Omniva, Fitek, Telema, Tieto, E-arveldaja, Amphora, Edisoft), siis saate teha õige valiku.
Kui olete mikroettevõte, katab vajaduse tõenäoliselt riigi pakutav tasuta lahendus.
Millistel juhtudel ja milliste partnerite vahel on e-arveldus kohustuslik?
E-arveldus on hea tava iga partneriga. E-arve saatmine on vabatahtlik kõigile turuosalistele, kuid avalikul sektoril on kohustus võtta vastu e-arveid. See tähendab, et ettevõte peab esitab riigiasutusele (sh kohalikule omavalitsusele) e-arve. Paljud Euroopa riigid on teinud ettevõtetele kohustuslikuks avalikule sektorile e-arve esitamise, teenuse osutamisel piiriüleselt tuleb sellega arvestada.
Mis saab siis, kui ma ei kasuta raamatupidamisprogrammi või dokumendihaldustarkvara?
E-arveid saab kasutada nii tasuta kui tasulistes veebiportaalides, kus on mugav arveid luua ja välja saata ning vastu võtta. Osas sellistes portaalides säilitatakse ka kogu arhiiv müügi- ja ostuarvetest, mis selle süsteemi kaudu loodud/liikunud on.
Kas pean e-arvete kasutuselevõtmiseks liituma e-arve operaatoriga?
E-arve operaatoriga ei ole tingimata vaja liituda. Mitmed raamatupidamistarkvarad pakuvad e-arveldust oma põhiteenuse osana. Sellisel juhul on raamatupidamis-/majandustarkvara ise operaatoriga kokkuleppe sõlminud ning te jääte suhtlema oma tarkvara toega.
Operaatoriga liitumine on mõistlik juhul, kui arveid on suuremas mahus ning arveldust on mitmes suunas: B2B, B2G, B2C. Lisaks ei pea e-arve operaatoriga liitudes muretsema erinevate andmesidekanalite arendamise ja käigus hoidmise pärast, kuna üks liitumine annab teie käsutusse kogu operaatori (ja tema rändluspartnerite) partnerite võrgustiku. Tänu operaatorile saate arveid saata oma vormingus, e-arve operaator hoolitseb selle eest, et need konverteerida vastuvõtjale sobivasse formaati.
Kasutan PDF arvet, miks pean muutma?
PDF arve ei ole e-arve. E-arve käsitlemine on tunduvalt kiirem, sest e-arve on masintöödeldav, aga PDF arve ei ole. See tähendab, et teie partner ei pea arveandmeid käsitsi trükkima = ei tee arvet sisestades vigu = te ei pea selgitama vigu. Samuti võtab arve menetlemine partneril vähem aega = saate raha õigeaegselt kätte. Ühtlasi saate olla kindel, et arve on kohale jõudnud (ei kao lihtsalt e-posti spämmi kausta). Jääb alles elektroonne jälg (logi).
Kas e-arvete saatmine on turvaline, st kas keegi kolmas näeb arve saajat või arve sisu? Milline on e-arve operaatori turvalahenduste tase?
E-arve saatmine operaatori võrgustikus on turvaline, kuna andmed liiguvad krüpteeritud kanalis, arvetele ligipääs on piiratud kasutajaõigustega. Andmete liikumisest jääb maha logi, mille abil saavad kasutajad veenduda, et nende arved on kohale jõudnud.
Erinevate operaatorite turvalisuse taseme kohta uurige operaatoritelt.
Kust saab infot e-arve standardi kohta?
E-arve standardi kohta saab infot infotehnoloogia ja telekommunikatsiooni liidu e-arve toimkonnast.
