Juba aasta ja mõned kuud on möödunud ajast, kui koroonaviirus keeras maailma ajaloos uue lehekülje ning purustas kõik mugavustsoonid. Tänaseks on Eestis seljatatud kaks viiruslainet, ja nagu eelmisel kevadel, seisame ka praegu silmitsi rahulikuma perioodiga. See toob omakorda esile uued küsimused – kuidas vaikselt naasta n-ö tavatööellu ning žongleerida ettevõtte ja töötajate vajaduste vahel, seejuures edasist töökorraldust arvesse võttes.

Oma tegevusala tõttu ei olnud väga paljudel ettevõtetel võimalik oma töötajatele kaugtööd pakkuda. Nendes ettevõtetes, kus kaugtöö on võimalik, olid firmade lähenemisviisid koroonakriisi ajal väga erinevad: mõni lõpetas kontoritöö täielikult ja suunas inimesed koju tööle, teised aga ei võimaldanud kaugtööd ja töötamine jätkus nii nagu varemgi. Paljud on lähenenud olukorrale paindlikult, jättes kontoris töötamise töötaja otsustada või korraldades tööl/kontoris käimise vahetuste kaupa. Ettevõtete otsuste taga on erinevad põhjused. Näiteks võivad need olla tehtud globaalsel tasandil või hoopis ettevõtte juhi enda harjumustest ja vaadetest lähtuvalt.

Tulles aga tagasi praeguse olukorra juurde, on ettevõtetel proovikive üksjagu. Näiteks kasvõi see, kuidas rahuldada erinevate huvigruppide ootusi edasise töötamise asjus. Usun, et igas meeskonnas on neid inimesi, kes on ettevaatlikud ning ei taha viiruse leviku tõttu seada ohtu ennast ja oma lähedasi. Samas on neid, kes on viiruse läbipõdenud, vaktsineeritud või väiksema ohutunnetusega. Samuti jagub inimesi, kes on avastanud distantsilt töötamise positiivsed küljed ja soovivad seda praktiseerida ka edaspidi. Ent on ka neid, kellele kaugtöö üldse ei sobi ja kes teevad kodus tööd vaid äärmisel vajadusel. Lisaks tuleb arvesse võtta ka ettevõtte töökorralduse vajadust pikemas perspektiivis.

Alustada tasub töötajate soovide väljaselgitamisest

Grant Thornton Balticus tegime mõlema viiruselaine ajal töötajate hulgas mitmeid küsitlusi. Ühelt poolt on olnud nende eesmärk mõõta n-ö hetkeolukorra temperatuuri ning kaugtööga seonduvaid muresid ja rõõme. Teiselt poolt on meie küsimused sisaldanud ka tulevikuvaadet, mille abil saame hinnata ja jälgida muutusi töötajate arvamustes viirusejärgsel perioodil töötamisel. Tulevikus on suurem osa töötajatest (ca 85%) soovinud jätkata tööd kas kontoris või nn hübriidvariandina teha vajaduspõhiselt tööd nii kontoris kui ka distantsilt. Vaid 15% näeb ennast tulevikus töötamas pigem kodukontoris.

Tulemuste tõlgendamisel tuleb kindlasti võtta arvesse ka ettevõtte varasemat praktikat ja kultuuri. Kuigi oleme oma ettevõttes kaugtööd võimaldanud ka enne koroonakriisi, muutub kodukontorite osakaal tulevikus kindlasti suuremaks kui see oli kriisieelsel ajal. See peegeldub ka kandidaatide värbamisel. Tööintervjuudel küsib pea iga teine kandidaat ettevõtte suhtumist kaugtöösse ja sageli peab võimalik uus töötaja silmas just võimalust aeg-ajalt distantsilt töötada. Töö ja eraelu tasakaal on muutunud väga oluliseks.

Tuleme nüüd tagasi nende inimeste juurde, kes pigem eelistavad töötada kontoris ja/või soovivad kontorisse naasta esimesel võimalusel. Selleks võib olla mitmeid põhjuseid: soov hoida tööd ja eraelu rangelt lahus, kodus töötamiseks puuduvad sobivad tingimused (liiga väike elamine, samaaegselt kodusolevad pereliikmed vm), koroonakriisist tingitud töö ja eraelu tasakaalu kadumine.

Kolm soovitust edasiseks tegutsemiseks

Esiteks soovitan kaardistada hetkeolukorra, kaasates nii töötajaid kui ka juhtkonda. Uurida tasub erinevate huvipoolte mõtteid seoses kontorisse naasmisega. See annab võimaluse näha kontoris töötamisega seotud riskifaktoreid ja ohukohti läbi töötajate silmade. Samuti saavad selgeks kaugtööga kaasnenud murekohad, kus töötajad oleksid vajanud ettevõtte toetust. Näiteks sellel kevadel tehtud uuringust saime teada, et üle poole töötajatest näeb kõige suuremat riski selles, kui kontoris viibivate inimeste arv on suur – kardetakse nakkuse saamist kaastöötajalt. Seda riski peab suureks või väga suureks ca 52% töötajatest. Töötajate jaoks on oluline, et kontor ei oleks üle rahvastatud ja peetaks kinni hajutamisreeglitest.

Teiseks soovitan ettevõtte juhtkonnal otsustada, kas või mil määral jääb paindlik töökorraldus ettevõttes kehtima ka viiruse leviku madalperioodil ning pärast viiruse kadumist. Paindlikkuse all mõeldakse eelkõige töötamise asukohta, kuid selleks võib olla ka töötamise aeg. Töötajate vajaduste kõrval ei ole väheoluline hinnata ka ettevõtte vajadusi ja eelistusi. Kas ettevõtte soovib, et töötajad töötaksid rohkem kontoris või kodus, mil määral ollakse valmis investeerima kaugtöökohtadesse (laud, kuvar, tool jne), kas ka kaugtööd tegevatele inimestele jääb kontoris alles püsitöökoht või tekivad hotdesking alad. Kui neile küsimustele on vastused teada, saab edasisi tegevusi planeerida. Oluline on need sõnumid võimalikult selgelt ka töötajateni viia.

Kolmas ja ilmselt kõige keerulisem küsimus puudutab ettevõtte üldist töökorraldust, eriti kui jääb kasutusele hübriidtöö. Siin tasub analüüsida olemasolevaid protsesse, rutiine ja tavasid ning mõelda nende ajakohastamise peale. Näiteks milliseid protsesse oleks mõistlik digitaliseerida, milline saab olema edasine koosolekute kultuur, kuidas tagada info liikumine jm. Unustada ei saa ka kaugtööd tegevaid töötajaid ning jätkuvalt tuleb fookuses hoida nende tööohutust, töö efektiivsuse mõõtmist, tiimitunde säilitamist. Lisaks tasub üle vaadata kontori riskianalüüs ning lähtuvalt sellest töötada välja mitmesugused meetmed, et kontoris töötamine oleks ka suurema inimeste arvu korral turvaline.

Kuna Grant Thornton Balticus on vaheldumisi kodus ja kontoris töötamine juba aastatepikkune praktika, siis peame oluliseks tagada info olemasolu kontori täitumise kohta. Teisisõnu, et oleks teada kontoris töötavate inimeste arv, mille baasil saavad töötajad otsustada, kas tulla täna kontorisse või mitte. Oleme selle lahendanud digitaalselt – töötajad märgivad oma kodukontoris viibimise personalitarkvarasse. Samas näevad ka kolleegid seda infot ühises kalendris ja saavad teada, kui palju inimesi ühel või teisel päeval plaanib kontoris töötada. Lisaks soovitan koostada reeglistiku koosolekuruumide, puhkeruumide ning muude ühisalade kasutamiseks, et tagada piisav hajutatus.

Ohutu töökeskkonna kujundamisel on jätkuvalt au sees seebi, desovahendite või maskide olemasolu. Turule on tulnud ka COVID-19 kiirtestid, mis on juba mitmetes ettevõtetes kasutust leidnud.

Lõpetuseks ei tasu unustada töötajate toetamist vaimse tervisega seonduvatel teemadel. Ka pärast kaua distantsilt töötamist võib kontorisse naasmine olla keeruline. Näiteks meie enda kevadel korraldatud uuringu tulemustest jäid domineerima järgmised asjaolud:

Tööandja saab töötajaid toetada mitmel viisil. Näiteks võib võimaldada osalemist loengutel ja seminaridel, korraldades praktilisi töötubasid koos erinevate harjutustega. Võib pakkuda psühholoogi või terapeudi teenust või eratervisekindlust, et töötaja saaks ise vajalikke teenuseid kasutada. Järjest olulisem on oma tööriistakasti täiendamine ka enesejuhtimise ja enese toetamise tööriistadega, et inimestel oleks praeguses heitlikus maailmas lihtsam toime tulla.

Lõpetuseks, kui olukord lõpuks lubab, siis tasub panustada ühistesse koosviibimistesse, pidudesse, suvepäevadesse. Ühised üritused aitavad suhtlemise taas käima lükata ja murda barjääre, mida töötajad kontorisse naasmisel võivad tunda. Viimase aasta kestnud olukord on viinud inimesed teistmoodi mugavustsooni, sealt väljumine võib tekitada omamoodi hirme. Olles aga jälle koos, tunnevad paljud kindlasti ära selle mõnusa tunde, mis tekib kolleegidega koos aega veetes, hommikukohvi juues või lihtsalt ühiselt lõunatades.

Ettevõtte suurim väärtus on (õnnelikud) inimesed! Turvalist kontorisse naasmist!

Artikkel ilmus personaliuudised.ee 20.05.2021.