Kust tuleb tolm ja kuhu kaob raha?
+4 viisi, kuidas töötajad ajakulu mõõtmisest kasu saavad

Töötajate ajakulu mõõtmisest kui produktiivsuse võluvitsast räägitakse palju ning selleks sobilikke rakendusi sigineb kõikvõimalikes niššides digimaailma nagu seeni pärast vihma. Küll on teemakäsitlused enamasti tööandja kesksed ning paratamatult poeb hinge kahtlus, et tegemist on lihtsalt järjekordse piitsaga, millega töötajast päeva jooksul veel viimane välja pigistada. Käesolevas artiklis räägime, kuidas tööaja mõõtmine hoopis töötajale kasulik on ning miks tasub see igaühel oma tööriistakohvrisse lisada.

Tööaja mõõtmist nähakse repressiivmeetodina või töötaja liigse kontrollimisena, mille eelduseks on arvamus, justkui inimesed ilma sunni või pideva kuklasse hingamiseta üldse tööd ei teeks. See on olnud pidev hirm ka kaugtöö rakendamise osas, aga viimased kuud on näidanud, et ühtäkki on kaugtöö kõikvõimalikel erialadel vägagi võimalik ning pigem kipuvad töötajad senisest rohkemgi rabama.

Tegelikult on vajadus ennast kasulikuna tunda üks Maslow püramiidi, ehk inimvajaduste hierarhia kõrgemaid vajadusi. Ning olgem ausad – kui töötaja tahaks töötegemise asemel sotsiaalmeedias logeleda või netipoodides surfata, saab seda enam sama edukalt teha ka tiksuva taimeriga.

Pigem näitavad Uku kasutajaküsitlused, et ka töötajad ise on hädas kui musta auku kaduva tööaja ning killustatud tööülesannetega. Tööaja mõõtmine aitab tehtud tööd paremini märgata ning ennast töötajana ja terve organisatsioonina targemalt juhtida. Järgnevalt toomegi esile neli peamist kasu, mida töötajad ise tööaja mõõtmisest saavad.

1. Tehtud töö märkamine

Sageli on kontoritöötaja päev täidetud pisikeste ülesannete ning soovidega, mis on ka kõik olulised, aga õhtuks mingit “suurt tulemust” ette näidata polegi. Nende alla käivad kasvõi kiired telefonikõned või lühikesed e-kirjad, mida ei peeta märkimisväärseks, aga päeva lõpuks võib neist koguneda arvestatav ajakulu.

Need väikesed asjad ei ole ka tingimata tühine ajaraiskamine – just see võib olla võtmeks heale klienditeenindusele, kui klient tunneb ennast tõeliselt hoitu ja toetatuna. Oluline on lihtsalt aru anda, et ka sellele kulub aega. Samuti aitab see vajadusel kohendada klientide hinnastamist, kui must-valgel tuleb selgelt välja, et selliste pisiülesannete ajakulu on arvatust palju suurem.

Kokkuvõttes on töötaja töö paremini nähtav, selgemalt hinnatud ning ka ettevõte saab töötajate töö eest õiglase tasu.

2. Tagumikutundide vähendamine

On ammune avalik saladus, et 8-tunnine tööpäev võis sobida 100 aastat tagasi tehaseliini taga seismiseks, aga vaimse töö tegemise reaalsusega pole see enam kooskõlas. Süvenenud vaimutöö produktiivsus ei ole kindlasti samastatav kontoris kohal viibitud tundidega. Tasub märkimist, et kaheksat tundi ei peaks täiskohaga töötaja täis tegema isegi praegu, sest tööpäeva sees on kasvõi seadusega ette nähtud 2×15 minutit pausi.

Tööaja mõõtmine võimaldab neile päriselt produktiivsetele tundidele ausalt otsa vaadata ning püstitada motiveerivamaid eesmärke, kui tööpäeva lõpu suunas tiksumine. Paljudes valdkondades on töötajatele seatud tööpäevast erinevad ajalised eesmärgid – näiteks tasustatud tundide arv juristidel või koodimistundide siht arendajatel.

See on siis juba iga töötaja enda asi, millises tempos need tunnid tehtud saavad. Nii ei tunne kiiremad töötajad kiusatust kunstlikult venitada, sest kiiruse “preemiaks” on muidu lihtsalt rohkem tööd. Rahulik nokitseja saab jälle omas taktis toimetada.

3. Informeeritud enesejuhtimine ja protsesside arendamine

Tööaja mõõtmine annab töötajale selged andmed, ilma milleta pole võimalik oma töö kohta informeeritud otsuseid või ettepanekuid teha. Näiteks võib töötaja avastada, et märkimisväärne osa ajast kulub kohmakatele manuaalsetele tegevustele, mille lahendamiseks piisaks heast tööriistast.

Näiteks võib automatiseeritud andmevahetus kokku hoida sadu tunde raamatupidaja aega. Esimeses punktis nimetatud pisipalvete puhul võib aga mõelda sellele, millised ootused on kliendil vastamise kiirusele, kas see on mõistlik ning äkki annaks selles osas nii ettevõtte sees kui kliendisuhtluses selgemaid põhimõtteid seada.

4. Struktureeritum tööpäev

Lisaks üksikute kildude märkamisele aitab tööaja jälgimine neid kilde siis ka efektiivsemalt kokku tõsta – kas siis tööülesande liigi või kliendi kaupa. Ehkki rööprähklemist on kummalisel kombel aastaid produktiivseks tegevuseks peetud, näitavad uuringud, et paralleelselt paljude asjadega tegelemine sööb ära kuni 40% produktiivsusest. Pidevalt ühelt tegevuselt teisele lülitumine on kurnav ja raiskab vaimujõudu. Samas tööd suuremate tükkidena ette võttes saab kõik lõpuks kiiremini valmis.

Meelespea edukaks tööaja mõõtmiseks ettevõttes:

• Kõige aluseks on usaldus. Kui tööandja ütleb, et tööaja mõõtmise eesmärgiks on hinnata klientidele kuluvat aega, aga hakkab selle kattevarjus näiteks hoopis töötajaid omavahel võrdlema, on see usalduse kuritarvitamine. Rääkige organisatsioonis alati selgelt läbi, miks ja kuidas mõõtmine toimub ning milleks seda tehakse.
• Vali sobivad tööriistad. Ajakulu mõõtmine ei tohi olla ajakulu omaette.
• Leppige kokku selged ja motiveerivad eesmärgid, kuidas tööaega kasutada. Näiteks realistlik “tasustatud tundide” hulk nädalas, mille täitumisel võib töötaja nädala kordaläinuks lugeda.
• Pea meeles, et vaimne töö pole liinitöö ning paljud tegevused ei anna kohe tulemust, aga on olulised uute lahenduste väljamõtlemisel. Näiteks loovate lahenduste leidmisel peab keskendumine vahelduma sihitu molutamisega ning ehkki selle tulemustesse valamine võib hiljem võtta vaid loetud minutid, on tegelik eeltöö palju pikem.

Seega tuleks tööaja mõõtmist kasutada uurimis-, mitte repressiivvahendina. See on võimas tööriist, et töötada paremini ja targemini, aga selleks peab tööaja kulule lähenema uudishimu ning avatusega.

Kokkuvõttes on just suhtumine ning vastastikune usaldus aluseks edukale tööaja mõõtmisele ning ainult siis saab tööaja mõõtmisest nii töötajatele kui organisatsioonile tõeliselt tulu tõusta.

Tööhaldustarkvara Uku on 2017. aastal Eestis loodud lahendus, mis muudab finantstiimide ja raamatupidajate töökorraldust efektiivsemaks ja võimaldab juhtidel ettevõtet teadlikumalt juhtida. Uku pakub ühe tööriistana kõike, mida raamatupidamise korraldamiseks vaja – kliendipõhiseid tööülesannete plaane, tööaja arvestamist, klientide haldamist, põhjalikke raporteid, kliendi monitooringut ning arveldamist otse programmist.