Merit Tarkvara
Neljapäev, 19. Juuli
 

Sularaha käitlemine – nõuded, mis kipuvad ununema

Autor
Siiri Antsmäe
Grant Thornton Baltic, siseauditi osakonna juht

Kümmekond aastat tagasi hakkas sularaha kasutamine oluliselt vähenema – töötasu hakati valdavalt maksma ülekandega pangakontole, majanduskulude avanssi ja aruandlust hakati samuti arveldama panga kaudu. Ärme siinkohal räägi neist ettevõtetest, kes riigimaksude vältimiseks ümbrikupalka maksavad.

Olgu ka täpsustuseks märgitud, et alljärgnevalt ei räägi me mitte e-raha või finantssektori sularahakäitlemise nõuetest, vaid tavalisest sularahakassast, olgu see siis mõeldud palga maksmiseks, klientidelt müügitulu saamiseks või muul eesmärgil.

Regulatsioonid

Raamatupidamise seadus ei sätesta otseselt nõudeid sularahaga seotud toimingutele. Kuid avalikule sektorile kehtivas riigi raamatupidamise üldeeskirjas, mille nimetuseks on alates 2017. aastast "Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend" on kehtestatud sularahale väga konkreetsed nõuded. Kuna erasektorile konkreetseid nõudeid ei ole, siis soovitan erasektori ettevõtetel lähtuda avalikule sektorile kehtestatud nõuetest kui heast eeskujust, sest oma loomult on nõuded asjakohased mõlemas sektoris.

Määrus sätestab, et kui riigiraamatupidamiskohustuslase üksusel on sularahakassa, kehtestab riigiraamatupidamiskohustuslane sularahakassa eeskirja. Selles sätestatakse muuhulgas kassa maksimaalne limiit, e-riigikassas asuvale pangakontole inkasseerimise kord ning kassa dokumenteerimise, inventeerimise ja turvanõuded (juhend § 17 lg 2). Sularahakassa eeskiri ei pea olema eraldiseisev dokument, vaid võib olla ka näiteks üks peatükk raamatupidamise sise-eeskirjades. Tähtis on sisu ning oluliste reeglite sätestamine.

Sularahakassa maksimaalne limiit ehk millal on kohustus raha panka viia. Jaekaubanduses või teistes ettevõtetes, kus sularaharinglusesse on kaasatud nii kliendikassa, raamatupidamises asuv kassa kui ka pank, on oluline kehtestada kord, millise kassajäägi korral on kohustus raha viia nn järgmisele tasandile. 2016. aasta sügisel inventuure vaadeldes oleme näinud olukordi, kus kaupluse või tehasemüügi kassas on sularaha jääk väga suur ning kuigi maksimaalse kassa suuruse reegel on ettevõttes kehtestatud, siis seda ei täideta. See aga toob omakorda kaasa erinevaid olulisi riske.

Turvanõuded, sh sularaha panka viimise kord – kes, millal ja kuidas raha panka viib. Kui seda teeb mõni töötaja, siis kas tema turvalisus on tagatud? Või kas on selleks tellitud vastav teenus? Riigisektorile tuleb siinkohal meelde tuletada ka määruse nõuet – sularahakassa väljamineku orderi peab kinnitama lisaks kassapidajale teine isik (juhend § 15 lg 6).

Taas saab siin tuua näite, kus ühes väikeses Eesti linnas viis raamatupidaja ettevõtte kassa oma käekotis konkreetsel päeval iganädalaselt panka. Seda, millal ta seda teeb ja kui suur on tavaliselt summa tema käekotis, teadsid väga paljud.

Turvanõuete all tuleb igal ettevõttel eeskätt mõelda, kus nende sularahakassa asub. Kas metallist karp ühe kabineti ülemises sahtlis on asjakohane ja turvaline? Kui suure summa hoidmine kaupluse kassas sularahana on kassapidajale ohutu? Suurte summade korral tuleb mõelda ka sellele, kuidas sularaha majasiseselt transporditakse. Tähelepanelikud tarbijad on kindlasti märganud jaekaubanduses süsteemi, mis mehaaniliselt ja turvaliselt viib raha kaupluse kassast peakassasse.

Dokumenteerimine

Dokumenteerimisvoo juures tuleks igal raamatupidamisüksusel läbi mõelda, kuidas oleks protsessi kõige asjakohasem luua. Kõik ettevõtted on erinevad, sh ka sellest aspektist, kuidas ja kust sularaha tekib. Seetõttu tuleb ka protsess vastavalt luua. On selge, et sularaha sissetulek tuleb fikseerida sissetulekuga ja väljaminek – olgu see siis raha panka viimine või nt majanduskulude eest väljamakse tegemine töötajale –, väljaminekuga. Kas orderitele lisaks koostatakse veel mingi dokument, on juba iga ettevõtte kontrolliprotsessi küsimus.

Küll aga tahan siinkohal taas tuua näite halvast asjade korraldusest. Ettevõtte sularaha tuli toodangu müügist otse laost. Sularaha viidi lihtsalt, ilma lao ja raamatupidamisevahelise liikumise fikseerimiseta nn suurde majja, mistõttu oli hiljem ka keeruline määrata, kui palju üldse sularahas müüki oli toimunud. Kuid raamatupidaja tegi omakorda kassast oma töötajatele majanduskulude väljamakseid, andes raha kuludokumendi vastu. Ordereid ei vormistatud, allkirju kuhugi ei võetud. Töötaja toodud kviitung läks sahtlisse. Seega ei olnud hiljem võimalik ka selgeks teha, kui palju oli põhjendatud kulusid kassast välja makstud ja kui palju oli raha kassast lihtsalt kadunud. Ettevõtte kogukahju mitme aasta jooksul toimunud pettusest oli ligi 100 000 eurot.

Kassa inventuurid

Riik on määrusega sätestanud, et vähemalt üks kord aastas viiakse läbi sularahakassade inventuur (juhend § 50 lg 2 p 5).

Riigisektorile kehtivas määruses on sularaha inventuuri protsessina sätestatud järgmist: (juhend § 52 lg 1):

  • sularahakassa inventuuri käigus loetakse üle kassas asuv sularaha ja tulemused dokumenteeritakse sularaha inventuuri aktiga, mis allkirjastatakse inventuuri osaliste poolt ning edastatakse raamatupidamisüksusele;
     
  • raamatupidamisüksuses kontrollitakse sularaha inventuuriakti vastavust raamatupidamises kajastuva sularaha saldoga, inventuuriakt kinnitatakse raamatupidamise esindaja poolt allkirja ja võrdluskuupäeva lisamisega; puudujäägid kajastatakse kuni nende hüvitamiseni kontol 103690; ülejäägid kantakse tuludesse (388890).

Kuigi sularahakassa inventuuri on kohustuslik teha vähemalt kord aastas, on see protsess oma olemuselt selline, mida  tegelikult tuleks teha sagedamini. Ka siin on riik seadnud veelgi täpsema nõude – sularahakassa ootamatu kontroll tuleb läbi viia vähemalt kaks korda aastas (juhend § 51 lg 1).

Kuid innustaksin igat ettevõtet hindama ootamatute inventuuride vajadust kooskõlas kassa rahakäibe kiiruse ja summadega. Ehk on asjakohane teha seda kolm-neli korda aastas.

Ootamatu inventuuri käigus tuleks jälgida, kas:

  • Kassaorderid on korrektselt olemas, sh numeratsioon on õige ja seda ei ole võimalik muuta?
     
  • Kas kassajääk on inventuuri hetkel raamatupidamisandmetega kooskõlas?
     
  • Kas kõik vajalikud dokumendid on olemas – sissetuleku ja väljamineku orderid, millel on mõlema osapoole allkiri?

Auditite käigus oleme näiteks näinud olukorda, kus kassaorderite numbrid tulid raamatupidamis-programmist ja programm andis need automaatselt järjestikustena. Esialgu tunduski kõik korras olevat, kuid hiljem selgus, et numbrit saab süsteemis käsitsi muuta. Seega kindlus, kas välja antud orderitel olid ka tegelikult järjestikused numbrid, kas mõnda numbrit oli kasutatud mitu korda, puudus. Seetõttu oli olnud võimalik toime panna ka süsteemne pettus kassast raha kõrvaldades.

  • Kes kassainventuure teevad – kui selleks on kassa arvestuse eest vastutav raamatupidaja ja/või kassa eest vastutav isik, siis ei täida inventuur oma eesmärki. Ka kassainventuuri komisjoni loomisel tuleb meeles pidada sama reeglit, mis varude lugemisel – komisjoni peavad kuuluma inimesed, kes ei tea saldot ning ei saa seda infot ka enne inventuuri süsteemist vaadata. Ainult nii on tagatud sõltumatu ja objektiivne kontroll.

Vastutus kassa eest

On selge, et vastutus kassa eest tuleb sätestada väga selgelt ja üheselt – nii vastutaja isik kui ka tema õigused ja kohustused. Ka siin sätestab riik, et raamatupidamisüksuse töötajate vastutus määratakse ametijuhendites (juhend §15 lg 2) – seega raamatupidaja ametijuhendis, kelle ülesandeks on kassa eest vastutada, peab see olema vastavalt ka kirjas. Ka töölepingu seadus määratleb, et töötajaga sõlmitav leping peab sisaldama tööülesannete kirjeldust (TLS § 5 lg 1 p 3).

Teine küsimus on selles, kas kassapidaja vastutab kassa eest ka varaliselt. Siinkohal panen taas kõigile südamele: kui te ei ole sõlminud kehtiva töölepingu seaduse kohaseid varalise vastutuse lepinguid (TLS § 75) ning ei maksa töötajale igakuist palgast sõltumatut hüvitis, siis töötajal varalist vastutust ei ole.

Seda pole isegi siis, kui teil on enne kehtiva töölepingu seaduse jõustumist vastav leping allkirjastatud või vastutus on määratud toona sõlmitud lepingus ühe kohustusena.

Varalise vastutuse sisuliseks rakendamiseks peab olema sõlmitud konkreetne leping, lähtudes töölepingu seaduses toodud nõuetest ning töötaja peab saama igakuist hüvitist, mis ei ole seotud tema töötasuga.

tarkvara 4

Veel samal teemal

Viimati lisatud artiklid samas rubriigis

  • Parkimistasu ettevõtte telefoniteenuste arvel 10.07.2018

    Kas kanda ettevõtte telefoniteenuste arvel kajastuv parkimistasu ettevõtte kuludesse või nõuda töötajalt sisse, kui ettevõte autot ei oma?
    Loe edasi..

  • Raamatupidaja roll riigihangetega seotud sisekontrolli loomisel ja täiustamisel 20.06.2018

    Riigihange on ostu sooritamine riigi või mõne avaliku sektori asutuse poolt seaduses määratletud reeglistikku järgides. Riigihankena ostetakse asju, tellitakse teenuseid või ehitustöid. Reeglid asjade ostmiseks, teenuste või ehitustööde tellimiseks on seaduses ette nähtud selleks, et oleks tagatud maksumaksja raha õiglane, otstarbekas ja läbipaistev kasutamine.Selleks et ehitada üles toimiv sisekontrolli süsteem, tuleb mõista kehtivaid reegleid ja seada eesmärgid, millele süsteem peaks vastama, ning määratleda, millist infot on vaja koguda. Oluline hangetega seonduva sisekontrolli juures on ka huvide konfliktide vältimine.Kõige olulisem aspekt, mida sisekontrolli süsteemilt oodata, on see, et ükski vajalik hange ei jääks korraldamata. Kui ostud on juba tehtud, siis tagantjärgi hanget korraldada ei saa.
    Loe edasi..

  • Tehingute arvestusvaluuta 12.06.2018

    Eestis registreeritud juriidiline isik esitab arve osutatud teenuse või müüdud kauba eest Leedus registreeritud juriidilisele isikule. Kas arve peab olema väljastatud eurodes või võib olla ka Rootsi kroonides?
    Loe edasi..

  • Raamatupidamisreeglid täna ja homme 29.05.2018

    Majandusaasta lõpust on nüüdseks juba enam kui neli kuud möödunud ja paras aeg on veelkord meelde tuletada aruande koostamise alused ning üle vaadata olulisemad muudatused, mis aruannet mõjutada võivad. Toome välja mõne olulisema reegli, mida raamatupidamise aastaaruannete koostamisel meeles pidada. Meeldetuletuseks – Eestis on ettevõtjatel seaduse järgi kohustus korraldada raamatupidamise aastaaruanded kas lähtudes Eesti finantsaruandluse standardist või Euroopa Komisjoni vastu võetud rahvusvahelistest finantsaruandluse standarditest. Valiku tegemist kitsendavad seadusest tulenevad nõuded, kuid seda artikkel pikemalt ei käsitle.Raamatupidamise toimkonna juhendite uued redaktsioonid kehtestati 22. detsembril 2017 rahandusministri määrusega, mis jõustus 1. jaanuaril 2018.
    Loe edasi..

  • Kas raamatupidaja on andmete töötleja? 29.05.2018

    25. mai jõustus uus Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus - GDPR (General Data Protection Regulation). Küsimus: kas raamatupidaja on andmete töötleja?  Vastab advokaadibüroo Rödl ja Partner vandeadvokaat  Alice Salumets ...
    Loe edasi..

Vaata kõiki artikleid

Soovitame samal teemal e-poest

 
toopakkumised
Töövahendid
Naljanurk

Andke endast tööl alati 100%!
12% esmaspäeval
28% teisipäeval
35% kolmapäeval
20% neljapäeval
5% reedel

Uudised > Eelnõud
Kalender & arhiiv
E T K N R L P
1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31
« Juuli 2018 »
Tööpäevade arv kuus 22
Töötunde kuus 176
Riigipühad: -

Vaata tööajafondi..
E-POOD
Gallup
Äriregister
Kreedix
Maksu- ja tolliamet
Eesti KMKR otsing
  • Aktiver
  • KPMG
  • epood
  • Dokumendinaidised
 
Koostööpartnerid
  RMP Eesti RMP Eesti OÜ Registrikood 11027462
KMKR EE100898345

Swedbank: EE582200221024811122
SEB Pank: EE221010220073067015
LHV Pank: EE117700771000732704

Jur. aadress: Rukki 18-8, Tallinn
Kontor: Mustamäe tee 5-607, Tallinn
Tel. 6 848 110
E-post: info@rmp.ee
RMP Eesti tooted Portaal RMP.ee
Uudiskiri Nädalakiri
Ajakiri Spetsialist

Raamatupidaja kalendermärkmik
Juhendraamat KÜ raamatupidamine
Juhendraamat MTÜ raamatupidamine
Dokumendinäidised

KOOLITUSED
Raamatupidamisteenus
Majandusarvestuse põhitõed

RSSFacebookTwitter
RMP.ee Kontakt
Uudised
Kasutajatingimused
Foorumi tingimused
Koostööpartnerid
REKLAAM
Tagasiside

STATISTIKA
256895  Foorumi postitust
341  E-poe toodet
94  Koolitust
22180  Artiklit
52783  Registreerunud kasutajat
36227  Nädalakirja tellijat
33348  Pers. pakkumise tellijat
Lugeja staatus  KÜLALINE
   - ei näe spetsialistide artikleid
   - ei kehti soodustused
   - ei saa populaarset uudiskirja Nädalakiri

REGISTREERU


 REGISTREERUNUD KASUTAJA
   + kõik artiklid sisselogimisel nähtavad
   + PDF ajakiri Spetsialist tasuta
   + uudiskiri Nädalakiri e-postile
   + soodustused RMP Eesti koolitustele

Logi sisse
 

© RMP Eesti OÜ 2004-2017