Sügisel tegeleb enamus ettevõtteid usinasti uue aasta eelarve planeerimisega. Uusi plaane tehes üritame ette aimata, mida toob meile aasta 2021, milline tuleb majandustõus või -langus, mida teeb COVID-19 jne. Möödunud aasta on olnud vägagi eriline, ühiskonna käitumismustrid on märkimisväärselt muutunud ning seda peegeldab ka töökultuur.
Üks on kindel – ellu jäävad vaid need, kes päriselt on võimelised kohanema kiiresti muutunud olukorraga. Need on ettevõtted, kes on mõistlikult kasutanud olemasolevaid ressursse, olles valmis ka ootamatusteks ning valmis kasutusele võtma nn plaani B. Üheks võimaluseks vähendada uue eelarveaasta kulusid on viia ettevõte üle e-arveldamisele ja säästa seeläbi nii aega, raha kui ümbritsevat keskkonda.
Kas teadsite, et ühe e-arve käitlemine on võrreldes PDF- või paberarvega ligi 30 minutit kiirem?
Ajavõit tuleneb peamiselt sellest, et raamatupidaja ei ole enam andmesisestaja, vaid saab nüüd oma oskusi ning teadmisi rakendada palju olulisemates tööülesannetes. E-arved aitavad vähendada oluliselt käsitsi sisestamisel tekkivaid vigu, sest e-arved on masinloetavad. Kriitilistes olukordades räägib e-arvete kasuks ka see, et juht omab ülevaadet ettevõtte finantsseisust reaalajas 24h ööpäevas.
Kuna paljud inimesed ei viibi enam 7 päeva nädalas kaheksast viieni kontoris, siis on senisest tähtsam ka oluliste dokumentide arhiveerimine digikujul. Digiarhiivis säilivad dokumendid automaatselt ja turvaliselt 7 aastat ning nende otsimine on mugav ja kiire. Võttes kasutusele digiarhiivi vabaneb kontoris paberarhiivi ladustamise alt suur hulk kontoripinda, mis võib viia vajaduseni ettevõtte kolida väiksematesse ruumidesse ja seeläbi kokku hoida igakuistelt püsikuludelt.
Südameapteegi pearaamatupidaja Kristina-Majbrit Paju sõnul on lisaks eelmainitule üsna oluline fakt keskkonna säästlikkuse seisukohalt ka andmemahtude minimeerimine. Lisaks PDF-arvete printimisele ja arhiveerimisele peaks pöörama tähelepanu ka andmemahtudele, mis liiguvad PDF-arvete saatmisel. „Kui ühildada raamatupidamise programm arvekeskusega ning arved liiguvad automaatselt süsteemide vahel on andmemahtude liikumine minimaalne“ selgitab Paju.
Kui võrrelda e-kuluaruannet vs paberkuluaruannet, siis e-kuluaruande saab näiteks kasvõi nutitelefoni abil automaatselt keskkonda üles laadida ning see säilib nõuetekohaselt ja on igal ajal taasesitatav. E-kuluaruande esitamine ja kinnitamine on keskmiselt 6x kiirem paberkuluaruandest.
Kaugtöö võimalused on välja suretamas ka nähtust, kus arved liiguvad väljaprinditud kujul mööda ettevõtet ühelt laualt teisele. E-kinnitusringi abil saab arve kinnitada ükskõik millisest nutiseadmest ja ka kontorist eemal olles. Kui süsteemi tuleb kinnitamist vajav arve, siis saabub kinnitajale e-kiri, mis suunab ta lingi abil süsteemi arvet kinnitama. Raamatupidaja saab jällegi tegeleda palju sisulisemate teemadega.
Kas e-arvetele üleminek võiks olla Teie äri edendamisel samm edasi? Valik on Teie. Paljude ettevõtete puhul saab e-arveid saatma hakata ja vastu võtma juba paari päevaga.
