Tõhus suhtlus on teoorias lihtne. Meilid on kõige levinum ja jälgitavam viis kontakti saamiseks, info saatmiseks ja juhiste andmiseks. Samas saab keskmine kontoritöötaja iga päev lugematu arvu e-kirju. Hea mulje jätmine, oma mõtte selgeks tegemine või e-kirja avamise saavutamine on raskem kui kunagi varem.
Kuna selge ja sidus kirjutamine on omaette kunst, pole mõtet jalgratast uuesti leiutada. Oleme koostanud meilimallid kõige tavalisemate raamatupidamisettevõtete vajaduste jaoks. Täida lihtsalt lüngad ja pea meeles:
- Kirjuta selge pealkiri
- Hoia sõnum selge ja lühike
- Pane kaasa kogu asjakohane teave
- Struktureeri ja vormista nii, et kõige olulisem välja tuleks (nt lihtsam on lugeda punkte, kui järgida ühe pika lause juhiseid)
- Ole viisakas
- Loe üle
Siin on 11 meilimalli, mis on hädavajalikud igas raamatupidamisettevõttes:
1. Pakkumise järelsuhtluse kirja mall
Kui oled saatnud pakkumise, kuid pole vastust saanud, on vara käega lüüa. Erinevatel andmetel kulub müügi lõpetamiseks lausa 5-7 järelkontakti. Inimestel on sageli kiire ning e-kirjad kipuvad vastamata või lausa avamata jääda. See e-kirja mall aitab potentsiaalsele kliendile pakkumist kenasti meelde tuletada.
|
Pealkiri: [Toote/teenuse nimi] ettepanek
Tere, [Nimi]! Tänan veel kord eelmise nädala meeldiva [kõne/kohtumise] eest. Kas Sul on mahti olnud selle ettepanekuga tutvuda, mille [kuupäev/nädalapäev] saatsin? Lisasin pakkumise koopia ka uuesti manusesse. Kui Sul peaks lisaküsimusi tekkima, kirjuta mulle või teeme kiire kõne. Mulle sobivad hästi järgmised ajad: [mitu erinevat valikut].Anna teada, kui mõni neist Sulle sobib. Vastust ootama jäädes [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
2. Uue kliendi tervituskirja mall
Kui oled uue kliendiga käed löönud, tervita teda kohe oma ettevõtte poolt ning anna teada, mida oodata. Piltlikult öeldes on see sarnane kauaoodatud külalise tervitamisega oma kodus – tee neile väike ringkäik, anna teada, millal istute õhtusöögilauda ning kust ta võiks rätikuid leida.
|
Pealkiri: Tere tulemast [sinu ettevõttesse] Tere, [Nimi]! Aitäh, et usaldasid oma raamatupidamise [ettevõtte nimi] hoolde. Ootame meie koostööd põnevusega! Alustuseks:
Kui Sul on ükskõik milliseid küsimusi, anna meile kindlasti teada! Tervitades [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
3. Uue toote või teenuse tutvustuse kirja mall
Hoia kindlasti ka oma olemasolevad kliendid kursis uute toodete ja teenustega. Äkki on neil just selline vajadus tekkinud või saad nende töökoormat kergendada.
|
Pealkiri: Tutvustame [uus toode/teenus] Tere, [Nimi]! Loodetavasti läheb Sul kõik hästi! Meil on hea meel teada anda, et [ettevõtte nimi] pakub nüüd ka [uus toode/teenus]. [Lühike selgitus uue toote/teenuse kohta, millise probleemi see kliendi jaoks lahendab ning millised on muud hüved]. [Tutvustuspakkumine, kui võimalik] Kui see tekitas huvi ja Sul tekkis mõni küsimus, anna mulle julgelt teada! Tervitades [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
4. Infopäringu kirja mall (dokumentide küsimine)
Kui vajad ülesande lõpetamiseks lisateavet, anna kliendile täpselt teada, mida ja millal Sul vaja on. Proovi teabe leidmine ja edastamine võimalikult lihtsaks teha.
|
Pealkiri: Vajan infot [tähtaeg] Tere, [Nimi]! Tegeleme parajasti Sinu [tööülesande nimi, nt “majandusaasta aruandega”] ja vajame Sult natuke lisainfot:
Kas saad need palun saata enne [kuupäev/nädalapäev]? Ilma nende andmeteta ei saa me [tööülesande nimi] õigeks ajaks esitada ja [selgita võimalikke probleeme/tagajärgi]. Kui Sul tekib mingeid küsimusi või probleeme info leidmisel, anna mulle kindlasti teada! Ette tänades [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
4.1. Meeldetuletus I
|
Pealkiri: Oluline: vajan infot [tähtaeg] Tere, [Nimi]! Kirjutasin Sulle [kuupäev/nädalapäev], aga pole veel vastust saanud. Tuletan meelde, et meil on [tööülesande nimi] lõpetamiseks natuke lisainfot vaja. [Selgita võimalikke probleeme/tagajärgi] Mida meil vaja on:
Palun edasta need kindlasti enne [kuupäev/nädalapäev]. Kui Sul on mingeid küsimusi, anna mulle aegsasti teada! Tänades [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
4.2. Meeldetuletus II
|
Pealkiri: Kiire: vajan infot [tähtaeg] Tere, [Nimi]! Juhuks, kui mu eelmised kirjad Sinuni ei jõudnud, siis [tööülesande nimi] tuleb esitada [tähtaeg]. [Selgita võimalikke probleeme/tagajärgi] Palun saada meile järgnev informatsioon:
Aitäh! [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
5. Tagasiside küsimise kirja mall (küsitlus)
Regulaarne tagasiside küsimine on nagu vabatahtlik arenguvestlus. Palu klientidel aidata neid aidata.
|
Pealkiri: Kas meie teenused vastavad ootustele? Anna meile teada! Tere, [Nimi]! Aitäh, et oled meiega! Teeme iga päev kõvasti tööd, et Sinu raamatupidamine korras hoida ja lasta Sul oma ärile keskenduda. Kui Sa pole pidanud viimasel ajal pidanud arvepidamisele mõtlema, siis oleme ilmselt oma eesmärgi täitnud. Arenguruumi on siiski alati. Palun vasta meie lühikesele küsimustikule, et aidata meil veelgi paremat tööd teha. Saad anda meile väärtuslikku sisendit [teemad, nt pakutavad teenused, teenindustase, asjaajamisküsimused, hinnakujundus]. See võtab vaid 5 minutit! [Küsitluse link] Tänan juba ette! [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
6. Arvustuse küsimise kirja mall
Enamik ettevõtete arvustusi ei sünni iseenesest. Kui Sul on mõni edukas projekt või pikaajaline rahulolev klient, küsi kindlasti ka ise arvustust.
|
Pealkiri: Kuidas meil läheb? Tere, [Nimi]! Aitäh, et usaldasid meile oma raamatupidamise! Teeme iga päev kõvasti tööd, et Sinu elu vähemalt natukenegi lihtsamaks muuta. Kui meie teenused vastavad Sinu ootustele, võid jätta kiire arvustuse [platvormi nimi koos lingiga]. Klõpsa lihtsalt lingil, logi sisse, kirjuta paar lauset ja klõpsa nuppu Esita. Sinu tagasiside ja aeg tähendab meile palju! Ette tänades! [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
7. Soovituse küsimise kirja mall
Soovituse küsimise kirjaga kasutad oma olemasolevaid kliente potentsiaalsete uute klientide leidmiseks. Pole häbiasi uurida maad sarnaste väljakutsete või vajadustega ettevõtete kohta. Parim aeg tutvustuste küsimiseks on pärast positiivset tagasisidet või edukat projekti.
|
Pealkiri: Kas võiksid meile uut klienti soovitada? Tere, [Nimi]! Lugesime hiljutisest küsitlusest rõõmuga, et teie meeskond on meie teenustega igati rahul. Meie missioon ongi pakkuda teiesugustele ettevõtetele rahalist kindlustunnet ja meelerahu. Suurendame praegu oma töömahtu ja võiksime juurde võtta paar klienti. Kas tead kedagi, kes meiega hästi sobiks? [Vajadusel esita mõned tingimused ettevõtte suuruse, sektori jms kohta] Oleme tänulikud kõigi soovituste eest. Aitäh veel kord usalduse ja abi eest! [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
8. Lepingu ülevaatamise kirja mall (kõne kokkuleppimine)
Suhted muutuvad ja sama kehtib ka ärisuhete kohta. Regulaarne lepingute ülevaatamine aitab sinu äri korras ja lepingud – ning töötasu – ajakohasena hoida.
|
Pealkiri: Lepingu ülevaatamine Tere, [Nimi]! Aitäh, et oled oma raamatupidamise meie hoolde usaldanud! Et saaksime veelgi paremini teie ettevõtet toetada, kutsun Sind kohtumisele, et meie praegune leping üle vaadata. Käime läbi jägmised teemad:
Palun broneeri aeg [kõne kestus, nt 30 minutit] kõneks siin: [link] Kui Sul peaks mingeid küsimusi tekkima, anna mulle julgelt teada! Tervitades [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
9. Muutunud või uute regulatsioonide tutvustamise kirja mall
Hoia kliendid kursis kõigi temasse puutuvate regulatsioonidega.
|
Pealkiri: [Maksuregulatsiooni nimi] uuendused Tere, [Nimi]! Anname teada, et [kirjeldus, kes millist regulatsiooni muutis ja millal see jõustub]. [Lühike kirjeldus, kuidas see klienti mõjutada võib.] Kui Sul peaks mingeid küsimusi olema, anna mulle julgelt teada! Tervitades [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
10. Kontaktisiku (raamatupidaja või juhatuse liikme) muutumise kirja mall
Hoia oma kliente kursis kõigi asjakohaste personalimuudatustega, et nad saaksid vajadusel alati õige inimesega ühendust.
|
Pealkiri: Personalimuudatus: saa tuttavaks, [uue töötaja nimi] Tere, [Nimi]! Soovime Sulle tutvustada [uue töötaja nimi], kes on meie uus [ametinimetus ja lühikirjeldus]. [Töötaja nimi] võtab alates [aeg] teie kontod üle. [Lühikirjeldus, kuidas see klienti mõjutab või ka ei mõjuta, nt kontaktaadressi muutus] Küsimuste korral võta julgelt ühendust! Heade soovidega [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
11. Makse meeldetuletuse kirja mall
Mõnikord lähevad arved kaduma või klient lihtsalt unustab. Selle malliga saad makset meelde tuletada, ilma et see muudaks asja ebamugavaks.
|
Pealkiri: Meeldetuletus: maksetähtaeg Tere, [Nimi]! Tuletan meelde, et selle arve tähtaeg on saabunud. Lisasin igaks juhuks arve koopia uuesti manusesse. Aitäh [Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi] |
