Kaugtöö ja paindlik tööaeg on muutumas meie töökultuuris üha tavalisemaks. Paindlik töökorraldus võib olla kasulik ja meelepärane lahendus nii tööandjale kui ka töötajale, ent kui suhtuda tingimuste kokkuleppimisse kergekäeliselt, võidakse toimivate lahenduste asemel tekitada hoopis probleeme.

Tööinspektsiooni töökeskkonna konsultant Piret Kaljula rääkis, et tööandjad on tublid, sest enne, kui nad hakkavad kaugtöökohti looma, pöördutakse nõu ja soovituste saamiseks Tööinspektsiooni poole. Esimesena soovitab Kaljula läbi mõelda, kas kaugtööga alustaval töötajal on kodus tööks vajalikud ja sobivad tingimused.

Meeletervis OÜ tööpsühholoog Riina Telling soovitab kaugtööga kaasnevaid riske hakata maandama juba alates soovist teha kaugtööd. “Kontoritöölt kaugtööle üleminek võiks toimuda järk-järgult, alustades näiteks ühest päevast nädalas. Tuleb jälgida, millised on ettetulevad probleemid (nt ligipääs tööks vajalikele andmebaasidele, dokumentidele, infovahetus kolleegidega jne), neid lahendada ja sobivuse korral ajapikku kaugtöö osakaalu suurendada,” rääkis Telling.

“Kodukontorist ja kaugtööst rääkides peetakse silmas eelkõige tööd arvutiga. Arvutiga töötades peab inimesel olema talle sobiva kõrgusega laud, mitte madal diivanilaud, sobilik töötool, mitte kolme jalaga taburet. Kõik sellised aspektid tuleb tööandjal ja töötajal üheskoos enne kaugtöö alustamist läbi arutada ja kokku leppida,” selgitas Kaljula. Ta lisas, et kaugtöö reeglid ja korraldus pannakse üldjuhul paika ettevõtteüleselt, näiteks sisekorraeeskirjades, sest need kehtivad kõikidele töötajatele ühtmoodi, kui töö iseloom seda vähegi võimaldab.

Kes loob töökeskkonna kodus?

“Tööandja ei lähe loomulikult kellegi kodu inspekteerima, kuid töötajat tuleb nõustada ja talle võib näiteks ette anda kontrollküsimused, et juhtida tähelepanu asjadele, mis vajavad koduses töökeskkonnas läbimõtlemist,” selgitas Kaljula. Üks võimalus on, et töötaja teeb oma kaugtöökeskkonnast pildi ja saadab selle tööandjale veendumiseks, et töötaja koduses keskkonnas on vajalikud tingimused loodud.

Usaldus ja avatus peavad olema vastastikused ning nii töötaja kui ka tööandja peavad olema kursis kaugtöö võlude ja valudega. Telling lisas: “Töösuhte õnnestumiseks peab juht olema teadlik kaugtööga seotud riskidest. Temal lasub vastutus riske maandada. Töötajal on vastutus anda juhile selgelt teada oma vajadustest, muredest ja soovidest, et juht teaks, kuidas tema töökeskkonda parandada.”

Kui töötajal puudub kodus näiteks töö tegemiseks sobiv tool või laud, siis tööandja võib tulla töötajale vastu ja selle soetada. “Sellisel juhul tuleks konsulteerida maksu- ja tolliametiga erisoodustuse alla minevate teenuste ja kaupade osas, et ei tekiks hiljem arusaamatusi maksude maksmisel,” soovitas Kaljula. Siinkohal on oluline märkida, et tööandjal ei ole kohustust sisustada töötajale nii kodu- kui ka kontoritöökoht, vaid tegemist on vastastikkuste kokkulepetega tööandja ja töötaja vahel.

Kuidas saab tööandja hoolitseda selle eest, et töötaja tunneks ennast ka kaugtööl niisama kasulikuna kui sama tööd tegev inimene kontoris?

Juht on oma kaugtöötajaga samamoodi kontaktis nagu kontoris töötavate töötajatega. Tellingu sõnul aitab ka see, kui panna paika täpsed reeglid, kuidas toimub suhtlus kaugtöötajaga. Töötajale tuleb selgitada, et ta ei ole lihtsalt kodus ega veeda niisama aega kohvikus (või kaugtöökontoris), vaid tal on samasugune tööpäev nagu kolleegidel kontoris.

“Kõik töötajad peavad mõistma, et kaugtöötajal on ettevõtte eesmärkide täitmisel sama oluline roll kui kontoris töötavatel inimestel ja kõigi koostöö on tööalase edu võti. Samuti peab olema üheselt selge, milliste ametikohtade töötajad saavad taotleda võimalust kaugtööks, et kõikidel soovijatel oleks selleks võrdsed võimalused,” rõhutas Telling.

Tähtis on, et valitseks usalduslik ja avatud õhkkond ning kaugtöötaja räägiks juhile oma muredest ja tagasilöökidest, olgu need tehnilised, tööülesannetega või suhetega seotud. Töötaja võib tunda isoleeritust, samuti võib tekkida arusaamatusi kolleegidega. “Probleemidest tuleb rääkida ja üheskoos leida lahendused,” soovitas Telling.

Kui mured ei leia pika aja jooksul lahendusi, kuhjuvad pinged ja tekib tööstress, mis võivad lõpuks viia ka läbipõlemise või tervisehäireni.

Kuidas planeerida tööaega?

Graafiku või kindla tööaja alusel töötavatel inimestel on täpselt paika pandud, millal tööpäev algab ja millal lõpeb, aga kaugtöö puhul peab töötaja ise oskama oma töö- ja puhkeaega reguleerida.

“Üldiselt lepitakse töötajaga kokku, millal on tema tööaeg ning mis ajal ja kuidas on ta kolleegidele kättesaadav. Näiteks millises ajavööndis töötatakse, kui töötaja asub mõnes teises riigis,” täpsustas Kaljula.

Ta lisas, et väga levinud on töötundide ülesmärkimise praktika, mis võimaldab nii töötajal kui ka tööandjal omada ülevaadet tööle kulunud ajast. See eeldab aga töötajalt head aja planeerimise oskust ning enesedistsipliini.

Üheks kaugtöö ohuks peetakse seda, et inimesed kipuvad looderdama, kuid Kaljula sõnul näitab praktika pigem vastupidist – unustatakse end töötama ja töötatakse üle. “Eriti on see iseloomulik idufirmade töötajatele, kus kõik on uus, kaasahaarav ning areneb meeletu kiirusega. Töötajad põlevad ereda leegiga ja soov üha rohkem teha viib lisaks suurepärastele töötulemustele ka läbipõlemiseni,” rääkis Kaljula.

Millised ettevõtted ja asutused kaugtööd enim rakendavad?

“Enim tehakse kaugtööd ettevõtetes, kus on võimalik tööd nii-öelda koju kaasa võtta. Need on tööd, kus peamiselt on vaja arvutit ja internetti. Teine suurem grupp on väiksemad käsitööettevõtted ja FIEd,” sõnas Kaljula.

Ametikohtadel, kus tööd saab teha ainult ettevõttes kohapeal, näiteks liinidel või seadmetel, mida töötajal ei ole võimalik koju kaasa võtta, on võimalik rakendada paindlikku tööaega. “On ettevõtteid, kus töötatakse näiteks neli päeva kontoris ning üks päev eemalt. Üldist paindliku tööaja pakkumise reeglit ei ole, sest kõik sõltub konkreetsest tööst ja ettevõtte tööprotsessidest,” rääkis Kaljula.

Kas kaugtöö sobib kõigile?

Kaugtööd võimaldades tuleb tööandajal arvestada ka sellega, et see ei pruugi kõikidele inimestele sobida. “Osa inimesi soovib teha segamatult oma tööd ning neile võib kaugtöö olla avatud kontori asemel ideaalne lahendus. Teine jällegi soovib kolleegidega rohkem aru pidada või ka lihtsalt suhelda ning pidev meeskonnast eraldatud olek tekitab kõrvalejäetuse tunnet,” tõi Kaljula välja.

Telling juhib lisaks tähelepanu sellele, et kaugtöö nõuab töötajalt distsipliini, iseseisvust ja valmisolekut kasutada suhtluseks IKT-lahendusi ja vahendeid. “Kaugtöö pole kindlasti iga töötaja unistus, paljud eelistavadki töötada kollektiivi keskel kontoris. Inimesed ja nende vajadused on erinevad, seega on nad ka efektiivsed erineval moel. Oluline on töötajal ennast ja oma vajadusi tundma õppida. Tuleb teada, millisel viisil töötades olen efektiivne ja õnnelik,” rõhutas Kaljula.

Mida teha, kui kaugtööd tehes juhtub tööõnnetus?

Kaljula sõnul on tööõnnetuse kindlakstegemine kaugtöö puhul kindlasti raskem, ent töötajal on sellegipoolest kohustus viivitamatult tööandjat tööõnnetusest teavitada.

“Kui töötaja kukub kontoris, siis on selge, et õnnetus juhtus tööruumides ja ilmselt ka tööasju toimetades. Kodus töötades on lugu keerulisem, sest kui kukutakse trepil, siis tekib küsimus, kas see juhtus hetkel, mil töötaja läks printerist paberit tooma või hoopis lemmiklooma õue laskma. Need on ohukohad ning tööandjal tuleb läbi mõelda, kuidas töötaja sellisel juhul tööõnnetusest tööandjat teavitab. Vahet ei ole, kas tööõnnetus on toimunud kontoris või kodukontoris, uurida tuleb tööandjal juhtunut ikkagi,” rääkis Kaljula.

Kuidas korraldada esmaabiandja küsimus?

Tööandja peamine võimalus kaugtöökoha riskide maandamiseks on töötaja juhendamine. Töötaja võib lubada kaugtööle siis, kui tööandja on veendunud, et töötaja oskab kaugtöö tingimustes ohte hinnata, märgata ja maandada.

“Kontoris, kus toimub töö kindlatel kellaaegadel ja päevadel, peab olema määratud ka esmaabi andja,” märkis Kaljula. “Paindliku töökorralduse puhul, kus töötaja töötab kodus üksinda, on selge, et võimalused iseendale esmaabi anda on piiratud. Sellistel juhtudel tuleks läbi mõelda, millised on töötaja võimalused endale viivitamatu abi andmiseks ja kutsumiseks, alustades kergemate haavade plaasterdamisest ja sidumisest kuni mobiililevi olemasoluni kaugemates paikades,” lisas Kaljula.

Mis saab töösuhte lõppedes?

“Reeglina kuuluvad kõik töövahendid tööandjale, näiteks tööandja soetatud laud ja tool tuleb anda pärast töösuhte lõpetamist tagasi tööandjale, nagu tagastatakse ka tööarvuti, auto, võtmed jms. Just nii üksikasjalikult tuleks kõik aspektid kohe alguses töötajaga läbi rääkida, et vältida hilisemaid vaidlusi. Mida täpsemalt töötaja ja tööandja kõigis kaugtööd puudutavates küsimustes kokku lepivad, seda lihtsam on tulevikus vältida kõiksugu vaidlusi ja erimeelsusi,” soovitas Kaljula.

2019. aasta juulis valmis Sotsiaalministeeriumil kaugtöö juhend, kust leiab soovitusi ja näpunäited kaugtöö sisseseadmiseks ja tegemiseks.

Märgid, mis viitavad, et tuleks puhata või töökorraldust muuta

• Töö ei edene, mure tegemata töö pärast kuhjub ja tekitab stressi.
• Tööle keskenduda on raske.
• Motivatsioon tööd teha on langenud.
• Valdab väsimus ja kurnatuse tunne.

Kontrollküsimused tööandjale enne kaugtöö võimaldamist

• Kas olen hinnanud kaugtöötaja töökeskkonna riske?
• Kas olen juhendanud kaugtöötajat ohutult töötama ning olen veendunud, et töötaja oskab ohutuid töövõtteid kasutada?
• Kas olen arvestanud, et kaugtöötaja peab läbima tervisekontrolli nagu teisedki töötajad?
• Kas olen mõelnud, et ka kaugtöökeskkonnas võib juhtuda tööõnnetus, ja kas olen teinud endast oleneva selle vältimiseks?