Probleem
Tänapäeval üha olulisemaks muutunud kaugtööd on raske hallata.
Lahendus
Ukus on põhjalik CRM kliendiinfo hoidmiseks ja võimalus ülesandeid kolleegidele delegeerida.
Väärtus
- Tööaega mõõtes on mugav korraldada paindliku tööajaga kaugtööd.
- Andmete eksportimine on kiirem kui nende Excelisse käsitsi sisestamine.
- Ülesannete nimekiri aitab tööprotsesse visualiseerida ja näitab, millist ülesannet järgmisena ette võtta.
“Mõtle hoolega järele, kas soovid kasvatada oma äri või stressitaset?”
Adrian Grajczak, Asutaja
Alpaca Office on kaasaegse lähenemisega Poola raamatupidamisbüroo, mis pakub oma klientidele raamatupidamisteenuseid ja ettevõttespetsiifilist tarkvaraarendust. Nende klientide hulka kuuluvad teenuseid pakkuvad ja kaubandusele spetsialiseerunud ettevõtted.
Kliendibaasi kasvades ei ole Excelist palju abi
Alpaca Office on Ukut kasutanud alates 2022. aasta juunist. Enne seda kasutasid nad lisaks kolmele tarkvarale ka paberkandjal märkmeid. Andmete saatmine või kõikidest allikatest õige info otsimine oli väga aeganõudev. Alpaca Office’i asutaja Adrian Grajczak ütleb: “Klientide arvu kasvades mõistsime, et Excel ei vasta enam meie raamatupidamisbüroo vajadustele.”
Alpaca Office otsis pikalt tarkvara, mis aitaks neil hallata igakuiselt rohkem kui 200 ülesannet. Ukuga mõõdavad nad tööülesannetele aega, analüüsivad tööaega, näevad kui kasumlikud on kliendid ja kus peituvad ettevõtte nõrgad kohad, mida parandada.
“Ukut kasutades ei pea mõtlema, millist ülesannet järgmisena ette võtta. Uku on fantastiline,” tõdeb Adrian. “Järgides samm-sammult ülesannete nimekirja ei kuluta me aega uute ülesannete välja mõtlemisele. Aega säästame ka tänu Uku kiirvalikutele, sest enam ei pea andmeid Excelisse käsitsi sisestama. Meeles peab pidama ainult “Start”, “Stop” või “Paus” ja “Tehtud” vajutamist,” ütleb Adrian. “Oleme kiirendanud oma tööprotsesse 40% võrra ja teeme igapäevaseid ülesandeid 30% kiiremini.”
Ukuga on kaugtöö lihtsaks tehtud
“Enne Uku kasutusele võtmist vahetasime palju e-kirju ja tegime telefonikõnesid, et teada saada millises etapis kolleegid mõne kliendiga on. See võttis palju aega ja tekitas segadust,” räägib Adrian. Uku aitas Alpaca Office’i töötajatel oma tööd korraldada, et nad saaksid paindliku ajaga kaugtööd teha.
Uku CRM-il on detailne kliendiprofiil, kus iga töötaja saab teavet koguda kolleegiga ühendust võtmata, sest kaugtöö puhul ei pruugi ta kättesaadaval olla.
Kaasaegne lähenemine töötamisele on eduka ettevõtte tulevik
Sõbralik suhtlusstiil klientidega eristab Alpaca Office’t konkurentidest. “Meie kliendid ei vaja kantseliitliku kõnepruuki, vaid soovivad suhelda lihtsalt ja sõbralikult,” räägib Adrian. “Saame pakkuda klientidele paindlikku vastamisaega tänu paindlikule tööajale. Näiteks soovib mõni klient asju ajada õhtuti väljaspool klassikalisi töötunde, sest päeval on neil trenn. Ka meie töötajad on õnnelikumad, kui neil on vabadus töötada siis, kui nad ise soovivad. Nii väldime töötajate läbipõlemist, kui tööl on raskem periood.”
Tänu Uku CRM-ile ja ülesannete delegeerimisele on paindliku tööajaga töötamine imelihtne.
Parem ülevaade on edu võti
“Selleks, et Alpacas Uku kerge vaevaga kasutusele võtta, koostasime esmalt nimekirja kõikidest ülesannetest, mida me tarkvarasse vajame,” ütleb Adrian. Ukut on palju lihtsam rakendada, kui kaardistad esmalt oma tööprotsessid. “Pärast ülesannete sisestamist ja mallide loomist importisime lihtsalt raamatupidamistarkvarast klientide nimekirja ja lisasime ülesanded klientidele.”
Ülesannete grupeerimine on Ukus mugavam kui teistes programmides, sest Uku on loodud raamatupidamisbüroode huvisid ja vajadusi arvestades. Ülesannetele kuu aja pikkuse tähtaja seadmine on väga kasulik lihtsate, aga pikaajaliste ülesannete puhul, näiteks “Raamatupidamine”.
“Meie peamine eesmärk Uku kasutusele võtmisega oli näha, kui palju aega me klientidele ja erinevatele ülesannetele kulutasime ning leida kohti, kus parandusi sisse viia. Sellepärast meeldib mulle väga “Lisatöö” nupp. Nii saab eristada kliendile lisaks tehtud ülesanded ja küsida selle eest väärilist tasu järgmise arvega,” kiidab Adrian Ukut.
Lõpuks soovitab Adrian Grajczak kõigile, kes pole veel Ukut kasutama hakanud: “Mõtle hoolega järele, kas soovid kasvatada oma äri või stressitaset. Kontrolli kaotamise tundele on olemas väga lihtne lahendus.”
