Moodne maailm liigub üha suurema töö-vabaduse suunas – paljudel juba on ja veel rohkemad soovivad vabadust otsustada ise oma töötamise aja ja koha üle, tehes seda kodus, kohvikus või pargipingil, päeval või öösel.

Siiski ei ole kõik tööd sellised, mis võimaldavad tegijal kohta ja aega eirata. Meil oleks kindlasti ebamugav, kui bussijuht töötaks täna kodukontoris, ettekandja otsustaks oma õhtuse vahetuse võtta kella 4–10 hommikul ja tuletõrjuja teeks kaugtööd Kanaari saartelt. Isegi kui me liigume pikkade sammudega selles suunas, et meil on iseteenindus aina rohkemates olukordades, siis teatud tegevusi peavad tegema inimesed kindlal ajal ja kindlas kohas. Ja neile makstakse ka tasu täpselt selle järgi, et nad teevad tööd teatud ajal teatud kohas.

Tööaja registreerimine ja tunnitasu arvestus nõuavad omajagu administreerimist. Töökohtade ja vahetuste töögraafikud planeeritakse küll ette ja antakse töötajatele teada. Elu on aga tihtipeale muutlik – keegi jääb haigeks, vajab ootamatult vaba päeva või peab ära käima mõneks tunniks. Vahel on vaja kiiresti saata asendaja teise üksusesse ja seetõttu puudub töötaja oma planeeritud töökohalt. Töötaja võib lahkuda poole kuu pealt või lihtsalt hommikul sisse magada…

Kes täna tööl on?

Kuidas jõuab kogu see muutuv info kiiresti tiimijuhini, et ta teaks operatiivselt tööd planeerida – kellega tänase toodangumahu täitmisel või teeninduskoormusega toime tulemisel saab arvestada? Kas kohal on õigete oskustega inimesed? Kas puudub keegi, kes peaks olema tööl?

Tööaegade planeerimises on palju liikuvaid osi ja ka vigade tekkimise võimalusi. Töövahenditest on esikohal muidugi Excel! (Või siiski mitte…. äkki on esikohal ikka veel ruuduline paber?) Kas teate tegelikult, kui palju kulub iga päev iga töötaja kohta aega, et seda tabelit pidada? Et registreerida tulekud ja minekud, puudumised ja hilinemised ning nendest teatamised (või mitteteatamised või teatamised valele isikule, kes peaks justkui edasi ütlema)?

Paljud ettevõtted kasutavad juba automaatseid tööaja registreerimise seadmeid, kus töötajad registreerivad oma liikumised kiipkaardi või sõrmejälje abil. Nende seadmetega kogutakse väärtuslik andmestik. Sageli aga jääb see ettevõtetel lõpuni kasutamata, kui see ei jõua kiiresti otsese juhini ja seda ei kasutata töökorralduse parendamiseks või töötasu arvestamiseks.

Mitme tunni eest tuleb sel kuul palka maksta?

Kuidas saab palgaarvestaja kuu lõpus täpselt teada, mitu töötundi üks või teine inimene sel perioodil tegelikult tegi? Enamasti peab ta kõigist allüksustest kokku ruudulised lehed või Exceli tabelid kokku koguma ja sisestama tunnid palgaarvestuse süsteemi. Need tabelid ei laeku sageli kokkulepitud ajaks, sest tiimijuhtidel on alati kiire. Tabelites on tavaliselt mõni näpuviga ka – ikka juhtub. See tähendab, et kõik tuleb üle kontrollida nii tiimijuhilt kui töötajalt. Kui Excelid on kõik ühte vormingusse saadud ja palgaarvestusprogramm lubab ka tabeli importida, siis tundub see nagu suur saavutus pärast närvesöövat askeldamist. Kehvemal juhul tuleb tunnid veel käsitsi ka programmi sisestada, mis on järgmine riskikoht vigade tekkimiseks. Selleks kõigeks võiks ju olla parem moodus!?

Vigadest veel niipalju, et tunnipalgaga töötajad on tavaliselt ise väga teadlikud oma tundidest ja jälgivad, et tasu arvestus ei eksiks kunagi nende kahjuks. See tähendab, et juhuslik eksimus sisestamisel tekitab mitmele inimesele tarbetu ajakulu, et asjaolusid meenutada, tõestada ja selgitada ning töötasu ümber arvestada.

Toome tegelikud töötunnid registreerimisseadmest otse töögraafikusse ja palgaarvestusse

Olles näinud neid muresid oma klientide juures üha uuesti ja uuesti kordumas, seadis Persona arendustiim eesmärgiks muuta see töölõik automaatseks.

Praegu on arenduses andmete importimise liides, mis lubab Personasse tuua iga töötaja digitaalselt registreeritud tööaja andmed. See lihtsustab tiimijuhtide igapäevast operatiivset tööd ja tunnipõhist palgaarvestust.

Kuidas toimub tööaja andmete import Personasse?

Kui ettevõte kasutab Persona töögraafikute funktsiooni, on võimalik registreeritud ja seadmetest Personasse imporditud aegu kõrvutada planeeritud töögraafikuga. Selleks on loodud spetsiaalne vaade, mis annab kiire ülevaate kõrvalekalletest. Selles aknad saab teha vajalikud korrektiivid ja töötunnid kinnitada. Näiteks saab kehtivaks lugeda graafikujärgse tööaja, kuigi tegelik aeg sellest erines. Ilmnenud lahknevuste käsitlemiseks peaks iga ettevõte paika panema oma reeglid, millega lepitakse kokku, mitu minutit on lubatud hilineda või kas eelnevalt kooskõlastamata ületunnid lähevad tasustamisel arvesse.
Klientidele, kes töögraafikute funktsiooni Personas ei kasuta ja graafikuid ette ei planeeri, luuakse lahendus imporditud tööaja andmete kasutamiseks otse Persona palgaarvestuse moodulis, saades selliselt teada töötajate töötunnid.

Registreeritud tööaegade importi kasutades jääb ära tülikas tabelite kogumine ja sisestamine. Tiimijuhtidele ja palgaarvestajatele kaotatakse üks aeganõudev töölõik, millel pole ettevõtte äri seisukohast väärtustloovat tähendust.

Nii jääb inimestel vabanev aeg selliseks tegevuseks, mis ei ole masinale sobiv või mille tegemist me ei soovigi masinatele üle anda!