Kaugtöö on üha enam levinud töövorm, mille kiire osakaalu kasvu on koroonakriisi ajal suuresti põhjustanud vajadus. Pikemaajalise trendina on kaugtöö osakaalu tõusu soodustanud tehnoloogia arenguga seotud paremad võimalused ning üldine paindlike töövormide populaarsuse kasv.

Kaugtöö tähendab, et töötaja teeb tööandjaga kokkuleppel oma tööd, mida ta tavapäraselt teeks tööandja ettevõttes, info- ja kommunikatsioonitehnoloogia vahendite abil väljaspool tööandja ettevõtet, näiteks töötaja kodus. Kaugtöö võimaldamisel on mitmeid olulisi õiguslikke nüansse, millega tööandja peaks arvestama.

Millal võib töötaja teha kaugtööd?

Töötaja võib teha kaugtööd, kui tööandja ja töötaja on kaugtöö tegemises kokku leppinud. Seaduse järgi ei ole tööandjal võimalik sundida töötajat kodukontoris töötama ning ka töötaja ei saa jääda kodukontorisse tööandja nõusolekuta. Kaugtöö tegemise kokkulepe tuleb vormistada kirjalikult kas töölepingus või eraldiseisva kokkuleppega. Enne kui tööandja lubab töötaja kaugtööle, peaks ta aga olema hinnanud kaugtöö tegemisega kaasnevaid riske.

Kuidas tagada turvaline töökeskkond?

Tööandja vastutab ka kaugtöö puhul töötaja töötervishoiu ja tööohutuse eest ja peab kaugtööga seonduvate riskide kaardistamiseks läbi viima riskianalüüsi. Riskianalüüsi läbiviimiseks ning töötaja töötervishoiu- ja tööohutusalaseks juhendamiseks on tööandjal vaja teada, kus töötaja kaugtööd teeb.

Seega ei piisa kaugtöö puhul töö tegemise koha kokku leppimises kohaliku omavalitsuse üksuse täpsusega, vaid töö tegemise koht tuleks veelgi täpsemalt määratleda, näiteks et töötaja teeb kaugtööd oma kodus.

Arvutiga töötamise puhul tuleb hinnata riske ja töötajat juhendada muuhulgas seoses ergonoomilise töökoha ja tööasendiga, aga lisaks on oluline hinnata ja maandada ka kaugtöö mõju töötaja vaimsele tervisele.

Üheks töötajate teavitamise ja juhendamise võimaluseks on kaugtöö tegemise korra sätestamine töökorralduse reeglites või eraldiseisvas dokumendis, mida tutvustatakse töötajale tööle asudes ja/või enne kaugtöö alustamist. Kaugtöö tegemise korda saab lisada nõudeid ja soovitusi töötajale kaugtöö tegemise koha sisseseadmiseks töötaja kodus.

Arusaadavalt on tööandjal kaugtöö puhul keerulisem kontrollida ja tagada, et töö tegemise koht oleks töötervishoiu ja -ohutuse seisukohalt nõuetele vastav – milline on tööruum, valgustus, temperatuur, töölaud ja -tool, ekraan jpm. Töötaja peab ohutu töökeskkonna loomisel ja säilitamisel tegema tööandjaga koostööd, kuid tööandjal on võimalik oma vastutust piirata üksnes siis, kui ta on teinud kõik endast oleneva tööohutuse- ja töötervishoiu tagamiseks.

Kui tööandjal ei ole võimalik kuidagi veenduda töötaja kaugtöö tegemise koha ohutuses või kui ta teab, et töötaja kaugtöö tegemise koht ei ole ohutu, siis ei peaks tööandja töötajat kaugtööle lubama.

Kes kannab kulud?

Üldreegel on, et töötaja töökoha loomise ja ülalpidamisega seonduvad kulud katab tööandja. Sama kehtib ka koroonakriisi ajal tööandjaga kokkuleppel kodukontorisse asunud töötajate kohta, kuid kulude hüvitamine toimub jätkuvalt tööandja ja töötaja kokkuleppel ja lähtudes mõistlikkuse põhimõttest.

Kui tööandja on võtnud vastu otsuse, et COVID-19 viiruse leviku takistamiseks on vajalik või mõistlik asuda töötajatel kodukontorisse ja töötajad on nõus kodukontoris tööd tegema, siis peab tööandja tagama töötajatele kodukontoris töötamiseks vajalikud töövahendid.

Tööandja võib võimaldada tööandja töövahendite kasutamist kodukontoris või hüvitada töötaja poolt tööandjaga kooskõlastatult tehtud mõistlikud kulutused töövahenditele.

Lisaks töövahenditele (arvuti, töölaud, ergonoomiline tool jms) võivad hüvitamisele kuuluda ka muud kodukontoris töötamisega seotud kulud, näiteks mõistlik proportsioon interneti-või kommunaalkuludest. Kulude hüvitamisel on oluline mõelda ka võimalikele maksuõiguslikele erisustele.

Kaugtöö tegemiseks kasutatavate töövahendite kasutamise ja kulude hüvitamise küsimus on mõistlik lahendada kaugtöö kokkuleppes ja/või kaugtöö tegemise korras, täpsustades muuhulgas näiteks millised töövahendid ja milliseks ajaks võib töötaja koju viia, milliseid kulutusi ning milliste dokumentide alusel on tööandja valmis hüvitama.

See aitab ennetada olukordi, kus tööandja saab töötajalt ootamatu nõude kulutuste hüvitamiseks või kus tööandjal puudub ülevaade, millised töövahendid on töötajate koduses kasutuses. Lähtuda tuleb ka põhimõttest, et tööandja peab omal kulul tagama töötajale ühe töökoha – olgu see siis kontoris või töötaja kodus.

Kuidas tagada töötaja poolt tööülesannete täitmisel töödeldavate isikuandmete kaitse?

Kui töötaja töötleb tööülesannete täitmiseks isikuandmeid, siis tuleks tööandjal igal juhul töötajat isikuandmete töötlemise korrast teavitada, sätestades isikuandmete töötlemisega seonduvad nõuded näiteks töökorralduse reeglites.

Kaugtöö võimaldamisel on tööandjal vaja läbi mõelda, millised on kaugtööst tulenevad lisariskid andmetöötlusele ning kuidas neid maandada, ning juhendada töötajat vastavalt.

Tööandja kohustus on tagada isikuandmete õiguspärane ja turvaline töötlemine ka olukorras, kus töötaja vastab kliendi e-kirjadele näiteks kohvikus või töötab isikuandmeid sisaldavate paberkujul dokumentidega kodus. Isikuandmete kaitse tagamiseks võib tööandja nõuda töötajalt näiteks, et tööülesannete täitmiseks kasutatakse vaid tööandja antud tööarvutit, mitte töötaja isiklikku arvutit.

Tööandja võib ka piirata asukohti, kus töötaja võib kaugtööd teha või isikuandmeid töödelda, sätestades näiteks, et teatud väga tundlikke isikuandmeid ei olegi töötajatel väljaspool tööandja ettevõtet lubatud töödelda.

Samuti võib tööandja kehtestada, et töötaja peab hoiduma töötamisest avalikus kohas ilma ekraanikatteta, avalike võrkude kasutamisest ilma VPN-i ehk virtuaalset privaatvõrku kasutamata ning vältimatu vajaduseta konfidentsiaalset informatsiooni ja/või isikuandmeid sisaldavate dokumentide paberkujul hoidmisest kaugtöö tegemise kohas.

Tööandja peab siiski meeles pidama, et eeltoodu aitab küll maandada andmetöötlusega seonduvate rikkumiste riski enda ettevõttes, kuid ei välista tööandja vastutust andmetöötlejana. Seetõttu on oluline, et tööandja kohustaks ja julgustaks töötajaid tööandjat teavitama ka igast pisemastki isikuandmetega seotud rikkumisest.

Kokkuvõttes peab tööandja kaugtöö võimaldamiseks hindama kaugtööst tulenevaid täiendavaid riske, sätestama selged reeglid kaugtöö tegemiseks, leppima kaugtöö tegemises töötajaga kirjalikult kokku ja juhendama töötajat kaugtöö tegemisel.

Tavaliselt lahendatakse töötajate juhendamise küsimus ära töökorralduse reeglite ning isikuandmete töötlemise juhise täiendamisel, lisades sinna teavet, mis puudutab eelkõige kaugtöö tegemist.

Samas on tööandjal võimalik lahendada vajalik teavitamine ja kokkuleppimine ka muul enda ettevõttele sobilikumal viisil, pidades siiski silmas asjakohast tõendamist ja säilitamist.