Aasta lõpp on lähenemas ja ettevõtetes kogub hoogu inventuuride ettevalmistamine. Sageli tundub, et inventuuride korrektne ja sujuv läbiviimine on ainult raamatupidajate tüütu kohustus, mis mõneks tunniks või päevaks ettevõtte tegevust takistab. Tegelikult ei ole inventuur ainult raamatupidajate mure ning olulistele asjadele rõhku pannes saab inventuure efektiivsemalt ja mõistlikumalt korraldada.

Inventuuri läbiviimise nõuded on sätestatud raamatupidamise seaduses ja avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis, kuid peamiselt asutuse sisemistes regulatsioonides (raamatupidamise sise-eeskiri, muud sisemised korrad jne). Iga asutus on varude ja varade poolest erinev ning seetõttu on oluline dokumenteerida ladude ja inventuuride põhimõtted sisemistes dokumentides. Inventuur on üks tõhusamaid  kontrolliprotseduure asutuse sisekontrollis ning seetõttu on oluline suhtuda sellesse ettevõtmisesse hoolikalt.

Inventuur aitab:

• veenduda varude/varade olemasolus,
• võrrelda varude/varade kajastamist finantsarvestuse andmetega,
• fikseerida varude üle- või puudujäägid ning korrigeerida andmeid,
• teha kindlaks, kas varude hoidmis-, säilitamis- ja kasutamistingimused on täidetud või mitte,
• tuvastada sisekontrolli puuduseid ning pettuseriske.

Inventeerimise kvaliteet sõltub nii inventuuri ettevalmistusest kui ka inventuuri läbiviimisest. Järgnevalt lühike ülevaade, millele inventuuri tegemisel tähelepanu pöörata.

1. Inventeerimise kuupäeva valimine. Mida kaugemal bilansipäevast inventuuri läbi viiakse, seda suurem on risk, et inventuuri läbiviimise ja bilansipäeva vahelisel perioodil esinevad erinevused. Samuti on kuupäev oluline asutuse tegevusaktiivsust silmas pidades, sest pidev kauba liikumine raskendab lugemist.
    
2. Lao seisukord. Kaubad peavad olema korralikult hoitud, valvatud ja nende säilivus tagatud. Korrastamata ladu raskendab inventuuri läbiviimist ja igapäevast laoliikumist. Samad artiklid võiksid asuda ühes asukohas. Kui vajalik on erinevate asukohtade kasutamine, tuleb veenduda, et informatsioon on lugejatele teada (asukohapõhine). Inventuuri käigus tuleb dokumenteerida ka rikutud, kahjustatud või kõlbmatud varud.
    
3. Varude liikumised inventuuri ajal. Inventuuri ajal ei tohiks varude liikumisi olla. Kui seda ei ole võimalik vältida, siis tuleb arvestada sissetulevate ja väljaminevate kaupadega.
   NB! Ladudevahelised liikumised mõjutavad samuti lugemisprotsessi.
    
4. Välised laod. Inventuur peab hõlmama kõiki ettevõtte ladusid ja asukohti, sh väliseid ladusid ja teiste osapoolte juures asuvaid kaupu.
    
5. Teise omaniku kaup. Teise omaniku kaup peab olema asutuse kaubast selgelt eraldatud, et vältida ekslikku inventeerimist.
    
6. Inventeeritava kauba tundmine. Lugejad peavad inventeeritavat kaupa tundma (sarnased artiklid ei tohi segamini minna). Sellega on nii lugemisvea risk kui ka pettuserisk väiksem. Kauba eest vastutav inimene võib lugejatele lihtsalt vale artiklit näidata.
    
7. Varude lugemisjärjekord. Kaupu tuleb võimalusel inventeerida füüsilises järjekorras (st põhimõttel seinast seinani). Kui see pole võimalik või efektiivne, siis tuleb kehtestada põhimõte, kuidas loetakse.
    
8. Loendatud varude märgistamine. Topeltlugemise või lugemata jätmise riski vähendamiseks peab juba loendatud varad selgesti märkima.
    
9. Varude inventuurimeetod. Kaalumine, mõõtmine ja loendamine peavad olema usaldusväärsed. Kui lugemine ei toimu tükipõhiselt, vaid muudel alustel, peavad põhimõtted olema dokumenteeritud ning võimalikult konkreetsed. Vajadusel võib kaaluda ka spetsialistide kaasamist.
    
10. Suletud pakendite arvestus. Kui ei ole otstarbekas suletud pakendi sisu tükkhaaval üle lugeda, peab põhimõte olema fikseeritud sisemistes juhistes ning asutuses olema kindlus, et suletud pakendid ei oleks tühjad.
     
11. Käsitsi lugemine vs skänneriga lugemine. Skänneriga lugemine: triipkoodid ei pruugi õiged olla (tuleb võrrelda triipkoodi etiketiga/kaubaga). Käsitsi lugemine: lugeja võib kogemata vale koguse kirja panna või artiklid segamini ajada. Kindlasti on skänneriga lugemine automaatsem ning lugemisvea risk väiksem.
     
12. Lugemislehed. Inventuuri lugemisdokument peab olema selline, et ei ole näha lao raamatupidamise saldot. See vähendab tulemustega manipuleerimise võimalust.
     
13. Lugemislehtede täitmine. Inventuuriandmed kantakse nimestikesse kustutuskindlalt, et tulemustega manipuleerimise võimalus oleks väike. Nimestikesse tehakse parandused mahatõmbamisega, skännerite puhul korrigeerimisreana.
     
14. Inventeerijate töö kontrollimine ja juhendamine. Inventuurikomisjon peab olema võimalikult sõltumatu, aga samas kaupa tundev. Varude eest vastutav inimene võiks olla inventuuri lihtsustamiseks lugemisel juures, et vajadusel abistada. Lugemisprotsess peab olema kontrolli all ning kontrollitav. Inventuuri lõppetes tuleb kõik lugemislehed kokku koguda.
     
15. Oodatust suuremad erinevused. Lugemisvigu saab vältida mitmeliikmelise meeskonna paralleelse lugemisega. Kui vigu on liiga palju, siis tuleb korraldada uus inventuur.

Inventuur ei lõppe lugemisega

Inventuuri edukal lõpetamisel ilmnevad erinevused finantsarvestuse andmete ja tegeliku seisu vahel. Järelikult ei ole inventuur veel lõppenud, vaid järgnema peaks tulemuste analüüs. Tugeva ja koordineeritud tegevusega asutuses ei saa erisused olla jahmatavalt suured. Kindlasti tekib asutuse ärivaldkonnast ja spetsiifikast tulenevalt ka loomulikku kadu. Kauba sisestamisel ja väljastamisel võivad minna artiklid vahetusse või tootmisprotsessi käigus üht-teist kaotsi. Samuti ei ole välistatud lugemisel tekkivad aritmeetilised vead.

Kui tulemused on ebaloomulikud ning põhjendamatult suurte erinevustega, siis viitab see laoarvestuse või inventuuri halvale kvaliteedile või pettustele. Ebakvaliteetse inventuuri korral tuleb kaaluda ka vajadust inventuur uuesti läbi viia. Laoarvestus peaks igapäevaselt toimima nii, et inventuuril oleks kontrolli, mitte arvestuse funktsioon.

Vargus tuleb inventuuriga üldjuhul välja

Korrektse laoarvestuse ja kvaliteetse inventuuri korral on erinevuste põhjuseks tõenäoliselt pettus. Erinevusi võivad tekitada näiteks kaupade vargus (ka väikestes kogustes) ja puudujääkide näitamine kauba omastamiseks. Pettus võib, aga ei pruugi inventuuri käigus välja tulla. Seega ainult inventuurile ei tasu lootma jääda ja vajalikud on ka muud sisekontrollisüsteemid pettuste tuvastamiseks. Ka pealtnäha minimaalsed erinevused võivad peita pettust, kui inventuuri tulemustega on manipuleeritud või kaupa võltsitud. Näiteks võivad karbid tühjad olla või vedelikud osutuda tavaliseks kraaniveeks.

Pettuste riski saab inventuuridega vähendada

Inventuure saab edukalt kasutada sisekontrolli osadena ka jooksvalt, mitte ainult kord aastas. Ootamatud kontroll-lugemised mõjuvad distsiplineerivalt ning jooksev laoarvestus saab tõenäoliselt kvaliteetsemaks. Samuti on vahel otstarbekas inventuuride tegemisel huvide konflikti vältimiseks või ebapiisava ressursimure lahendamiseks kasutada ettevõtteväliseid koostööpartnereid.

Lugemisvigu vähendab võimalikult automatiseeritud protsess. Et tulemused ja kvaliteet ei oleks ainult raamatupidajate või juhtkonna mure, võib kaaluda ka rahaliste motivaatorite kehtestamist. Materiaalne vastutus puudujääkide eest või vastupidi, premeerimine erakorraliste inventuuride minimaalsete erinevuste puhul võib vahel väga efektiivseks osutuda. Pettuseid aitab tuvastada ka inventuurijärgsete tulemuste ja jooksva arvestuse pidev analüüs.