Septembri lõpus Eesti Raamatupidajate Kogu eestvedamisel toimunud veebipõhiste majandustarkvarade infopäeval keskenduti raamatupidamisteenuse pakkujate muredele ja nende lahendamisele kaasaegsete veebipõhiste majandustarkvaralahenduste abil. Infopäeval kõneldi ostuarvetest ja kviitungitest ning arutati lahendusi, mida selles vallas pakutakse ehk kas tšekk erineb tavalisest ostuarvest ning kuidas on kõige mugavam tšekid raamatupidamistarkvarasse saada.

Keskmisest suuremas Eesti ettevõttes esitatakse kuus paarsada kuludokumenti. Need kõik tuleb ükshaaval läbi töötada, alustades sellest, kas esitatud kuludokument on ikka raamatupidamisse sobiv. Raamatupidaja on justkui detektiiv, kes uurib, kas õhtusöögi eest esitataval tšekil on kirjas, millise kliendiga õhtustati ja on see ikka ettevõtlusega seotud kulu, kes kulu eest maksis ning millega. Nõnda aga kulutab raamatupidaja oma väärtuslikku ja kallist tööaega, et leida küsimustele vastused. Lisaks kiputakse kuludokumente raamatupidajale esitama viimasel hetkel, vahetult enne aruande esitamise tähtaega.

Infopäeval pakuti välja mõistlikumaid lahendusi kuludokumentide halduseks. Arutelus osalesid Anti Stranberg (SmartAccounts), Jaanus Reismaa (SimplBooks), Kaja Kert (Merit Aktiva), Taavi Hõbejõgi (Erply Books),  Egon Leego (Directo) ning Aleksandr Beloussov (E-arveldaja). Vestlusringi juhtis raamatupidajate kogu juhatuse esimees Margus Tammeraja.

E-arvete liigid

Kas e-arve ja e-tšeki vahel on üldse erisust? Raamatupidamise algdokumentide vormistust reguleerivad raamatupidamise ja käibemaksuseadus. Siiski ei ole käibemaksuseaduses ega ka mujal defineeritud tšeki mõistet. Sisuliselt on nii e-kviitung kui ka e-tšekk või mõne muu nimetuse alla koonduv e-arve kõik üks ja see sama ostuarve.

Taavi Hõbejõgi Erply Booksist kommenteeris: “E-arve on sisuliselt lihtsam viis raamatupidamiskande tegemise jaoks. Lõpp-produkt on ikkagi ostuarve süsteemis, mille peab tasuma. Turul on nelja liiki ostuarveid. Järjestan need vastavalt paremusele: e-arve, PDF, pilt ja siis muul viisil dokument (näiteks Microsoft Word). Viimasel kujul saadud arved võiks kohe tagasi saata.” 

Kas tšeki pildistamine on lubatud?

Rahandusministeeriumi esindajad on igal digiraamatupidamise teemalisel esinemisel rõhutanud, et Eestis on digitaalne raamatupidamine lubatud ning tšekist digitaalse koopia tegemise järel võib paberi ära hävitada. 

Siiski tuleb enne tšeki pildistamist märkida sellele arve saaja nimi ja registrikood. Vastasel juhul ei saa tõendada, et tšeki sai just see ettevõte ja et seda ei ole kuludokumendina mitmesse erinevasse ettevõttesse esitatud. Lisaks pole algdokumendi säilitamisel tšekipaberil erilist mõtet, kuna juba mõne aasta pärast ei ole tšekk enam loetav.

Aleksandr Beloussov RIKst tõi välja, et eelistab kõikidelt oma hankijatelt e-arvete saamist. Ka tema usub, et tulevik on lihtsam kui praegu, st et välja arendatakse tehnoloogiad, mis võimaldavad kõigi paberil olevate vajalike andmete väljalugemist.

Egon Leego Directost soovitas oma klientidel mitte koguda tšekke n-ö kilekotti kokku, vaid võtta taskust telefon ja teha tšekist pilt, mille saab otse Directosse saata. Sedasi käitudes saab raamatupidaja tšekid kätte jooksvalt, mitte kuu lõpus. Lisaks on Directo liidestatud tšekiäpiga tsekk.ee ja esimeste seas on nad liitunud Omniva teenusega E-kviitung.

Kaja Kert Merit Tarkvarast rääkis, et Merit kasutab ise tsekk.ee teenust: “Tšekile kirjutatakse peale saaja andmed, see pildistatakse üles ning andmed tulevad automaatselt programmi kinnitamata arvete alla. Vastavad isikud kinnitavad selle dokumendi ära ning kinnitamine on võrdsustatud digitaalse allkirjaga. Kinnitamine on vajalik, kuna see tõendab dokumendi õigsust. Kõik algdokumendid säilivad Merit Aktivas olevate kannete küljes”.

Ettevõtete valmisolekust  digitaalsete teenuste kasutamise kohta tõi Kert näite: “Merit saatis kõikidele oma klientidele üleskutse hakata tšekkide edastamiseks kasutama tsekk.ee teenust. Selle kirja peale suurenes tsekk.ee klientide arv pea kolm korda. Sellest saab järeldada, et huvi innovatiivsete digilahenduste vastu on suur. 

Kuidas hetkel e-arveid vahetatakse?

Aleksandr Beloussov RIKist ütles, et Eestis on 190 000 aruandluskohuslast ettevõtet. Nendest 4000 ja veidi enam on valmis võtma vastu e-arveid (andmed pärinevad e-äriregistrist, mis saab infot e-arvete operaatoritelt). Lisaks riiklikule süsteemile on paljud raamatupidamistarkvarad üles ehitanud enda lahendused e-arvete vahetamiseks. Nii kasutab näiteks Merit arvete edastamiseks Creditinfo ja Omniva teenust, seega on kõigil võimalik teenust kasutada. Ka need, kes on Fiteki teenuse kliendid, saavad oma andmed ilusti edastatud, kuna Omniva ja Fitek oskavad omavahel arveid vahetada.

Erply Booksile ei ole e-arvete puhul vahet, kas see jõuab kohale operaatori kaudu või tarkvara vahendusel. Erply Booksis on selleks otstarbeks igal ettevõttel oma ostuarvete postkast, mis võtab arve sisse automaatselt. Sellele saab määrata reegleid, mis suudavad arvet kohe töödelda, näiteks suudab süsteem PDFil olevad arved sisse lugeda 70% ulatuses. Tänu sellele on teatud enamlevinud hankijate arveid võimalik ka automatiseerida. Loomulikult võimaldab Erply Books oma klientidel ka operaatorite kaudu e-arveid saata, kuid lepingu operaatoriga peab klient sõlmima ise. Siiski eelistab Erply Books pakkuda oma kliendile lahendust automatiseerida oma ostuarved ära e-arvete näol, mida on kõige lihtsam teha ostuarvete postkasti ja tsekk.ee abil.

Directol on juba kaks aastat olemas PDF-tuvastus ning arveid on võimalik saata otse programmi. Kuigi olemas on ka e-arvete võimalus, siiski eelistavad paljud kliendid PDF-dokumente saata ja neid töödelda olemasolevate vahenditega.

SmartAccountsil on tšekiäpp, millega arveid programmi saata, kuid e-posti võimalust neil ei ole.

SimplBooksil postkastiteenust pakkuda ei ole, kuid e-arveid on võimalik importida programmi, need ei pea tulema operaatori kaudu. 

Miks on operaatorteenus vajalik ja miks kõik seda ei kasuta?

Operaatorteenus e-arvete vahendamiseks on vajalik, sest vastasel korral peaks iga tarkvara tegema integratsioonid teiste tarkvaradega ning sellisel juhul tuleks teha väga palju arendustööd. Operaatorite kaudu on see oluliselt lihtsam. 

Egon Leego Directost ütles: “Lõppklient ise ei peaks operaatoritega lepingut sõlmima, st tarkvara pakkuja kaudu peaks olema operaatorlepingud sõlmitud ning klient vajutab lihtsalt tarkvaras nuppu, et soovib teenust kasutama hakata. Juba praegu on kliendid kurtnud, et nemad ei soovi lepingute sõlmimisega tegeleda, see toob neile kaasa järjekordse lisatasu.”

Ka Jaanus Reismaa SimplBooksist tõi välja asjaolu, et kui väiksemad ettevõtted peavad probleemiks operaatorteenuse kasutamise juures selle hinda, siis raamatupidamisteenust pakkuvad ettevõtted ei oska tihtipeale kliendile põhjendada tarkvara kasutamise teenuse hinda. Lõppklient ei ole valmis rohkem maksma, ei operaatorile teenuse eest ega tarkvara pakkujale sarnase teenuse eest, samuti mitte tükihinda iga e-arve pealt, kuna PDF-arve saatmine on tasuta.

Kaja Kert Meritist kommenteeris: “Ükski meie klient ei maksa ei e-arve saatmise ega vastuvõtmise eest, kõik kulud katab Merit.”

Arutelu kokkuvõtteks võib öelda, et e-arved ja e-tšekid pole enam tulevik, vaid juba praegu olemasolev teenus, kuna kogu tehnoloogia on olemas. Probleemiks on pigem hirm teenuste kasutuselevõtu ees. Lahenduseks on ehk suurem seletustööd, et ettevõtete juhid ja raamatupidajad mõistaksid paremini, et e-teenuste kasutamine ka väikese tasu eest säästab tegelikkuses nii ettevõtte aega kui ka raha, kuna väheneb märkimisväärselt andmesisestustöö maht, mis moodustab praegusel hetkel raamatupidaja tööst väga suure osa (olenevalt raamatupidajast 60-90% ajast). E-teenuste kasutamisega jääks raamatupidajale rohkem aega tegeleda sellega, mis on tema tegelik roll, st olla ettevõtte finantsnõustaja.