Järjest enam ettevõtteid otsivad lahendusi, et suurendada efektiivsust erinevate automaatsete lahenduste abil. Üheks põhiliseks veduriks digilahenduste otsimisel on soov saada ülevaadet ettevõtte käekäigust reaalajas ja teha seeläbi ettevõtte jaoks targemaid ning andmetest tulenevaid otsuseid. Selleks on vaja kiirendada ettevõtte protsesse ja vähendada rutiinset tööd vajavaid ülesandeid. Millised on paberdokumentide põhilised mured?
Ettevõte asub mitmes geograafilises asukohas või ostetakse raamatupidamise teenust sisse
Kui ettevõtte töötajad asuvad erinevates linnades või riikides on füüsiliste dokumentide saatmine ja kinnitamine väga aega nõudev. Nii võibki juhtuda, et arved lähevad kaduma või jäävad puhkusele läinud töötaja sahtlisse. Osa ettevõtteid skannivad paberarved sisse, et saata need teises linnas või isegi teises osakonnas asuvale projektijuhile kinnitamiseks.
| Baltic Agro pearaamatupidaja Ita Gornischeff ütleb: “Inimesed, kes enne pidid tegelema paberarvega mööda maja käimisega ning arve kinnituse saamisega, saavad täna süvitsi sisukale tööle keskenduda ning ma arvan, et see aitab kaasa ka ettevõtte paremale arengule. Arveid on võimalik kinnitada igalt poolt – põllult, laudast või kust iganes, kuhu parasjagu töötajate töö neid viib ja see on väga suur asi. Kui nüüd võrrelda vana ja uut süsteemi, siis enda tunnetuse järgi arvaksin, et see on vähemalt viis korda kiirem.” |
Füüsilisest arhiivist arvete otsimine on tülikas
Arveid on vaja aeg-ajalt üle vaadata, otsida analüüsi tegemiseks või maksuametile esitamiseks. Isegi kui ettevõte arhiveerib kuus 100 kaheleheküljelist dokumenti teeb see seitsme aastaga ligi 20 000 paberilehte. Hea süsteemi puudumisel või inimliku pisivea tekkimisel võib arve või dokumendi otsimine osutuda üsna väljakutsuvaks tegevuseks.
Ettevõtted, kes on oma paberdokumendid ära digiteerinud rõõmustavad nii täiendava kontoriruumi üle, kui hindavad kõrgelt digitaalset arhiivi, millest dokumendid on leitavad mõne klikiga. Lisaks mainitakse, et tänu lihtsale päringule on võimalik saada kiirelt ülevaade, kuidas partnerite arved on ajas muutunud.
Raskuseks täielikult digilahendustele üleminekul võivad aga osutuda mitte ettevõtte enda jõupingutused vaid võimekus suunata koostööpartnereid kaasaaegsematele protsessidele. Selle mure lahendamisel saavad aga aidata tänapäevased süsteemid.
Kuidas siis ikkagi minna esimesest päevast üle täielikult digilahendustele?
Partnerite paber- ja PDF-arved saab automaattuvastustarkvara abil viia digitaalsele kujule. Kõik arved on võimalik suunata Arvekeskusele ja meie viime need digitaalsele kujule ning saadame tagasi teie süsteemi. Automaattuvastustarkvara suudab ühes tunnis töödelda ümber tuhatkond paber-ja PDF-arvet. Nii saate teie olla täielikult digitaalsed ja teie partner saab arveid saata neile soovitud viisil.
Kui arved on e-arve kujule viidud, saate kasutada ka digitaalset kinnitusringi. See tähendab, et töötajale tuleb arve saabumisel e-posti aadressile link, millel klikkides saab ta arveid mõne sekundiga kinnitada, ükskõik kus ja kasvõi telefonist. Nii saavad teie töötajad hoida kokku väärtuslikku aega ja raamatupidajal on info, kuhu arve kinnitamine on seisma jäänud. Kiiremini liikuvate arvetega väheneb ka viiviste ja trahvide oht.
Saame arved teie eest saata näiteks paberil postkasti, e-posti aadressile, e-arvena või internetipanka, vastavalt teie partneri soovitud viisile.
Vana arhiivi saame teie jaoks digiteerida ja digiarhiivi üle viia ning soovi korral ka vana paberarhiivi hävitada. Kui soovite saate seda teha ka järk-järgult andes näiteks iga kuu ühe aasta dokumendid meile digimiseks.
