Et kõik algusest ära rääkida, siis me oleme päris paljude klientide käest küsinud ja selgub, et inimesed teevad kuluaruandlust ikka igasugust erinevat pidi. Ja me oleme oma eesmärgiks võtnud kõiki võimalikke viise võimaldada. Aga osa harjumusi on paremad kui teised.

Meil näiteks Tatjana otsib mind juba teist kuud taga ja mina otsin taga kahte Riiast pärit kviitungit. Ma mäletan nii selgelt seda päeva, kui need mulle ühel päikesepaistelisel pärastlõunal kätte anti, aga mis neist pärast sai … Tatjana tahab ka teada, muidu tuleb tulumaks.

Jõudsimegi kohe kiiresti esimese ivani. Kui kuludokument on kadunud, siis ei ole võimalik kindlaks teha, milliseks ärikuluks ettevõtte vahendeid kasutati (ja millised maksud olid dokumendil) ning kohe rakendub kangem maksustamise kord. Ütleme seda ühe korra veel – läheb karmimaks maksustamiseks. Nüüd hingame sisse ja välja ning mõtleme, et sellele on olemas lahendusi.

Kaks koolkonda

Vaidlus jaguneb hetkel võrdselt kahe koolkonna vahel. Ühed teevad tšekist kohe pildi ära ja teised teevad seda kord kuus.

Osa inimesi teevad seda kord kuus sellepärast, et nad on nii hästi organiseeritud. On juba restoraniköögistki selge, et ühesugused tööd on mõttekas teha korraga. Koorid ikkagi kõik kartulid järjest ära, mitte ei käi vahepeal tainast sõtkumas. Ühte lihtsat tööd korduvalt järjest teha on lihtsalt märksa lihtsam. Teised inimesed ei ole nii hästi organiseeritud ja neid ajendab kord kuus asjaga tegelema eelkõige kuluaruandluse pidev homse varna viskamine.

Hea põhjuse tegeleda tšekkidega kord kuus annab ka see, et aruannet nõutakse … üks kord kuus. Kuludokumentide aruanded puudutavad eelkõige käibedeklaratsioone (iga kuu 20. kuupäev). Sellel kuupäeval peab see juba deklareeritud saama (ja ühtlasi ka ülekanne maksuhaldurile tehtud), nii et usinamatel raamatupidajatel on tihti juba vana kuu lõpus/uue alguses dokumendid kokku kogutud ja deebetid ning kreeditid välja arvutatud.

Aruandesüsteem sõltub ka organisatsioonist. Suuremates asutustes on nii, et tšekke ei saagi ühekaupa edastada, vaid ainult aruannetena, ning need saadavad siis ülemused kinnitusringile. Aeglasemates ettevõtetes kogutakse paberallkirju, kiiremates on kasutuses juba elektroonilised kinnitusringid.

Peamine argument teha tšekist pilt kohe, on see, et siis ei pea seda enam meeles pidama. Kümme sekundit piina plaatina, kakskümmend kuld ja hõbe paketiga ning dokument on raamatupidajale kättesaadav koos kõikide vajalikke andmetega. E-postile tulnud arved on ka palju lihtsam kohe edasi saata, kui minna poole kuu pärast postkasti otsima oma ‘Your Bolt ride on Tuesday’-d (kui sul juba Bolti äripaketti ei ole).

Teine hea põhjus on, et tšekid lihtsalt kuluvad ja pleekivad. Jäta üks neist päikesepaistelisel päeval aknalauale ja juba ongi termotrükk paremate kassamaade poole teel. Katsu siis seletada, et ostsid printeripaberit, mitte hot dog’i ja viskit.

Raamatupidajad ise on toonud välja kaks argumenti, miks neile meeldib tšekke digitaalselt koguda. Esimene on see, et siis ei tule kõik tšekid neile (kõikidelt klientidelt) korraga kuu lõpus, vaid tilguvad rahulikult kuu jooksul. Nii on lihtne kuu lõpuks juba asjad välja arvutada. Teine argument on, et nii on neil võimalik dokumente digitaalselt käidelda ja see annab võimaluse teha seda kasvõi bussis või praamis. Varem oleks ikka küll olnud naljakas vaadata, kuidas keegi istub bussis ja loeb tšekkidelt käibemaksu kokku.

Kuidas siis ikkagi?

Olen näinud inimesi selle üle ikka sügavalt vaidlemas, kas pilti peaks tegema kohe või kord kuus. Argumendid varieeruvad alates “need, kes kord kuus seda teevad, lihtsalt raiskavad oma elu” kuni “mul on oma süsteem ja sa ei saaks kunagi aru”.

Meie omalt poolt soovitame kasutajatel teha nii, nagu neile endale meeldib, aga tegelikult nii, nagu nende raamatupidaja käsib. Lisaksime siia juurde isetehtud vanasõna, et “kes kuu lõpuks ära esitab, saab palgapäevaks kätte”. Ise katsun ikka pildi kohe ära teha ja kui ei tee, siis riskin sellega, et pean dokumenti hiljem taga otsima.

Statistikat

Anonüümset andmekogu uurides selgus (võrdlusandmed – tšeki väljastamise ja selle CostPocketile esitamise kellaaeg), et 1% kasutajatest teeb tšekist pildi 5 min jooksul, 31% kulub selleks 10 minutit, 21% mahub tunni aja sisse ja ülejäänud kunagi hiljem. Statistiliseks tõeks seda pidada ei saa, kuid aitäh statistika. Välja paistab 50-50 olukord.